Klein- und mittelständische Unternehmen sind überwiegend in der Rechtsform der GmbH organisiert. Zentrale verantwortliche Figur innerhalb der GmbH ist nach wie vor der bzw. sind die Geschäftsführer. Rechtliche Fehler bei Ausführung der Geschäftsführerverantwortung können sowohl die Gesellschaft als auch den Geschäftsführer persönlich teuer zu stehen kommen.
Nach dem Gesetz hat der GmbH-Geschäftsführer nicht nur die Aufgabe, das Unternehmen zu führen, sondern auch den gesetzlichen Auftrag, das Unternehmen vor Schaden zu bewahren. Angesichts der immer schärfer werdenden Straf- und Bußgeldvorschriften bei Verstößen beispielsweise gegen Antikorruptionsregeln, den Arbeitnehmerschutz, die Sicherheit am Arbeitsplatz oder gegen Umweltvorschriften, sollte jeder Geschäftsführer über Mindestkenntnisse auf den verschiedenen relevanten Geschäftsfeldern verfügen.
Wer kann Geschäftsführer sein?
Geschäftsführer einer GmbH kann nur eine natürliche, unbeschränkt geschäftsfähige Person sein, § 6 Abs. 2 GmbHG. Die Staatsangehörigkeit spielt keine Rolle, wobei die Verpflichtungen des Geschäftsführers jedoch nahelegen, dass nur derjenige Geschäftsführer werden sollte, der jederzeit in die Bundesrepublik Deutschland zur Erfüllung seiner Geschäftsführerpflichten einreisen kann. Darüber hinaus ist bei Gesellschaften, die der Mitbestimmung unterliegen, § 36 GmbHG zur gleichberechtigten Teilhabe von Männern und Frauen bei der Bestellung der Geschäftsführer zu beachten (→ GmbH zwischen 500 und 2000 Mitarbeitern: Arbeitnehmer-Mitbestimmung und Frauenquote).
Erforderliche Qualifikationen eines GmbH-Geschäftsführers
Besondere Qualifikationen sind nach dem Gesetz nicht erforderlich. Ausnahmen sind allerdings bei Unternehmen zu beachten, deren Ausübung an die Erteilung einer Erlaubnis oder Genehmigung anknüpft ( z.B. Personenbeförderung) oder bei Handwerksbetrieben, die von dem Geschäftsführer bestimmte handwerksrechtliche Voraussetzungen verlangen. Regelmäßige Weitererbildungen zu Rechts- und Managementthemen bieten sich allerdings an.
Doppelnatur der Geschäftsführerstellung
Da der Geschäftsführer grundsätzlich eine Doppelstellung hat, nämlich einmal als gesetzlicher Vertreter und Organ der Gesellschaft, andererseits als Angestellter des Unternehmens, ist zwischen der Bestellung des Geschäftsführers durch die Gesellschafterversammlung und dem Anstellungsvertrag zu unterscheiden. Sein Amt als Organ kann der Geschäftsführer grundsätzlich jederzeit niederlegen, er sollte dies jedoch nicht zur Unzeit tun. Entsteht der Gesellschaft durch eine überstürzte Niederlegung zur Unzeit ein vermeidbarer Schaden, so kann der Geschäftsführer ersatzpflichtig sein. Die Beendigung des Anstellungsvertrages erfolgt demgegenüber nach den dort vertraglich getroffenen Kündigungsvereinbarungen.
Im Außenverhältnis unbeschränkte Vertretungsbefugnis
Die Vertretungsbefugnis des Geschäftsführers gilt nach außen uneingeschränkt, d.h. die von ihm abgeschlossenen Geschäfte sind für die Gesellschaft immer verbindlich, § 35 GmbHG. Im Innenverhältnis kann diese Befugnis, Geschäfte abzuschließen, beschränkt werden, § 37 GmbHG → Vertretungsbefugnis des GmbH-Geschäftsführers. Dabei ist zu unterscheiden zwischen der in der Satzung geregelten und grundsätzlich für alle Geschäftsführer geltenden Vertretungsbefugnis („abstrakte Vertretungsbefugnis“) und der für den einzelnen Geschäftsführer geltenden Vertretungsbefugnis („konkrete Vertretungsbefugnis“), die beide jeweils in das Handelsregister einzutragen sind.
