Erstellen der Lohnsteuerbescheinigung

Zusammenfassung

 
Überblick

Bei Beendigung des Dienstverhältnisses oder am Ende des Kalenderjahres schließt der Arbeitgeber das Lohnkonto des Arbeitnehmers ab. Auf Basis der Eintragungen im Lohnkonto ist die Lohnsteuerbescheinigung zu erteilen. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, in der Bescheinigung bestimmte Angaben vorzunehmen, z. B. Dauer des Dienstverhältnisses, Bruttoarbeitslohn und einbehaltene Steuern oder steuerfreie Bezüge. Diese und weitere Angaben müssen elektronisch an die Finanzverwaltung übermittelt werden.

 
Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Lohnsteuer: Die Ausschreibung der Lohnsteuerbescheinigung sowie die grundsätzliche Verpflichtung zur elektronischen Datenübermittlung beruhen auf § 41b EStG i. V. m. § 93c Abs. 1 Nr. 1 AO und R 41b LStR. Die OFD Frankfurt gibt einen Überblick über alle BMF-Schreiben ab 2011 zur elektronischen Lohnsteuerbescheinigung und besonderen Lohnsteuerbescheinigung, s. OFD Frankfurt, Verfügung v. 24.9.2020, S 2378 A - 14 - St 211. Für die Lohnsteuerbescheinigung 2021 sind neben den Ausführungen im BMF-Schreiben v. 9.9.2020, IV C 5 - S 2533/19/10030 :002, BStBl 2020 I S. 926, zur Bekanntgabe des Vordruckmusters für das Kalenderjahr 2021 auch die Vorgaben im BMF-Schreiben v. 9.9.2019, IV C 5 - S 2378/19/10002 :001, BStBl 2019 I S. 911, bei der Ausstellung des Ausdrucks der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung zu beachten.

Lohnsteuer

1 Erstellen der Lohnsteuerbescheinigung

1.1 Elektronische Datenübermittlung

Arbeitgeber sind grundsätzlich verpflichtet, der Finanzverwaltung für jeden Arbeitnehmer eine elektronische Lohnsteuerbescheinigung zu übermitteln. Spätester Zeitpunkt für die Datensendung ist der letzte Tag im Februar des Folgejahres (28.2., in Schaltjahren 29.2.). Bei Beendigung des Dienstverhältnisses im Laufe des Kalenderjahres kann die Datenübermittlung auch zu einem früheren Zeitpunkt erfolgen.

Der Arbeitgeber haftet für die Einkommensteuer (Lohnsteuer), die aufgrund unrichtiger oder unvollständiger Angaben in der Lohnsteuerbescheinigung verkürzt wird.[1]

 
Hinweis

Beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer

Lohnsteuerbescheinigungen sind auch für beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer elektronisch zu übermitteln.

Bei Arbeitgebern, die ihre Lohnabrechnung maschinell durchführen, ist die elektronische Datenübermittlung Bestandteil des verwendeten Entgeltabrechnungsprogramms. Davon unabhängig stellt auch die Finanzverwaltung ab 2021 mit "Mein ELSTER" (bis 2020: "Elster-Formular") ein kostenloses Programm zur Verfügung. Nunmehr muss zwingend die Onlineplattform "Mein ELSTER" genutzt werden.[2]

Weitere Einzelheiten zum Projekt "ElsterLohn" für Arbeitgeber, die das Programm zur Datenübermittlung selbst herstellen, sowie für Hersteller entsprechender Software enthält das BMF-Schreiben vom 22.10.2004.[3]

Ganz ohne Software geht es nach erfolgter Authentifizierung über das Elster-Portal der Finanzverwaltung unter www.elster.de. Eine Authentifizierung ist für die Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung aber immer erforderlich.

Dokumentation durch Verarbeitungsprotokoll

Nach der elektronischen Datenübermittlung wird zeitverzögert ein Verarbeitungsprotokoll erstellt, das vom Datenübermittler abzurufen ist, damit gewährleistet ist, dass die Daten vollständig übermittelt wurden. Konnten danach die übermittelten Daten nicht korrekt verarbeitet werden, sind die Lohnsteuerbescheinigungsdaten nach erforderlichen Korrekturen erneut zu übermitteln. Die elektronisch vergebene Quittungsnummer des Verarbeitungsprotokolls ist im Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung als Transferticket anzugeben, falls dies technisch möglich ist.

 
Praxis-Tipp

Technische Unterstützung, falls die Übermittlung nicht klappt

Lässt sich das Verarbeitungsprotokoll nicht innerhalb von 5 Tagen nach Übermittlung abrufen, kann sich der Arbeitgeber unter Angabe der Ticketnummer, des Sendedatums, der Fehlernummer und des Fehlertextes an den Support von ElsterLohn wenden.[4]

1.2 Sicherheitsauthentifizierung

Lohnsteuerbescheinigungen können aus Sicherheitsgründen nur mit elektronischem Zertifikat übermittelt werden. Hierfür ist eine einmalige Registrierung des Datenübermittlers im Elster-Portal[1] erforderlich (sog. Authentifizierung). Anhand des bei der Registrierung erzeugten elektronischen Zertifikats kann die Finanzverwaltung feststellen, von wem eingehende Steuerdaten übermittelt werden. Ohne diese Authentifizierung ist eine elektronische Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung nicht möglich.

1.3 Die steuerliche IdNr des Arbeitnehmers

Die Lohnsteuerbescheinigungen sind grundsätzlich unter Verwendung der steuerlichen Identifikationsnummer (IdNr) des Arbeitnehmers als Ordnungsmerkmal zu übermitteln. Wurde für den Arbeitnehmer keine IdNr vergeben oder hat der Arbeitnehmer diese dem Arbeitgeber nicht mitgeteilt, darf die Lohnsteuerbescheinigung noch mit der eTIN (elektronische Transfer-Identifikations-Nummer) übermittelt werden, z.  B. für beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer.

 
Hinweis

eTIN als Ordnungsmerkmal

Die Erteilung ein...

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