Onboarding als Projekt

1 Onboarding als Projekt

Ohne Onboarding ganz bewusst auf die HR-Agenda zu setzen, werden Sie den Prozess nicht professionell aufgesetzt bekommen. Dafür sind zu viele unterschiedliche Personen und Rollen am Prozess beteiligt. Das konkrete Doing im Einarbeitungsprozess liegt ja zum Großteil NICHT bei HR sondern in den Fachbereichen und der Prozess an sich ist zu komplex. Das macht es zwar sehr schwierig, ist aber gleichzeitig auch eine große Chance für HR: Mit der Entwicklung einer passenden, stimmigen und effizienten Onboarding Journey haben Personaler die Möglichkeit, einen echten Mehrwert zu generieren und die Organisation von ihrem Beitrag zum Unternehmenserfolg zu überzeugen. Schließlich ist das Zusammenbringen von Menschen und die Integration unterschiedlicher Sichtweisen und Bedürfnisse eine der Kernkompetenzen von HR!

Onboarding ist ein umfassendes Projekt

1.1 Die drei "Must-haves"

Was sind die absoluten Grundvoraussetzungen und Vorüberlegungen, um Onboarding im Unternehmen erfolgreich aufzubauen, zu etablieren und am Laufen zu halten?

• Es braucht eine Person (oder ein Team), die sich den Hut der Verantwortung aufsetzt – unserer Erfahrung nach am besten ein Onboarding Manager, der in HR "zuhause" ist. Und dennoch: Alleine wird der Onboarding Manager auf Dauer auf verlorenem Posten sein!

  Zitat

  "An der heißen Kartoffel Onboarding verbrennt sich jeder alleine nur die Finger – deshalb machen wir zusammen Pommes draus!"

  (Autor/in / Quelle: (Stephanie Anton, Senior Consultant Learning & Development bei der Haufe Group))

  Leider ist es aber auch in der Natur des Menschen, dass Aufgaben, die nicht "ad-hoc" und aus Kunden-/Unternehmensleitungssicht direkt wirtschaftlich notwendig sind, dann doch immer wieder auf die lange Bank geschoben werden – oder ganz runterfallen. Jedenfalls, solange dieser Prozess nicht klar definiert ist, Verantwortlichkeiten festgelegt sind UND Prozessbeteiligte nicht aktiv "angestoßen" worden sind. All diese Fäden müssen bei einem Verantwortlichen zusammenlaufen. Der Onboarding Manager (oder das Onboarding Team) ist für das permanente Prozess-Monitoring (Retention Rate, time to fully productive, Feedback der Onboardees etc.) zuständig und vor allem ist er derjenige, der alle Beteiligten im Unternehmen zusammenbringt, um den Prozess entweder erstmals richtig gut aufzusetzen oder permanent weiter zu optimieren. Er treibt den Prozess und hält die Flamme am Lodern.

• Ohne klar definierte Strukturen und Prozesse wird Ihr Onboarding nicht funktionieren! Ein gutes Onboarding ist zu 80 % gute Administration, Vorbereitung und Abwicklung. Der Rest ist die nötige Prise Menschlichkeit, Wertschätzung und persönliches Kümmern. Die 80 % wollen sauber aufgesetzt und durchgesteuert werden.
• Last but not least: Ein Budget muss her! Gutes Onboarding gibt es nicht umsonst, sondern es ist ressourcenintensiv (vornehmlich Kapazitäten in HR und Fachbereich). Aber: Die investierte Zeit zahlt sich i. d. R. mehr als aus.

1.2 Die fünf Phasen des Onboardings

Sollte es bei Ihnen noch keine festen Onboarding-Strukturen im Unternehmen geben, bietet es sich an, das Projekt Onboarding in folgenden fünf Phasen aufzusetzen:

Die 5 Phasen des Onboardings

1.2.1 Schmerzpunkte identifizieren

Die Erfahrung zeigt, dass es nicht reicht, wenn HR definiert, wo es beim Onboarding derzeit klemmt. Denn sowohl HR-Mitarbeiter als auch Führungskräfte haben oft einen "blinden Fleck" in Sachen Wahrnehmung des Status Quo.

Für die Kollegen im Personalbereich hört der Kontakt zum Onboardee meist spätestens nach Erledigung der Einstellungsformalitäten auf. Allenfalls schlägt der New Joiner während der Einarbeitungszeit mal bei den Kollegen von der Personalentwicklung auf. Somit sind sie vomFeedback des Onboardees abgeschnitten – es sei denn, sie holen es sich aktiv ein!

Führungskräfte sind häufig total "Land unter" im operativen Geschäft, gehen Kritik aus dem Weg oder überfordern neue Mitarbeiter, indem sie zu viel erwarten. Diese trauen sich dann wiederum – auch aufgrund des Abhängigkeitsverhältnisses (die Führungskraft entscheidet ja über das Bestehen der Probezeit) – nicht, kritisches Feedback zu äußern.

Daher ist es enorm wichtig, möglichst breites Feedback aller Prozessbeteiligten einzuholen, um herauszufinden, wo es beim Onboarding der neuen Kollegen wirklich klemmt. Idealerweise beziehen Sie auch Onboardees ein, um deren Erfahrungen beim Jobstart zu erhalten.

Geeignete Methodik

Bewährt haben sich spielerische, interaktive Vorgehensweisen, die intuitive Antworten triggern und bei denen es den Inputgebern NICHT gestattet ist, lange nachzudenken. Sie möchten hier schließlich ehrliche Antworten! Wir erzielen tolle Ergebnisse mit den Workshop-Methoden "Thesenpoker" oder EIGENLAND®.

Beide Methoden ermitteln den Status Quo des Onboardings im Unternehmen, stellen ein gemeinsames Verständnis her und bringen die Schmerzpunkte an die Oberfläche. Die Workshops sollten in einem Setting mit 4 bis 10 Prozessbeteiligten aus verschiedenen Unternehmensbereichen "gespielt" werden. Allen Teilnehmern wird jeweils eine bestimmte These zum Onboarding vorgelegt, die innerhalb weniger Sekunden bea...