Verwaltungsaufgaben gegenüber der Gesellschaft
Bei seinen Verwaltungsaufgaben wie der Buchführung oder der Bilanzerstellung gemäß §§ 41, 42 GmbHG kann sich der Geschäftsführer qualifizierte Dritter wie Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer bedienen. Für die Einhaltung von Ordnungsvorschriften, beispielsweise für die Einhaltung des Umweltschutzes und die Arbeitnehmerschutzvorschriften (Arbeitsplatzsicherheit) ist der Geschäftsführer verantwortlich.
Grundsätzliche Treuepflicht gegenüber der GmbH
Gegenüber der Gesellschaft trifft den Geschäftsführer im übrigen eine grundsätzliche Treuepflicht. Kern der Treuepflicht ist das Verbot der Ausnutzung der Organstellung als Geschäftsführer aus eigennützigen Gründen zum Nachteil der Gesellschaft.
Gegenüber der Gesellschaft trifft den Geschäftsführer die Pflicht, die Interessen der Gesellschaft mit der Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes zu vertreten, § 43 Abs. 1 GmbH-Gesetz. In der Rechtsprechung wird § 93 Abs.1 Satz 2 AktG ergänzend angewendet, wonach eine Pflichtverletzung des Geschäftsführers nicht vorliegt, wenn er annehmen durfte, auf der Grundlage angemessener Informationen zum Wohle der Gesellschaft zu handeln. Außerdem trifft den Geschäftsführer regelmäßig ein Wettbewerbsverbot während der Amtszeit. Darüber hinausgehende Wettbewerbsverbote können im Anstellungsvertrag vereinbart werden, ist aber sittenwidrig und damit nichtig, wenn sie zu weit gefasst sind und nicht mehr die berechtigten Interessen der Gesellschaft widerspiegeln (→ Ein zu weit gefasstes nachvertragliches Wettbewerbsverbot für Geschäftsführer kann unwirksam sein).
Einberufung der Gesellschafterversammlung
Der Geschäftsführer hat die Pflicht, bei Vorliegen der Voraussetzungen die Gesellschafterversammlung einzuberufen mittels eingeschriebenen Briefs mit einer Frist von mindestens einer Woche. In der Regel enthält der Gesellschaftsvertrag hierzu detailliertere Bestimmungen. Zwingend einzuberufen ist die Gesellschafterversammlung
- zur Einforderung der Stammeinlagen,
- zur Satzungsänderung,
- zur Feststellung des Jahresabschlusses,
- zur Auflösung und Liquidation,
- bei einem Verlust von mehr als der Hälfte des Stammkapitals
- und wenn dies im Interesse der Gesellschaft aus sonstigen Gründen erforderlich erscheint.
Typische Fehler sind es, nicht alle Gesellschafter einzuladen oder Personen einzuladen, die nicht einzuladen sind oder fehlerhafte Orts-und Zeitangaben in die Einladung aufzunehmen. → Wenn die GmbH-Gesellschafterversammlung nicht korrekt einberufen wurde
Gesamtsituation des Unternehmens stets im Griff
Die wirtschaftlichen Gegebenheiten der Gesellschaft hat der Geschäftsführer stets im Blick zu halten, das heißt, er muss beispielsweise die Buchführung überwachen, gegebenenfalls durch Einsatz von geschultem Personal. Eine eigene Haftung des Geschäftsführers gegenüber Dritten kommt nur ausnahmsweise in Betracht, nämlich dann wenn er die Pflichten eines ordentlichen Kaufmanns nicht erfüllt. (→ Keine Haftung des Geschäftsführers gegenüber Dritten nach „Griff in die Kasse“).
- Zu diesen Pflichten gehört, dass der Geschäftsführer gemäß § 325 HGB den Jahresabschluss spätestens vor Ablauf des zwölften Monats es dem Abschlussstichtag folgenden Geschäftsjahres beim Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers elektronisch einreicht. Andernfalls kann ein Ordnungsgeld gegen den Geschäftsführer persönlich festgesetzt werden.
