Urlaub, Hinweis auf Verfall

Kurzbeschreibung

Hinweis des Arbeitgebers auf den Verfall von Urlaubsansprüchen.

Vorbemerkung

Der Anspruch des Arbeitnehmers gegen den Arbeitgeber auf Gewährung von Erholungsurlaub besteht nach § 7 Abs. 3 Satz 1 BUrlG grundsätzlich nur während des jeweiligen Urlaubsjahres. Der Urlaubsanspruch ist damit grundsätzlich auf das Kalenderjahr befristet.

Am Jahresende offener Resturlaub wird ausnahmsweise bis zum Ende des gesetzlichen Übertragungszeitraums, d. h. bis zum 31. März des Folgejahres, befristet übertragen, wenn die Voraussetzungen des § 7 Abs. 3 Satz 2 BUrlG erfüllt sind. Eine Übertragung des Urlaubs auf das nächste Kalenderjahr ist danach nur statthaft, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe vorliegen, die eine Übertragung rechtfertigen. Tarifvertraglich kann hier etwas anderes vereinbart werden. Spätestens mit Ablauf des Übertragungszeitraums verfällt nicht genommener Urlaub dann grundsätzlich ersatzlos.

Der Europäische Gerichtshof (EuGH) fordert, dass der Arbeitnehmer tatsächlich die Möglichkeit hatte, den Urlaub wahrzunehmen. Daraus folgert er nicht, dass der Arbeitgeber ihn zum Ende des Jahres seinerseits auch ohne Antrag des Arbeitnehmers beurlauben muss. Vielmehr verlangt das Gericht, dass der Arbeitgeber den Arbeitnehmer durch Information in die Lage versetzt, den Urlaubsanspruch wahrzunehmen (EuGH, Urteile v. 6.11.2018, C-684/16 (Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften); v. 6.11.2018, C-619/16 (Kreuziger). Das Bundesarbeitsgericht (BAG) greift diese Rechtsprechung in einem Urteil vom 19.2.2019 (9 AZR 541/15) auf.

Der Arbeitgeber hat den Arbeitnehmer demzufolge – "erforderlichenfalls förmlich", wie der EuGH feststellt – aufzufordern, den Jahresurlaub zu nehmen. Der Arbeitgeber hat den Arbeitnehmer in diesem Rahmen auch klar und rechtzeitig darauf hinzuweisen, dass der Urlaub am Ende des Bezugszeitraums oder eines "zulässigen" Übertragungszeitraums verfallen wird, wenn er nicht genommen werden sollte.

Die Nichterfüllung de Mitwirkungsobliegenheiten führt als Sanktion dazu, dass die Befristung des Urlaubsanspruchs nach § 7 Abs. 3 BUrlG nicht zu laufen beginnt.

Was "rechtzeitig" bedeutet, haben sowohl der EuGH als auch das BAG nicht näher festgelegt. Jedenfalls muss der Hinweis so frühzeitig erteilt werden, dass der restliche Urlaub in der Zeit nach dem Hinweis bis zum Verfallszeitpunkt noch in vollem Umfang genommen werden kann.

Eine ständige Aktualisierung dieser Mitteilung, etwa anlässlich jeder Änderung des Umfangs des Urlaubsanspruches ist nicht erforderlich. Das BAG verweist auf die Umstände des Einzelfalles. Eine Aktualisierung über den Umfang der offenen Urlaubstage ist danach nicht erforderlich, wenn es zu einer Reduzierung der Urlaubstage durch Inanspruchnahme kommt. Etwas anderes dürfte gelten, wenn sich als Folge einer Veränderung der Arbeitszeit und der Arbeitstage der Umfang des Urlaubsanspruchs ändert.

Mit Beginn eines neuen Kalenderjahres sollte der Arbeitgeber einen erneuten Hinweis erteilen: Dabei muss für den Arbeitnehmer, um den Anforderungen der völligen Transparenz gerecht zu werden, die Unterscheidung zwischen dem übertragenen Urlaub und dem Urlaubsanspruch des neuen Kalenderjahres klar erkennbar sein, und zwar sowohl im Hinblick auf die Befristung als auch auf die Höhe des Urlaubsanspruchs.

Ein individueller Hinweis kann beispielsweise auch durch einen kurzen Text auf den Lohnabrechnungen in der zweiten Jahreshälfte erfolgen. Wichtig für den Arbeitgeber ist, dass er nachweisen kann, den Hinweis gegeben zu haben.

Tipp: Es empfiehlt sich, den Hinweis mit einem gewissen Vorlauf von z. B. 2 bis 4 Wochen zu erteilen.

Urlaub, Hinweis auf Verfall

Sehr geehrte Frau .............................. / sehr geehrter Herr ..............................,

für das laufende Kalenderjahr steht Ihnen noch ein Urlaubsanspruch im Umfang von .................... Arbeitstagen zu. Bitte planen Sie diesen Urlaub bis zum ....................(31. Dezember oder Ende des Übertragungszeitraums). Bitte beantragen Sie diesen Urlaub in den nächsten Tagen, damit wir ihn rechtzeitig gewähren können.

Wir weisen Sie ausdrücklich und in aller Form darauf hin, dass Urlaub, den Sie zum Ende des Kalenderjahres/des Übertragungszeitraums nicht beantragt und genommen haben, verfallen wird. Das bedeutet, dass der verfallende Urlaub von Ihnen später nicht genommen werden kann. Er wird auch nicht durch eine Geldleistung abgegolten werden.

Setzen Sie sich bitte möglichst frühzeitig mit Ihrer/Ihrem Vorgesetzten in Verbindung und stimmen Sie mit ihr/ihm Ihre Urlaubsplanung ab. Es ist unser aller Bestreben, dass Sie Ihren Urlaubsanspruch vollständig ausschöpfen können.

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(Arbeitgeber)

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