Vergütungsformen: Möglichkeiten und Ziele / 3.4 Vertrauensurlaub

Der Maßstab ist immer das Bundesurlaubsgesetz: Der Mindesturlaubsanspruch muss immer gewährt werden. Vertraglich sollte eine Differenzierung zwischen Mindest- und Mehrurlaub erfolgen, da sichergestellt sein muss, dass der gesetzliche Mindesturlaub (20 Tage bei einer 5-Tage-Woche) gem. dem Bundesurlaubsgesetz vom Vertrauensurlaub nicht umfasst wird. Vertrauensurlaub sollte sich nur auf die Tage beziehen, die über den gesetzlichen Urlaub hinausgehen.

Hinweis

Tarifvertrag beachten

Soweit ein Tarifvertrag Anwendung findet, sind die dortigen Regelungen auf die Vereinbarkeit mit dem Vertrauensurlaub zu überprüfen, da tarifliche Normen zwingend zu beachten sind.

Nach den letzten aktuellen BAG-Entscheidungen trägt der Arbeitgeber ein besonderes Risiko, dass nicht genommene Urlaubstage des Arbeitnehmers nicht verfallen, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer zuvor nicht über seinen konkreten Urlaubsanspruch und auch die Verfallfristen belehrt hat. Hier besteht dann beim Vertrauensurlaub die Krux: Soweit keine Tage beantragt werden (müssen) und diese Urlaubstage auch nicht erfasst werden, kann der Arbeitgeber seiner Nachweis- und Belehrungsverpflichtung nicht nachkommen. Dies hat zur Folge, dass er im Zweifel auch nicht belegen kann, ob und wie viele Urlaubstage dem Mitarbeitenden noch zustehen und diese dann ggf. am Ende eines Arbeitsverhältnisses dann entsprechend auch zu vergüten sind. Aus diesem Risiko heraus ist es für den Arbeitgeber ratsam, direkt klare Absprachen zu treffen, was im Kalenderjahr mit dem nicht genommenen Vertrauensurlaub passiert. Hier ist besonders wichtig, eine Regelung aufzunehmen, die zum einen den Verfall des Vertrauensurlaubs enthält als auch eine Klarstellung, dass das Unternehmen in diesem Fall ihren Mitarbeitern keinen Hinweis erteilt, wonach der noch bestehende Urlaub im laufenden Kalenderjahr zu nehmen ist.

Praxis-Tipp

Vereinbarung bei Vertrauensurlaub ratsam

Folgende Punkte sollten in einer vertraglichen Vereinbarung über einen Vertrauensurlaub aufgenommen werden:

• Ausschluss von Abgeltung des übergesetzlichen Vertrauensurlaubs aufnehmen: Um auch hier mögliche finanzielle unkalkulierbare Gefahren für den Arbeitgeber auszuschließen und trotzdem in die Annehmlichkeit eines Vertrauensurlaubs zu gelangen, kann es hilfreich sein, eine Abgeltung von Vertrauensurlaub bei Nicht-Inanspruchnahme auszuschließen.
• Eine Regelung zur Gewährleistung der ordnungsgemäßen Betriebsabläufe als auch sonstige relevante Voraussetzungen aufnehmen, unter denen auch abweichende Vorgaben getroffen werden können.
• Eine Regelung zu den sonstigen Voraussetzungen zur Klarstellung für alle Seiten aufnehmen: Das können bestimmte Anforderungen sein, z. B. eine Dauer von XY Jahren an Betriebszugehörigkeit. Das kann auch der Ausschluss bestimmter Konstellationen sein, die eine Entgeltfortzahlung auf Kosten des Unternehmens vermeiden. Ein solcher Fall ist z. B. dann gegeben, wenn bereits andere Ansprüche bestehen, wie z. B. Elterngeld oder auch Krankengeld bei länger andauernder Krankheit.
• Mögliche Störungen des Arbeitsverhältnisses antizipieren, wie z. B. bei Kündigung des Mitarbeiters dann mit dem Vertrauensurlaub verfahren werden soll. Ähnliches gilt auch für längere Krankheitsausfälle im Vertrauensurlaub oder der Vermeidung von Entgeltfortzahlung.
• Regelung zur Festlegung des Urlaubs treffen.
• Eine jährlich befristete Regelung treffen.

Eine Challenge beim Vertrauensurlaub und möglicherweise auch bei der Gewährung von Mehr-Urlaub ist die Klärung der Frage, wer dann die Vertretung des Mitarbeiters übernimmt. An dieser Fragestellung wird noch einmal besonders deutlich, dass das Umsetzen solcher Modelle nicht nur eindimensional zu betrachten ist, sondern hier vor allem auch das Commitment im Team zu einer Verwirklichung solcher Modelle absolute Voraussetzung für den Erfolg sind. Gerade bei der Gewährung von zusätzlicher Freizeit muss umso verbindlicher geklärt sein, wer was übernimmt und wie dann die entsprechende Arbeit gemeinsam bewältigt wird. Die Wahrscheinlichkeit, dass Arbeitnehmer das Konzept überbordend ausnutzen, besteht dann nicht, wenn es klare Regelungen zur Zusammenarbeit wie auch eine transparente Kommunikation gibt.

Es ist entscheidend, alle Interessen übereinander zu bringen. In der Konsequenz bedeutet das, dass Arbeitszeitflexibilität und Arbeitszeithoheit für Mitarbeiter die Firmen gleichzeitig wettbewerbsfähiger und stärker machen. Denn sonst klappt das auf lange Sicht nicht mit dem "sicheren, festen Arbeitsplatz". Beide Ziele müssen gleichzeitig verfolgt werden bei der Gestaltung von solchen Modellen. Es muss allen Beteiligten schmecken. Damit wird es immer ein Kompromiss sein. Aber mit gegenseitigem Vertrauen und Verständnis und sicher auch mit Eigenverantwortung und Disziplin können richtig gute Modelle gestaltet werden.

Bedürfnischeck Zeit statt Geld

Bedürfnisse / Interessen von Mitarbeitern	Ziele / Interessen von Unternehmen
Mehr eigene verfügbare Freizeit Gestaltungsmöglichkeiten Anpassung Arbeitsvolumen an unt...