Personalplanung: Aufgaben und Prozesse / 2.3 Analyse und Prognose des Personalbestands

Aktuellen Personalbestand bestimmen

Um den zukünftigen Personalbestand prognostizieren zu können, ist zunächst der gegenwärtige Bestand zu ermitteln. Dies erfolgt durch eine Zählung aller Mitarbeiter. Dabei sind sowohl alle Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigten als auch Beschäftigte aus Arbeitsüberlassungsfirmen zu berücksichtigen. Zur Erfassung des aktuellen Personalbestands empfiehlt es sich, Stellenbesetzungspläne heranzuziehen. Eine differenzierte Sicht auf den aktuellen Personalbestand ergibt sich durch eine Gliederung in verschiedene Mitarbeitergruppen, z. B.:

• nach Organisationseinheiten, z. B. Funktionen oder Standorten
• Tarifgruppen,
• Art der Beschäftigten (Arbeiter, Angestellte, Auszubildende),
• Geschlecht oder
• Altersgruppen.^[1]

Altersstrukturanalyse durchführen

Aus demographischer Sicht sollte den Altersgruppen eine besondere Aufmerksamkeit zukommen. Die ist besonders bei Unternehmen mit einer alterszentrierten Altersstrukturdes Personals wichtig. Eine Altersstruktur wird als alterszentriert bezeichnet, wenn ein Großteil der Mitarbeiter älter als 45 Jahre ist. Hier besteht die Gefahr, dass Know-how und unternehmensspezifisches Erfahrungswissen abrupt verlorengehen, wenn seitens der Personalplanung nicht frühzeitig gegengesteuert wird.^[2] Eine Altersstrukturanalyse gibt wichtige Hinweise auf Weiterbildungserfordernisse und die Nachfolgeplanung. Um einen Einblick in die Altersstruktur der Personal zu bekommen, ist es sinnvoll, Altersgruppen zu bilden, z. B.:

• Beschäftigte, die 30 Jahre oder jünger sind ("jüngere Beschäftigte"),
• Beschäftigte, die zwischen 30 und 45 Jahre alt sind ("Beschäftigte mittleren Alters"),
• Beschäftigte, die zwischen 46 und 59 Jahre alt sind ("ältere Beschäftigte") und
• Mitarbeitende, die 60 fahre und älter sind ("Beschäftigte vor der Verrentung").

Zugänge und Abgänge ermitteln

Um den zukünftigen Personalbestand zu prognostizieren, ist der aktuelle Personalbestand um Abgänge und Zugänge zu bereinigen.

Abgänge beim Personal entstehen insbesondere durch Verrentungen, Mutterschutz, Elternzeit, Beförderungen innerhalb der Abteilung, Versetzungen in eine andere Abteilung, Ablauf von befristeten Arbeitsverträgen, Ausbildung, Fortbildung, Studium, Kündigung durch Arbeitgeber, Kündigung durch Mitarbeiter oder Tod.

Zugänge ergeben sich vor allem durch Neueinstellungen, zurückkehrende Beschäftigte aus dem Mutterschutz, der Elternzeit, aus einem Dauerkrankenstand oder aus Fortbildungen. Darüber hinaus führen Übernahmen von Auszubildenden zu Zugängen. Die Ermittlung des prognostizierten Personalbestands erfolgt sinnvollerweise mithilfe einer Abgangs-Zugangstabelle, die beispielhaft für zwei Planungsperioden gezeigt wird.

Abgangs-Zugangstabelle

	Planungsperioden
	20xx	20x1	20x2
Bestand am Anfang der Planungsperiode
- Abgänge (Summe)
Verrentungen Mutterschutz/Elternzeit Beförderungen innerhalb der Abteilung Versetzungen in eine andere Abteilung Ablauf von befristeten Arbeitsverträgen Ausbildung Fortbildung Studium Kündigungen durch Arbeitgeber Kündigungen durch Mitarbeiter Tod
+ feststehende Zugänge (Summe)
Rückkehr aus Mutterschutz/Elternzeit Rückkehr aus Fortbildungen Übernahmen von Auszubildenden Rückkehr aus Dauerkrankenstand Einstellungen
Personalbestand am Ende der Planungsperiode

Die Abgangs-Zugangstabelle können Sie in Excel nutzen und weiterbearbeiten.

[1] Vgl. Eisele, D./Doyé, T.: Praxisorientierte Personalwirtschaftslehre – Wertschöpfungskette Personal, 7., vollständig überarbeitete Auflage, Stuttgart 2010, S. 66 f.

[2] Vgl. hierzu und im Folgenden Zölch, M./Mücke, A.: Personalmanagement demografiegerecht gestalten, Stuttgart 2018, S. 24