Onboarding, Kontaktmöglichkeiten zwischen Vertrag und erstem Arbeitstag

Kurzbeschreibung

Diese Checkliste stellt Ihnen verschiedene Möglichkeiten vor, wie Sie mit neuen Mitarbeitern zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag in Kontrakt treten können, um schon vor Arbeitsantritt ein positives Verhältnis aufzubauen.

Kontaktmöglichkeiten zwischen Vertrag und erstem Arbeitstag

Die Bewerberauswahl ist abgeschlossen, ein geeigneter Kandidat gefunden und die Vertragsunterzeichnung ist unter Dach und Fach. Aufgrund von längeren Kündigungsfristen kann es dann aber oft noch einige Wochen oder sogar Monate dauern, bis der Mitarbeiter seine neue Stelle antritt. Lassen Sie diese Zeit nicht ohne Kontaktaufnahme verstreichen.

Generelle Vorteile einer frühzeitigen Kontaktaufnahme

In der Phase des Wartens (zwischen Vertragsunterschrift und 1. Arbeitstag) ist es wichtig, den neuen Mitarbeiter "bei Laune zu halten" und ihm das Gefühl zu geben, dass er sich für Ihr Unternehmen richtig entschieden hat. Denn gerade in Zeiten des Fachkräftemangels werden Talente stark umworben. Und nichts wäre ärgerlicher, wenn der neue Mitarbeiter sich noch umentscheidet und der ganze Recruiting-Prozess von vorne beginnen muss. Denn laut Umfrage^[1] haben 28 Prozent der befragten Unternehmen Kündigungen zwischen der Vertragsunterschrift und dem ersten Arbeitstag. Hier gilt es also vorzubeugen!

Frühzeitige Kontakte helfen dabei, schon vor dem ersten Arbeitstag ein positives Verhältnis zum neuen Mitarbeiter aufzubauen. In vielen Fällen nehmen Sie ihm mit der frühzeitigen Kontaktaufnahme die Unsicherheit vor dem ersten Arbeitstag und signalisieren damit, dass sich alle auf seine Mitarbeit und Unterstützung freuen. Sie zeigen damit Ihre Wertschätzung und präsentieren sich gleichzeitig als professioneller und gut organisierter Arbeitgeber.

Diese Checkliste stellt Ihnen verschiedene Möglichkeiten vor, wie Sie mit neuen Mitarbeitern vor dem ersten Arbeitstag in Kontrakt treten können.

[1] Haufe Onboarding-Umfrage 2018

Checkliste Kontaktmöglichkeiten

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Überblick Kontaktmöglichkeiten	Zu beachten		Wird bereits eingesetzt/Ist in Planung Wer ist verantwortlich? Bis wann umgesetzt?
In Onboarding-Plattform oder Onboarding-App aufnehmen	Zugang für neuen Mitarbeiter einrichten Wichtige Unterlagen über das Unternehmen digital bereitstellen (z.B. zur Unternehmensstrategie, Führungsgrundsätze, Einführungsveranstaltungen, oder Firmenzeitschrift) Hilfreiche Informationen wie z.B. Umzugstipps, Unterstützung bei der Wohnungssuche, Kindergärten, Schule oder Freizeitangebote bereitstellen Bei Nutzung einer App: in regelmäßigen Zeitabständen neue Infos auf das Smartphone schicken und sich damit gleichzeitig immer wieder in Erinnerung rufen		Nach Vertragsunterzeichnung
Begrüßungsmappe zuschicken	Falls kein digitales Onboarding vorhanden ist: Begrüßungsmappe für neue Mitarbeiter bereitstellen und per Post oder E-Mail (pdf) versenden Wichtige Infos über das Unternehmen bereitstellen (wie z.B. die Beschreibung der Unternehmensziele, Unternehmens- und Führungsleitsätze, Führungs- und Arbeitsstil, betriebliche Umgangsformen)		Vier Wochen vor Arbeitsantritt
Freundliches Willkommensschreiben versenden	Freundliches Willkommensschreiben versenden (Wann soll der neue Mitarbeiter wo am 1. Arbeitstag erscheinen) Ablaufplan für den ersten Arbeitstag beilegen		Spätestens eine Woche vor Arbeitsantritt
Pressemitteilungen zusenden	Aktuelle Pressemitteilungen zukommen lassen
Eingangsbescheid zusenden	Freundlichen Eingangsbescheid für zugesandte Unterlagen zuschicken (z.B. Lohnsteuerbescheinigung, Urlaubsbescheinigung des früheren Arbeitgebers, Zeugnis etc.) Tipp: Auch bei "einfachen" administrativen Vorgängen können Sie Vorfreude über seinen baldigen Arbeitsbeginn ausdrücken.
Frühe Schulungsmaßnahmen/Weiterbildung anbieten	Einladung zu geplanten internen / externen Schulungsmaßnahmen zusenden (falls Termin vor eigentlichen Arbeitsbeginn liegt)
Zu geplanten Veranstaltungen einladen	Einladungen zu sonstigen Veranstaltungen vor Arbeitsantritt aussprechen, z.B.: Firmenevents (z.B. Tag der offenen Tür, Messeveranstaltung) Teamevent, Workshops Stammtische o.ä.
Zugang zu eLearning-Plattform einrichten	Zugang zur eLearing-Plattform einrichten Zugang zu Videoschulungen/Videobeiträge einrichten Tipp: So kann der neue Mitarbeiter die Zeit vor dem Arbeitsbeginn schon produktiv nutzen.
Zu sozialen Netzwerken einladen	In sozialen Medien in Kontakt treten ( z.B. in bestehende XING-Gruppe aufnehmen oder über LinkedIn vernetzen