Sofern der Arbeitgeber es seinen Arbeitnehmern gestatten möchte, temporär mobil aus dem Ausland zu arbeiten, sollte er dazu eine entsprechende Vereinbarung mit den Arbeitnehmern abschließen. Dazu ist es empfehlenswert, insbesondere die folgenden Gegenstände zu regeln:
Der Arbeitgeber sollte zunächst entscheiden, ob er den Arbeitnehmern einen gerichtlich durchsetzbaren Anspruch einräumt, temporär im Ausland tätig zu sein. Alternativ dazu wäre es möglich, dass sich der Arbeitgeber die Entscheidung darüber vorbehält, den jeweiligen Auslandseinsatz im Einzelfall zu erlauben. Letzteres ist grundsätzlich empfehlenswert, um auf tatsächliche und rechtliche Änderungen entsprechend flexibel reagieren zu können. Insofern hat das Arbeitsgericht München entschieden, dass ein Arbeitnehmer mobile Arbeit im Ausland nicht beanspruchen kann, wenn der Arbeitgeber die Auslandstätigkeit grundsätzlich verboten bzw. unter einen Erlaubnisvorbehalt gestellt hat.[1]
Es ist auch dazu zu entscheiden, ob der Arbeitgeber bestimmten Arbeitnehmern bzw. Gruppen von Arbeitnehmern aus sachlichen Gründen eine Auslandstätigkeit nicht gestattet. Dies kann unter Berücksichtigung von spezifischen Tätigkeiten sinnvoll sein, soweit sie eine physische Präsenz im Betrieb oder jedenfalls im Inland erfordern.
Zudem sollten spezifische Regelungen zur Dauer und Häufigkeit der Auslandstätigkeiten vorgesehen sein. Üblich in der Unternehmenspraxis ist es, maximal etwa 4 Wochen Auslandstätigkeit jährlich zu gestatten. Einige Unternehmen erweitern den Umfang, indem Arbeitnehmer in 2 Staaten für jeweils bis zu 4 Wochen jährlich tätig sein dürfen. In diesem Zusammenhang ist insbesondere festzulegen, in welchen Staaten der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistungen erbringen darf. Empfehlenswert ist dazu, die Auslandstätigkeit zunächst auf EU-Mitgliedstaaten oder alternativ dazu auf eine näher zu definierende Gruppe von (einigen) bestimmten EU-Mitgliedstaaten zu beschränken. Auf diese Weise vereinfachen Arbeitgeber die Prozesse und beschränken den Umfang der internen Prüfung zur Zulässigkeit der Auslandstätigkeit.
Der Arbeitnehmer sollte auf Grundlage der Vereinbarung dazu angehalten sein, die Auslandstätigkeit unter Vorlage der relevanten Nachweise rechtzeitig gegenüber dem Arbeitgeber zu beantragen. Dies versetzt den Arbeitgeber in die Lage, zu prüfen, ob die rechtlichen Anforderungen im Einzelfall erfüllt sind und weitere Maßnahmen zu veranlassen, z. B. die Beantragung der sozialversicherungsrechtlichen A1-Bescheinigung.
Die Vereinbarung sollte auch Regelungen zu Mitteilungspflichten des Arbeitnehmers vorsehen. Er sollte verpflichtet sein, dem Arbeitgeber die Adresse des Tätigkeitsorts mitzuteilen. Dauert der Auslandseinsatz länger als wenige Wochen an, sollte der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber eine inländische Adresse mitteilen, an die der Arbeitgeber etwaige Schreiben zustellen lassen kann. Weiter sollte der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber unverzüglich nach Kenntnisnahme etwaige IT- und Internetstörungen mitteilen müssen.
Auch weitere Kommunikationsregelungen (z. B. eine sog. "Netiquette") können Gegenstand einer Vereinbarung sein oder vorzugswürdig einseitig durch den Arbeitgeber vorgegeben werden. Zu denken ist insofern auch an eine etwaige Zeitverschiebung am Tätigkeitsort.
Zudem sollte die Vereinbarung Regelungen zu den Kosten vorsehen. Insofern ist insbesondere zu erwägen, etwaige Aufwendungsersatzansprüche des Arbeitnehmers entsprechend § 670 BGB auszuschließen. Relevant sind insofern insbesondere Kosten, die dem Arbeitnehmer zur Reise und Unterbringung sowie zur Nutzung von IT- und Kommunikation (z. B. Internet, Handy) entstehen. Es ist in diesem Zusammenhang indes zu entscheiden, ob Aufwendungsersatz für Kosten zu etwaigen während des Auslandsaufenthalts erforderlich werdenden Dienstreisen auszuschließen ist. Denn auch während des Auslandsaufenthalts kann es erforderlich sein, dass der Arbeitnehmer kurzerhand nach Deutschland zurückkehren muss, um Meetings und Termine wahrzunehmen. Sofern dazu keine Vereinbarung getroffen sein sollte, müsste regelmäßig der Arbeitgeber die Kosten zur Anreise tragen.
Außerdem können Regelungen dazu sinnvoll sein, eine Auslandstätigkeit zu verweigern, die Vereinbarung zu beenden oder zu widerrufen. Der Arbeitgeber sollte sich das Recht vorbehalten, die Vereinbarung einseitig durch Kündigung beenden zu können. In diesem Zusammenhang ist auch daran zu denken, dass sich der Arbeitgeber ggf. für Ausnahmekonstellationen vorbehalten möchte, einen laufenden Auslandseinsatz einseitig zu beenden und den Arbeitnehmer dazu anzuweisen, die Rückreise anzutreten. Dies kann etwa dann sinnvoll sein, wenn sich abzeichnen sollte, dass die planmäßige Rückkehr zu einem späteren Zeitpunkt nicht realisierbar sein könnte, z. B. im Fall von Naturkatastrophen, kriegerischen Auseinandersetzungen, aufgrund von – ggf. pandemiebedingten – Ausreiseverboten oder Flughafenstreiks.
Im Übrigen kann eine vorzeitige Rückkehr angezeigt sein, wenn sich die IT-Infrastruktur, et...
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