Nach § 7 Abs. 1 HinSchG haben Personen, die beabsichtigen, Informationen über einen Verstoß zu melden, die Wahlmöglichkeit, ob sie sich an eine interne Meldestelle (§ 12) oder eine externe Meldestelle (§§ 19–24) wenden. Sie können die Meldung auch mündlich erstatten. Wenn einem intern gemeldeten Verstoß nicht abgeholfen wurde, bleibt es der hinweisgebenden Person unbenommen, sich an eine externe Meldestelle zu wenden. § 7 Abs. 2 regelt ausdrücklich, dass es verboten ist, Meldungen oder die auf eine Meldung folgende Kommunikation zwischen hinweisgebender Person und Meldestelle zu behindern oder dies zu versuchen. Die Meldestellen haben die Vertraulichkeit der Identität der meldenden Person zu wahren (§ 8), es sei denn, dass diese vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen über Verstöße meldet.[1] Darüber hinaus regelt § 9 Abs. 2 bis 4 HinSchG weitere Ausnahmen von diesem Vertraulichkeitsgebot. Nach § 11 Abs. 1 HinSchG sind die Meldungen zu dokumentieren. Der hinweisgebenden Person ist Gelegenheit zu geben, das Protokoll zu überprüfen, gegebenenfalls zu korrigieren und durch ihre Unterschrift oder in elektronischer Form zu bestätigen. Wird eine Tonaufzeichnung zur Anfertigung eines Protokolls verwendet, so ist sie zu löschen, sobald das Protokoll fertiggestellt ist.
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