- Daneben ist er im Bereich Steuern und Buchführung für die Abgabe der monatlichen Lohnsteuer- und Umsatzsteuervoranmeldungen verantwortlich, § 69 AO. Im Fall der Verletzung drohen auch hier eine privatrechtliche Haftung und auch strafrechtliche Konsequenzen gemäß § 370 ff AO →.
- Ähnliches gilt für die Sozialabgaben, die Erstellung des Lageberichts gemäß § 264 HGB. Schließlich darf der Geschäftsführer keine Kredite auf dem zum Erhalt des Stammkapitals erforderlichen Vermögen der Gesellschaft gewähren, § 43 a GmbHG.
Alarmfall Insolvenz
Ganz wichtig für den Geschäftsführer ist es, einen drohenden Eintritt der Zahlungsunfähigkeit des Unternehmens rechtzeitig zu erkennen. Im Fall der Zahlungsunfähigkeit ist der Geschäftsführer verpflichtet, ohne schuldhaftes Zögern, spätestens drei Wochen nach Eintritt der Zahlungsunfähigkeit, Antrag auf Eröffnung des Insolvenzverfahrens zu stellen. Tätigt er nach Insolvenzreife des Unternehmens Zahlungen, so haftet er der Gesellschaft für diese Zahlungen persönlich dann, wenn diese Zahlungen nicht mit der Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes vereinbar sind (→ Haftung von Geschäftsführern für Zahlungen nach Eintritt der Insolvenzreife).
Persönliche Haftung auch bei Wettbewerbsverstößen
Auch bei Wettbewerbsverstößen im Rahmen von Werbemaßnahmen kann den Geschäftsführer eine persönliche Haftung treffen nach den Vorschriften des UrhG und des UWG.
Grundkenntnisse im Vertrags- und Arbeitsrecht
In den Geschäftsfeldern Einstellung von Arbeitnehmern, Kündigung von Arbeitsverträgen Arbeitsschutz sowie bei Umweltvorschriften, sollte der Geschäftsführer zumindest über Grundkenntnisse verfügen. Die Einzelheiten kann der Geschäftsführer dann Fachkräften überlassen, deren Tätigkeit er aber überwachen und daher auch verstehen muss.
Für die Compliance des Unternehmens verantwortlich
Im Hinblick auf die Schlüsselposition des Geschäftsführers gehört es auch zu seinen Aufgaben, die Unternehmenskultur, die Unternehmenswerte und die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften in allen Betriebsbereichen sicher zu stellen. So kann in etwas größeren Unternehmen das Fehlen eines Compliance-Beauftragten bzw. eines Compliance-Management-Systems (CMS) nach der Rechtsprechung als Organisationsverschulden zu werten sein, wenn im Einzelfall durch Verletzung rechtlicher Vorschriften ein Schaden entsteht.
So hat das LG München in einem Aufsehen erregenden Urteil den ehemaligen Finanzvorstand der Firma Siemens persönlich zur Zahlung von 15 Millionen Euro Schadensersatz verurteilt, weil dieser es als Mitglied des Vorstandes unterlassen hat, geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um die Begehung von Delikten im Unternehmen, insbesondere Korruption, zu verhindern. Auch der Geschäftsführer einer GmbH genügt in größeren Unternehmen seiner Organisationspflicht nach Auffassung des LG München nur dann, wenn er eine auf Schadensprävention und Risikokontrolle angelegte Compliance-Organisation einrichtet (LG München I, Urteil v. 10.12.2013, 5 HK O 1387/10). Entscheidend für den Umfang dieser Pflicht sind Art, Größe und Organisation des Unternehmens (BGH, Urteil v. 17.9.2009, 5 StR 394/08) → Haftung von Geschäftsführern für Zahlungen nach Eintritt der Insolvenzreife.
Auch Bußgelder sind zu Lasten des GmbH-Geschäftsführers möglich
Die neue Rechtsprechung zur Geschäftsführerhaftung hat auch eine ordnungsrechtliche Komponente. Bei Verletzung seiner Aufsichtspflicht ist der Geschäftsführer als Organ der Gesellschaft gemäß §§ 9, 30, 130 OWIG grundsätzlich auch potentieller Adressat von Bußgeldbescheiden durch Ordnungsbehörden.
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