Die Erfüllung der Sorgfaltspflichten ist fortlaufend unternehmensintern zu dokumentieren.[1] Die Dokumentation ist ab ihrer Erstellung mindestens 7 Jahre lang aufzubewahren.
Darüber hinaus besteht eine jährliche externe Berichtspflicht über die Erfüllung der Sorgfaltspflichten im vorangegangenen Geschäftsjahr. Die betroffenen Unternehmen müssen den Bericht spätestens 4 Monate nach dem Schluss des Geschäftsjahres auf ihrer Internetseite für einen Zeitraum von 7 Jahren kostenfrei öffentlich zugänglich machen. Im Bericht ist insbesondere darzulegen, ob bzw. welche menschenrechtlichen und umweltbezogenen Risiken oder Verletzungen identifiziert wurden. Sofern Risiken bzw. Verletzungen festgestellt wurden, sind v. a. die Maßnahmen zu beschreiben, die das Unternehmen zur Erfüllung der Sorgfaltspflichten ergriffen hat.
Dieser Bericht ist außerdem an die zuständige Behörde zur Kontrolle und Durchsetzung des LkSG, das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle ("BAFA"), zu übermitteln. Laut BAFA kann sich der Bericht aus den Antworten auf einen strukturierten Fragebogen generieren, der von der Behörde zukünftig zur Verfügung gestellt wird[2] und anhand dessen Unternehmen – mit der vollständigen und wahrheitsgemäßen Beantwortung des Fragebogens –die inhaltlichen Anforderungen an den Bericht erfüllen können. Der Fragebogen wird offene und geschlossene Fragen sowie Mehrfachauswahlmöglichkeiten (Multiple Choice) enthalten.
Da die Dokumentations- und Berichtspflichten somit auch Arbeitsbedingungen entlang der gesamten Lieferkette betreffen und der HR die angefragten Informationen umfassend vorliegen sollten, ist auch insoweit die Beteiligung des HR-Bereichs und des etwaig bestellten Menschenrechtsbeauftragten zweckmäßig.
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