Die Sozialversicherungsträger erfahren aus den Meldungen des Arbeitgebers alle notwendigen Daten zur Durchführung der Sozialversicherung für die Arbeitnehmer. Dazu wurde ein einheitliches Meldeverfahren geschaffen.[1]
Bei der Übermittlung der Meldungen über systemuntersuchte Entgeltabrechnungsprogramme oder Ausfüllhilfen sind Meldefristen[2] zu beachten. Die Meldung ist an die für den Beschäftigten zuständige Krankenkasse zu übermitteln. Sie ist gleichzeitig auch die Einzugsstelle für die Sozialversicherungsbeiträge. Die Krankenkasse leitet die Meldungen an die übrigen Sozialversicherungsträger (Pflege-, Renten-, Arbeitslosen- und Unfallversicherung) weiter. Die Minijob-Zentrale der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See ist die zuständige Einzugsstelle für Meldungen und Beiträge für geringfügig Beschäftigte.
Sofortmeldung bei Beschäftigungsbeginn
In bestimmten Wirtschaftsbereichen ist spätestens bei Beschäftigungsbeginn zusätzlich eine Sofortmeldung zu erstatten.
Systemuntersuchte Entgeltabrechnungsprogramme
Entgeltabrechnungsprogramme müssen zur Teilnahme am automatisierten Verfahren bestimmte Voraussetzungen erfüllen.[3] Die Beitragsberechnung, die meldepflichtigen Tatbestände, die Meldungen und die Beitragsnachweise müssen automatisiert ausgelöst und erstellt werden. Die Meldungen und die Beitragsnachweise sind per Datenübertragung zu übermitteln. Wenn alle geforderten Voraussetzungen vorliegen, kann die Abrechnungssoftware als systemuntersuchtes Entgeltabrechnungsprogramm anerkannt werden.
Die Inhalte der Systemuntersuchung sowie deren Durchführung werden von der Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH (ITSG) im Auftrag der Spitzenverbände der Krankenkassen festgelegt bzw. durchgeführt. Programme, die von der ITSG zertifiziert sind, verringern den Aufwand von Betriebsprüfungen deutlich, da hier auf den Einsatz von Testaufgaben zu verzichten ist. Geprüft wird lediglich die Richtigkeit der Eingaben.
Ausfüllhilfen zur Übermittlung manuell erfasster Meldungen und Beitragsnachweise
Ausfüllhilfen sind insbesondere für kleine und mittlere Betriebsgrößen sinnvoll, wenn kein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm eingesetzt wird. Ausfüllhilfen ermöglichen ausschließlich die maschinelle Übermittlung von manuell erfassten Meldungen und Beitragsnachweisen.
Eine entsprechende systemgeprüfte Ausfüllhilfe bietet die ITSG im Internet.[4] Seit dem 1.10.2023 steht das SV-Meldeportal als neue Ausfüllhilfe zur Verfügung.
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