Die Umsetzung oder Zielerreichung von Projekten in Unternehmen scheitert oft an denselben Problemen. Das gilt auch für die Digitalisierung von HR-Prozessen. Dieser Beitrag nimmt fünf klassische Project Fails unter die Lupe vor und verrät Lösungsansätze, wie sich ein Projekt dennoch erfolgreich zu Ende bringen lässt.
Geht es um IT-Projekte in HR, läuft es meist so: Da wird anfangs ein hehres Ziel formuliert, das begeistert und für Aufbruchsstimmung sorgt, doch sobald es in die Umsetzung geht, schwinden Leidenschaft und Engagement der Projektbeteiligten. Schuld daran sind häufig klassische Denk- und Kommunikationsmuster.
Denkfehler 1: Das haben wir schon immer so gemacht
Mangelnde Veränderungsbereitschaft ist einer der Hauptgründe, warum Projekte scheitern. In neun von zehn Unternehmen fehlt es am gemeinsamen Veränderungswillen. Zwar starten Projektleiter und Team mit einem Ziel, das alle eint, doch sobald man sich auf den Weg macht, bremsen Bedenkenträger mit dem Satz "Das haben wir schon immer so gemacht" das Projekt aus. Statt "das, was man schon immer gemacht hat" zu hinterfragen, wird in der Folge versucht, das ursprüngliche Ziel und den "bewährten" Prozess unter einen Hut zu bekommen. Dabei ist der bewährte Prozess eben nicht immer das Nonplusultra.
Wenn man einen Zug schneller und pünktlicher machen will, reicht es nicht, die Bezüge der Sitze auszutauschen. Demzufolge gilt: Wenn es darum geht, einen HR-Prozess mittels Digitalisierung zu vereinfachen, lohnt es sich, den gesamten bisherigen analogen Prozess zu hinterfragen. Tut man das nicht, sondern macht man "das, was man schon immer gemacht hat", hat man hinterher nicht etwa den bestmöglichen digitalen Prozess, sondern einen digitalisierten analogen Prozess, der weiterhin ineffizient und ressourcenraubend ist. Um diesem Fail entgegenzusteuern, sollte die Prozesstransformation als integraler Bestandteil des Projektes aufgesetzt werden und technische Rahmenbedingungen erkannt werden, in denen sich der Prozess bewegen kann.
Denkfehler 2: Mit einer Cloud-Lösung sind alle Prozesse integriert
Zugegeben, die Heilserwartung, die in Unternehmen einer Cloud-Lösung entgegengebracht wird, ist zu einem großen Teil durch die überzogenen Versprechen der Hersteller geweckt worden. Das Problem hierbei: Cloud-Lösungen – egal welche – garantieren nicht die automatische, reibungslose und harmonische Integration aller Prozesse, nachdem man die Software installiert hat. Um zu verstehen, warum das so ist, muss man wissen, dass Cloud-Lösungen konfigurierbar und adaptierbar an die Notwendigkeiten des Unternehmens sind und auch sein müssen.
Das grundsätzliche Problem hierbei: Erfüllen sich die hohen Erwartungen mit der meist hohen Investition in die Cloud-Lösung nicht, wird oft der gesamte Digitalisierungsprozess infrage gestellt. An und für sich nützliche Projekte werden gestoppt oder auf Eis gelegt. Um diesem Fail entgegenzuwirken, muss im Projektvorgehen ein gezielter Wissensaufbau für alle Projektbeteiligten erfolgen und systemarchitektonische Fragestellungen wie die Integration des Cloudsystems in unternehmenskritische Prozesse müssen klar gesetzt und betrachtet werden.
Denkfehler 3: Ein paar Stichproben reichen aus
Immer wieder wird versucht, innerhalb von Projekten an der falschen Stelle zu sparen. Vor allem auf der Zielgeraden ist die Versuchung groß. Sehr oft erleben wir, dass insbesondere der Testphase nicht die Bedeutung beigemessen wird, die sie haben sollte. Stattdessen werden nur stichprobenartig Tests durchgeführt. Gibt es dort keine Auffälligkeiten, wird das System in Betrieb genommen.
Zwar bringt man das Projekt ins Ziel, doch das böse Erwachen droht hinterher. Selbst, wenn man beispielsweise beim Abrechnungsprozess 90 von 100 Fälle testet und sie alle in Ordnung sind, kann es sich kein Unternehmen leisten, dass die letzten zehn Prozent falsch sind. Das Projekt zügig beenden zu wollen, sollte niemals zu Lasten der Sicherheit und Zuverlässigkeit gehen. Sonst scheitert das Projekt womöglich im Betrieb.
Denkfehler 4: Haben Sie "best practices"?
In zehn von zehn Projekt-Pitches wird man nach "best practices" gefragt. Die Erwartungen, die an best practices gestellt werden, sind oft noch höher als an Cloud-Lösungen. Spannend ist, was man erlebt, wenn man im Pitch zurückfragt: Welchen "best practice"-Case hätten Sie denn gern? Den von Unternehmen x oder y oder z? Denn die Implementierung einer "best practice" garantiert einem Unternehmen nicht automatisch eine Standardisierung und Harmonisierung der Prozesse.
Viel wichtiger ist es, eine individuelle Lösung für das Unternehmen zu finden, die Prozesse im Unternehmen zu hinterfragen, regulatorische Vorgaben zu berücksichtigen und alles zusammen in eine digitale Struktur zu überführen, die dann den "best practice" für dieses Unternehmen darstellt. Es wäre schön, wenn es die eine Lösung für alles gäbe. Wer ehrlich berät, sagt dem Kunden jedoch, dass es diese eine Lösung nicht gibt. Die beste Lösung für das Unternehmen schließt das jedoch nicht aus.
Denkfehler 5: Kapazitäten und Ressourcen
In jedem IT-Projekt fallen für den Kunden interne Aufwände an. Mitarbeitende müssen sich Zeit für das Projekt nehmen. Sie müssen Prozesse vorstellen, Feedback zu Lösungsvorschlägen geben oder das System testen. Immer wieder reduzieren Kunden diesen internen Aufwand – trotz Kalkulation im Projekt -, um Kosten zu sparen. Wird der Mangel an Ressourcen und Kapazitäten schließlich offenkundig, muss nachgebessert werden. Müssen für das Projekt zusätzlich externe Fachkräfte hinzugezogen werden, weil die internen Kapazitäten am Anschlag sind, kann das richtig teuer und das Projektbudget überzogen werden.
Auch hier gilt: Eine vernünftige Beratung kalkuliert die internen Aufwände beim Kunden transparent. Ein Sparen an der falschen Stelle zieht in den meisten Fällen höhere Kosten nach sich.
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