Onboarding von Führungskräften - was ist anders? / 3 Die ersten Schritte ins neue Unternehmen

Beim Onboarding der Führungskraft ist zunächst HR gefragt, aber auch der direkte Vorgesetzte. Denn auch bei Managern unterstützt ein systematisches Onboarding die neue Führungskraft dabei, den Start möglichst reibungslos und effektiv zu meistern. Die Integration neuer Manager lässt sich idealtypisch in die nachfolgenden Phasen gliedern:

• Preboarding: Kontakt & Vorbereitung
• Onboarding: Orientierung & erste Schritte
• Firmenpolitik: Erwartungen kennenlernen & Führungsstil finden
• Integration: Im Unternehmen ankommen

3.1 Preboarding: Kontakt & Vorbereitung

3.1.1 Administratives Onboarding

Vor dem Arbeitsantritt der neuen Führungskraft gibt es einige administrativen Tätigkeiten seitens HR zu erledigen. Diese administrativen Onboarding-Maßnahmen, um die sich üblicherweise HR kümmert, gelten für Mitarbeiter und Führungskräfte gleichermaßen und sollen daher hier auch nicht näher erläutert werden. Es versteht sich von selbst, dass sowohl Führungskräfte als auch Mitarbeiter zum Start einen vollständig eingerichteten Arbeitsplatz vorfinden wollen. Dazu gehören z.B. auch Berechtigungen und Zugänge für PC, E-Mail-Adresse, Telefon, Räume, Materialien, Dienstwagen, Mobil Devices etc.

Hinweis

Administratives schon vorab erledigen

Es empfiehlt sich, dass die administrativen Aufgaben schon vor dem eigentlichen Start erledigt sind und mit der neuen Führungskraft schon vorab die technische Ausstattung (Laptop, Handy, notwenige Zugriffe aufs Firmennetzwerk, Dienstwagen etc.) geklärt sind. Zum einen präsentieren sich Unternehmen damit als professioneller Arbeitgeber und zum anderen muss sich die neue Führungskraft nach dem tatsächlichen Start nicht noch damit herumschlagen und kann sofort loslegen!

Vereinbaren Sie schon im Vorfeld einen Fototermin mit der neuen Führungskraft in den ersten Tagen nach Arbeitsantritt, damit diese gleich schöne Fotos für die Präsentation nach innen und außen hat.

Prüfen Sie auch, welche Vollmachten die neue Führungskraft bekommen soll, z.B. Handlungsvollmachten oder Prokura und veranlassen Sie die entsprechende Erteilung. Prokura erteilt in der Regel der Geschäftsführer oder die Gesellschafterversammlung, dazu bedarf es einer entsprechenden Erklärung, die auch ins Handelsregister eingetragen werden muss.

Praxis-Tipp

Ansprechpartner bei HR für Führungskräftebelange

Es ist sinnvoll, wenn es – je nach Unternehmensgröße - bei HR einen konkreten Ansprechpartner für die Belange von Führungskräften gibt: z.B. bei besonderen Verträgen und Vereinbarungen, Vollmachten, Führungskräfte-Weiterbildungen etc.

3.1.2 Kontakte ins Unternehmen vor dem Start

Frühzeitige Kontakte schon vor dem eigentlichen Arbeitsbeginn (z.B. auf Messen, Workshops oder sonstigen Veranstaltungen) helfen ein positives Verhältnis aufzubauen und unterstützen die so wichtige Vernetzung. Unternehmen zeigen damit ihre Wertschätzung gegenüber der neuen Führungskraft und präsentieren sich gleichzeitig als professioneller und gut organisierter Arbeitgeber. So halten Sie die neue Führungskraft "bei Laune" und vermitteln ihr das Gefühl, dass sie sich für Ihr Unternehmen richtig entschieden hat.

Praxis-Tipp

Software-Unterstützung durch Onboarding-App

Unterstützung beim Start in ein neues Unternehmen bietet z.B. eine spezielle Onboarding-App. Hier kann HR der neuen Führungskraft ganz individuell Informationen über das neue Unternehmen ausspielen, aber auch zu den Standorten, Umzugstipps oder Hinweise zu kulturellen Angeboten vor Ort geben. Auch bei administrativen Aufgaben vor dem eigentlichen Arbeitsbeginn kann die App wertvolle Dienste leisten. Sie signalisiert der neuen Führungskraft, dass die wichtigsten Informationen und Ansprechpartner stets abrufbar sind. Sie bietet schon erste Gelegenheiten zu Kontakten mit Bereichskollegen oder Vorgesetzten und unterstützt schon vor dem eigentlichen Start die Vernetzung der neuen Führungskraft.

3.1.3 Gute interne und externe Startkommunikation zur Personalie

Der geplante Start des neuen Managers sollte vorab im Unternehmen kommuniziert werden, damit alle Mitarbeiter über den neuen Chef informiert sind, z.B. über eine Mitteilung im Intranet, in der Mitarbeiterzeitschrift oder per E-Mail.

Auf Geschäftsführungsebene ist es oft üblich, den Wechsel auch per Pressemitteilung einer breiteren Öffentlichkeit zu kommunizieren. In dieser Phase des Wartens (zwischen Vertragsunterschrift und 1. Arbeitstag) sollte die Firma mit der neuen Führungskraft klären, ob und zu welchem Zeitpunkt die Öffentlichkeit über den Wechsel informiert werden soll.

Wichtig

Zeitpunkt der Pressemitteilung individuell absprechen

Der genaue Veröffentlichungszeitpunkt muss auf jeden Fall mit dem neuen Manager abgesprochen werden, da er in der Regel aus einem anderen Arbeits- bzw. Angestelltenverhältnis wechselt und dies unter Umständen nicht zu früh publik machen möchte.

Auch die externen Kontakte sollten möglichst zeitnah zum Start des neuen Chefs über den Wechsel informiert werden, dazu gehören z.B.:

• Beauftragte Berater, wie z.B. Steuerberater, Unternehmensberater, Rechtsanwalt/Justiziar, Wirtschaftsprüfer
• Externe Kontakte wie z.B. Hausbank, Behörden, IHK, Branchenverband
• Wichtige Geschäftspartner und Kunden

Praxis-Tipp

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