Personalakten / 3 Inhalt

Für die Bestimmung von Reichweite und Grenzen des Inhalts der Personalakte sind die divergierenden Interessen von Arbeitnehmer und Arbeitgeber zu berücksichtigen und gegeneinander abwägen.^[1] Die Personalakte soll ein möglichst vollständiges, wahrheitsgemäßes und sorgfältiges Bild über die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Arbeitnehmers geben.^[2] Deshalb gehören zum Inhalt einer Personalakte alle die Person eines Arbeitnehmers betreffenden Unterlagen, die mit dem Arbeitsverhältnis des Arbeitnehmers in einem sachlichen Zusammenhang stehen (z. B. Personenstand, Berufsbildung, berufliche Entwicklung, Fähigkeiten und Leistungen, Arbeitsunfälle, Krankheitszeiten, Urlaubsvertretungen, Abmahnungen, Betriebsbußen und Beurteilungen^[3]). Zu den Personalakten gehören ferner: alle Bewerbungsunterlagen, einschließlich graphologischer Gutachten, Ergebnisse von Eignungstests, schriftliche Auskünfte Dritter und ärztliche Gutachten^[4], allerdings nicht die dem Arbeitgeber nicht zugänglichen Unterlagen des Betriebsarztes. Gesundheitsdaten, aber auch Daten eines BEM-Verfahrens müssen vor unbefugter Einsichtnahme besonders gesichert sein und der zugriffsberechtigte Personenkreis muss klein gehalten werden – wie der Arbeitgeber dies sicherstellt, hat er dabei selbst zu entscheiden.^[5] Bei der Entscheidung, welche Unterlagen in die Personalakten aufgenommen werden dürfen, hat eine Abwägung zwischen den Interessen des Arbeitgebers und denen des Arbeitnehmers an seinem Persönlichkeitsrecht stattzufinden (z. B. keine Aufnahme eines Strafurteils wegen außerdienstlicher Verfehlung, die nicht im Führungszeugnis aufgenommen wird).^[6] Prozessakten sowie Akten der Betriebsratstätigkeit sind gesondert und nicht als Teil der Personalakten aufzubewahren und besonders gegen den Zugriff Unbefugter zu sichern.

Im Hinblick auf den Inhalt der Personalakten sind die datenschutzrechtlichen Grenzen nach den Vorgaben der DSGVO zu beachten^[7] – insbesondere muss der Inhalt den dort festgeschriebenen Grundsätzen der Datensparsamkeit und der Erforderlichkeit für das konkrete Arbeitsverhältnis genügen.

Der Arbeitgeber ist befugt, die nicht mehr aufbewahrungswürdig erscheinenden Unterlagen zu vernichten. Er ist dazu verpflichtet, wenn das Arbeitsverhältnis beendet oder nicht zustande gekommen ist, die Personalakten auch Angaben über die Privat- und Intimsphäre enthalten und der Arbeitgeber kein berechtigtes Interesse mehr an der Aufbewahrung der Unterlagen hat.^[8]

Abmahnungen betreffen die dienstlichen Verhältnisse. Sie sind deshalb grundsätzlich in der Personalakte zu verwahren.