Zusammenfassung

 
Begriff

Unter Personalakte ist jede Sammlung von Urkunden und Vorgängen durch den Arbeitgeber zu verstehen, die Angaben zu den persönlichen und dienstlichen Verhältnissen des Arbeitnehmers enthalten und in einem inneren Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen. Eine Personalakte liegt unabhängig davon vor, an welcher Stelle die Sammlung geführt wird und welche Form (normale Akte, Kartei, Speicherung von Daten mithilfe der elektronischen Datenverarbeitung) sie hat.

 
Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Arbeitsrecht: Konkrete gesetzliche Regelungen zur Führung von Personalakten bestehen nicht. Gelegentlich sind Vorgaben in Tarifverträgen enthalten – von Bedeutung ist das Personalakten-Einsichtsrecht gemäß § 3 Abs. 5 TVöD-AT. § 83 Abs. 1 BetrVG bzw. § 25 SprAuG regeln ein Einsichtsrecht des Arbeitnehmers. Datenschutzrechtliche Vorgaben ergeben sich aus der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO, insbesondere Art. 88) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), insbesondere aus § 26 BDSG.

Arbeitsrecht

1 Begriff der Personalakte

Eine Legaldefinition des Begriffs der Personalakte besteht nicht. Gesetzliche, aber auch tarifvertragliche Normen setzen den Begriff regelmäßig voraus (vgl. § 83 BetrVG, § 3 Abs. 5 TVöD-AT). Das BAG unterscheidet zwischen dem formellen und dem materiellen Personalaktenbegriff.[1] Personalakten im formellen Sinn sind danach die Schriftstücke, die der Arbeitgeber als "Personalakte" führt und die diesen als Bei-, Neben- oder Sonderakten zugeordneten Unterlagen. Kennzeichnend dafür ist, dass derartige Aktenbestände äußerlich erkennbar in Ordnern, Heftern oder Blattsammlungen geführt, entsprechend gekennzeichnet und nach der Art ihrer Registrierung oder Aufbewahrung als zueinander gehörend bestimmbar sind.[2] Weiter gefasst ist der Begriff der materiellen Personalakte. Dabei handelt es sich um den Gesamtbestand von Urkunden und Vorgängen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse eines Mitarbeiters betreffen und die in einem inneren Zusammenhang mit dem Dienstverhältnis stehen. Sie sollen ein möglichst vollständiges, wahrheitsgemäßes und sorgfältiges Bild über diese Verhältnisse geben.[3] Damit werden auch sämtliche mitarbeiterbezogene Unterlagen erfasst, die sich außerhalb der formal erkennbaren Personalakte befinden. Insbesondere kommt es nicht auf die Bezeichnung als Personalakte, ihre Erscheinungsform (verkörperlicht oder digital[4]), die formale Zuordnung oder die Stelle/Abteilung, die die Unterlagen vorhält, an. § 83 BetrVG und die Rechtsprechung legen durchweg diesen weiten Begriff der materiellen Personalakte zugrunde.[5] Richtet sich der prozessuale Antrag des Arbeitnehmers lediglich auf Einsichtnahme "in die Personalakte" ist damit nur die formelle Personalakte gemeint.[6]

[1] Vgl. dazu BAG, Urteil v. 16.11.2010, 9 AZR 573/09.
[2] BAG, Urteil v. 16.11.2010, 9 AZR 573/09.
[3] BAG, Urteil v. 19.7.2012, 2 AZR 782/11.
[4] Vgl. LAG Baden-Württemberg, Urteil v. 15.11.2012, 4 Ta 15/12.
[5] Vgl. ausdrücklich LAG Baden-Württemberg, Urteil v. 2.8.2000, 12 Sa 7/00; weiterhin BAG, Urteil v. 7.5.1980, 4 AZR 214/78.
[6] Vgl. BAG, Urteil v. 16.11.2010, 9 AZR 573/09.

2 Führung der Personalakte

Der Arbeitgeber ist arbeitsrechtlich gegenüber dem Arbeitnehmer nicht zur Führung einer Personalakte verpflichtet. Er wird jedoch kaum anders als durch Führung von Personalakten den arbeits-,handels-, gesellschafts- und steuerrechtlich gebotenen Pflichten nachkommen und z. B. die für Krankheitsfälle notwendige Abrechnung der Entgeltfortzahlung gegenüber den gesetzlichen Krankenkassen vornehmen können. Die Art und Weise der Führung der Personalakte ist dem Arbeitgeber überlassen. Möglich ist die Führung in Papierform, aber auch als digitale Personalakte. Es besteht kein Anspruch des Arbeitnehmers auf eine ganz bestimmte Gestaltung, z. B. eine Paginierung der Personalakte.[1]

Allerdings hat die Führung der Personalakte zwingend den Erfordernissen der Kontinuität, Vollständigkeit und Wahrheit zu genügen.[2] Die Führung einer digitalen Personalakte zwingt zur Beachtung weitergehender datenschutzrechtlicher Vorgaben (siehe dazu unten).

Dem Schutz des Persönlichkeitsrechts des Arbeitnehmers dient der Vertraulichkeitsgrundsatz. Der Arbeitgeber darf den Inhalt – auch auszugsweise – nur auf einer rechtlichen Grundlage oder mit der Einwilligung des Arbeitnehmers an Dritte weitergeben. Diese Pflicht trifft auch sämtliche Mitarbeiter, die Zugriff auf die Personalakte haben. Zudem muss der Kreis der Zugriffsberechtigten begrenzt gehalten werden.

Die Datenschutzvorschriften insbesondere der DSGVO führen zu erheblichen administrativen Mehrbelastungen beim Umgang mit Personalakten und den darauf bezogenen Rechten der Arbeitgeber. Arbeitgeber müssen ihre Prozesse im Bereich der Personalverwaltung dementsprechend fortlaufend anpassen.

Die Entscheidung über die Einführung und die inhaltliche Ausgestaltung der Führung von Personalakten unterliegt der zwingenden Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 BetrVG. Die Einführung einer unternehmensweit einheitlichen, elektronischen Personalaktenführung...

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