Kurzarbeitergeld (Abschlussprüfung/Rückforderung)

Zusammenfassung

Begriff

Mit Abschlussprüfungen werden nach Beendigung des Kurzarbeitergeldbezugs die Voraussetzungen und der Umfang des Anspruchs auf Kurzarbeitergeld im Betrieb abschließend geprüft und auf dieser Grundlage die vorläufig geleisteten Kurzarbeitergeldzahlungen der Agentur für Arbeit endgültig ent- und beschieden. Daraus können sich Nachzahlungen durch die Agentur für Arbeit an den Arbeitgeber oder Rückforderungen der Agentur für Arbeit gegenüber dem Arbeitgeber ergeben.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Der Anspruch auf Kurzarbeitergeld und das Verfahren sind in §§ 95 ff. SGB III, § 320 Abs. 1 SGB III, § 323 Abs. 2 SGB III, § 325 Abs. 3 SGB III, § 327 Abs. 3, § 328 SGB III und § 421c SGB III geregelt. Die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung haben die versicherungs- und beitragsrechtlichen Auswirkungen der Rückforderung von Kurzarbeitergeld im GR v. 14.2.2023 zusammengefasst.

1 Verfahren zur Zahlung von Kurzarbeitergeld

Das Verfahren zur Zahlung von Kurzarbeitergeld ist 3-stufig gegliedert.

1.1 Anzeige des Arbeitsausfalls

Zunächst zeigt der Arbeitgeber oder die Betriebsvertretung den Arbeitsausfall schriftlich oder elektronisch bei der örtlichen Agentur für Arbeit am Betriebssitz an. Die Anzeige markiert dabei den Startpunkt für die Zahlungen von Kurzarbeitergeld im Betrieb, denn Kurzarbeitergeld kann frühestens von dem Kalendermonat an geleistet werden, in dem die Anzeige bei der Agentur für Arbeit eingegangen ist. Die Agentur für Arbeit hat zeitnah einen schriftlichen Bescheid zu erteilen, ob aufgrund der Angaben in der Anzeige die Grundvoraussetzungen für die Zahlung von Kurzarbeitergeld (erheblicher Arbeitsausfall, betriebliche Voraussetzungen) erfüllt sind. Der Bescheid zur Anzeige gibt dem Arbeitgeber Rechts- und Planungssicherheit für die Zahlung von Kurzarbeitergeld im Bewilligungszeitraum.

1.2 Auszahlung des Kurzarbeitergeldes

Im 2. Schritt berechnet der Arbeitgeber das Kurzarbeitergeld und die verbliebenen Ansprüche auf Arbeitsentgelt und zahlt das Kurzarbeitergeld gemeinsam mit dem Arbeitsentgelt monatlich an die Arbeitnehmer aus. Bei einem vollständigen Arbeitsausfall (sog. Kurzarbeit Null) entfällt im Regelfall die Auszahlung des Arbeitsentgelts und es wird ausschließlich Kurzarbeitergeld ausgezahlt. Der Arbeitgeber beantragt die Erstattung des ausgezahlten Kurzarbeitergeldes schriftlich oder elektronisch bei der Agentur für Arbeit am Sitz der Lohnabrechnungsstelle.

Achtung

Es können 2 unterschiedliche Agenturen für Arbeit im Verfahren zuständig sein

Die Anzeige des Arbeitsausfalls ist bei der Agentur für Arbeit am Betriebssitz einzureichen. Die Anträge auf Erstattung des Kurzarbeitergeldes sind am Sitz der Lohnabrechnungsstelle zu stellen. Falls die Lohnabrechnungsstelle nicht am Betriebssitz ist, sind Anzeige und Antrag somit an 2 unterschiedliche Agenturen zu richten.

Dem Antrag ist eine Stellungnahme der Betriebsvertretung beizufügen. Der Antrag kann auch von der Betriebsvertretung selbst gestellt werden. Der Antrag ist innerhalb einer Ausschlussfrist von 3 Monaten nach Ende des abzurechnenden Monats einzureichen. Die Agentur für Arbeit prüft den Antrag und zahlt das Kurzarbeitergeld vorläufig an die Arbeitgeber aus. Hintergrund ist, dass zeitnah nicht alle relevanten Unterlagen für eine abschließende Entscheidung der Agentur für Arbeit vorgelegt werden können und mit der vorläufigen Auszahlungen eine rasche Erstattung des Kurzarbeitergeldes gewährleistet werden kann.

1.3 Endgültige Entscheidung

Die vorläufige Leistungsgewährung macht in einem 3. Schritt vor einer endgültigen Entscheidung der Agentur für Arbeit Abschlussprüfungen erforderlich.

2 Durchführung der Abschlussprüfung

Die Abschlussprüfungen werden im Regelfall etwa innerhalb von 7 Monaten nach dem Ende des Kurzarbeitergeldbezugs durchgeführt. Dabei wird jeder Arbeitsausfall separat betrachtet und geprüft. In einem Betrieb können mehrere Arbeitsausfälle vorliegen, z. B. weil in verschiedenen Betriebsabteilungen Kurzarbeit durchgeführt wurde oder es zwischen den Kurzarbeitsphasen im Betrieb eine Unterbrechung des Kurzarbeitergeldbezugs von mindestens 3 Monaten gab. Dann ergibt sich ein Arbeitsausfall vor der Unterbrechung und ein Arbeitsausfall nach der Unterbrechung. Zuständig ist ebenfalls die Agentur für Arbeit am Sitz der Lohnabrechnungsstelle, da sich dort die prüfungsrelevanten Unterlagen befinden. Die Abschlussprüfung erfolgt ebenfalls in 3 Stufen.

2.1 Anforderung der Prüfungsunterlagen

Die Agentur für Arbeit fordert den Arbeitgeber zunächst schriftlich auf für die endgültige Entscheidung relevante Unterlagen an die Agentur für Arbeit zu übersenden. Die Unterlagen können per Post oder im Bereich der Online-Services auf der Internetseite der Bundesagentur für Arbeit elektronisch übermittelt werden. Welche Unterlagen die Agentur für Arbeit anfordert, hängt von den Umständen des Einzelfalls ab. Relevant sind allerdings nur Unterlagen, die die kurzarbeitenden Beschäftigten betreffen.

Praxis-Beispiel

Beispielhafte Aufzählung von Unterlagen, die von der Agentur für Arbeit angefordert werden können:

• Arbeitszeitunterlagen (Arbeitszeitnachweise, Arbeitszeitkonto)
• Gehaltsabrechnungen, Lohnabrechnungen, Lohnjournale
• Nachweise zur Einführung der Kur...