2.1 Abgabeverpflichtung und Abgabefrist
Die Lohnsteuerbescheinigung ist grundsätzlich bis zum letzten Tag des Februars des Folgejahres (28.2. bzw. 29.2.) vom Arbeitgeber an die Finanzverwaltung elektronisch zu übermitteln. Die Lohnsteuerbescheinigung 2023 muss spätestens bis zum 29.2.2024 übermittelt werden. Die Lohnsteuerbescheinigung 2024 ist spätestens bis zum 28.2.2025 zu übermitteln.
Die elektronische Datenübermittlung ist regelmäßig Bestandteil der vom Arbeitgeber verwendeten Lohnbuchhaltungssoftware. Die Finanzverwaltung stellt alternativ mit "Elster-Formular" ein kostenloses Programm zur Datenübermittlung bereit. Ganz ohne Programm geht es über das Elster-Portal (zuvor: ElsterOnline-Portal).[1] Eine Authentifizierung über das Elster-Portal ist zwingend vorzunehmen.
Die Abgabeverpflichtung gilt als erfüllt, wenn die Datenlieferung von der Übermittlungsstelle fehlerfrei angenommen wurde. Dies ist durch den Abruf eines Verarbeitungsprotokolls feststellbar.
Datenübermittlung nur authentifiziert möglich
Die Datenübermittlung darf nur authentifiziert erfolgen. Eine einmalige Registrierung im Elster-Portal[2] ist ausreichend.
Zwingende Verwendung der steuerlichen Identifikationsnummer
Ab dem Jahr 2023 ist ausschließlich die steuerliche Identifikationsnummer (IdNr) als Ordnungsmerkmal anzugeben bzw. zu verwenden. Bei dem Ordnungsmerkmal handelt es sich um eine 11-stellige IdNr des Arbeitnehmers.
Verfügte der Arbeitnehmer in der Vergangenheit über keine IdNr bzw. hat der Arbeitnehmer die IdNr dem Arbeitgeber nicht mitgeteilt, konnte die Übermittlung bis Ende des Jahres 2022 auch unter der eTIN (elektronische Transfer-Identifikations-Nummer) des Arbeitnehmers erfolgen.
Hat der Arbeitnehmer trotz Aufforderung des Arbeitgebers seine Identifikationsnummer nicht mitgeteilt, kann der Arbeitgeber diese beim Finanzamt anfordern, um die Lohnsteuerbescheinigung übermitteln zu können. Unter der Voraussetzung, dass der Arbeitgeber für das Jahr 2022 eine Lohnsteuerbescheinigung übermittelt und das Dienstverhältnis auch noch nach Ablauf des Jahres 2022 fortbestanden hat, teilt das Finanzamt die Identifikationsnummer dem Arbeitgeber mit.[3]
Mit der Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung ist der Lohnsteuerabzug abgeschlossen. Dies hat zur Folge, dass der Arbeitgeber grundsätzlich keine Änderungen mehr vornehmen darf.
2.2 Korrektur einer übermittelten Lohnsteuerbescheinigung
2.2.1 Korrektur bei fehlerhaftem Lohnsteuerabzug
Die Korrektur eines fehlerhaften Lohnsteuerabzugs darf nach Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung grundsätzlich nicht mehr erfolgen. Dies gilt auch dann, wenn der Arbeitgeber zu wenig Lohnsteuer einbehalten hat. Allerdings muss der Arbeitgeber in diesen Fällen zur Vermeidung der Haftung eine entsprechende Anzeige an das Betriebsstättenfinanzamt richten, damit die Nachforderung des unterbliebenen Steuerabzugs beim Arbeitnehmer durch Einkommensteuerveranlagung oder durch Nachforderungsbescheid veranlasst werden kann. Eine Erstattung zu hoher Steuerabzugsbeträge an den Arbeitnehmer ist nur durch Abgabe einer Einkommensteuererklärung möglich.
Nachträgliche Änderung eines falschen Lohnsteuerabzugs
Im steuerpflichtigen Bruttoarbeitslohn in Nummer 3 der Lohnsteuerbescheinigung sind Beiträge an eine Direktversicherung i. H. v. 1.500 EUR enthalten, die der Arbeitgeber der Lohnbesteuerung unterworfen hat; die einbehaltenen Steuerabzugsbeträge betragen 400 EUR. Die Versicherungsbeiträge sind jedoch in vollem Umfang steuerfrei.[1] Der Arbeitgeber erkennt den Fehler erst nach Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung und reicht beim Finanzamt eine berichtigte Lohnsteuer-Anmeldung ein.
Ergebnis: Eine Berichtigung der Lohnsteuer-Anmeldung ist nicht zulässig. Die Korrektur kann ausschließlich im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung erfolgen. In diesem Fall bescheinigt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer formlos, dass der mit der Lohnsteuerbescheinigung übermittelte steuerpflichtige Bruttoarbeitslohn um 1.500 EUR überhöht ist. Im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung kürzt das Finanzamt den Bruttoarbeitslohn um diesen Betrag, wodurch es zu einer Erstattung der vom Arbeitgeber zu Unrecht einbehaltenen Steuerbeträge kommt.
Korrekturpflicht seit 2017
Seit 2017 besteht eine gesetzliche Verpflichtung zur Korrektur von fehlerhaft übermittelten Daten.[2] Diese Korrekturnorm gilt nur für die bislang bereits geregelten Korrektur- bzw. Stornierungsgründe. Es ergibt sich keine weitergehende Korrekturmöglichkeit. Dies verhindert die unverändert gebliebene Vorschrift des § 41c Abs. 3 EStG, nach welcher der Lohnsteuerabzug nicht mehr geändert werden darf. Somit ist der Arbeitgeber dann zu einer Korrektur verpflichtet, wenn der Lohnsteuerabzug unverändert bleibt. Es erfolgt also nur eine Korrektur, wenn es sich um eine bloße Berichtigung eines zunächst unrichtig übermittelten Datensatzes handelt.
Falsche Eintragung des Zuschusses zum Mutterschaftsgeld
Der vom Arbeitgeber gezahlte Zuschuss zum Mutterschaftsgeld wu...
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