Internal Investigations: Rechtskonforme Vorgehensweise f ... / 7 Konkrete Anforderungen durch das neue Verbandssanktionengesetz

Das nunmehr bevorstehende Verbandssanktionengesetz wird der Durchführung von internen Ermittlungen künftig eine neue Bedeutung zukommen lassen. Künftig wird sich eine internal investigation unter gewissen Voraussetzungen strafmildernd für das Unternehmen auswirken. Zudem werden durch die derzeit geplanten Neuregelungen Voraussetzungen an die Befragung von Mitarbeitern gestellt. Das bedeutet für die Praxis, dass es konkrete Voraussetzungen bei der Befragung von Mitarbeitern gibt. Bei der Einhaltung dieser Vorgaben können Betroffene künftig davon ausgehen, dass das Interview rechtskonform war und damit auch verwertet werden kann.

7.1 Voraussetzungen für Strafmilderung

Die Durchführung von internen Ermittlungen wird sich künftig strafmildernd für das Unternehmen auswirken. Eine Milderung der Strafe soll immer dann in Betracht kommen, wenn durch die interne Ermittlung tatsächlich eine Aufklärung des Sachverhalts ermöglicht wurde. Zudem müssen gewisse Voraussetzungen erfüllt sein:

1. Zunächst wird vorausgesetzt, dass das Unternehmen selbst oder ein von ihm beauftragter Dritter wesentlich dazu beigetragen haben, dass der Compliance-Verstoß aufgeklärt werden konnte.
2. Außerdem ist es erforderlich, dass das aufklärende Unternehmen oder der beauftragte Dritte nicht gleichzeitig auch Verteidiger des Unternehmens oder eines Beschuldigten im vorliegenden Verfahren sind.
3. Zudem muss das Unternehmen oder der beauftragte Dritte ununterbrochen und uneingeschränkt mit den Ermittlungsbehörden zusammen arbeiten. Es muss eine andauernde Kooperationsbereitschaft bestehen.

4. Als weitere Voraussetzung muss das Unternehmen den Behörden nach Abschluss ihrer internen Ermittlungen folgende Dokumente zur Verfügung stellen können:

   • das Ergebnis der internen Untersuchung einschließlich aller für die Untersuchung wichtigen Dokumente und
   • einen vollständigen Abschlussbericht über die interne Untersuchung

7.2 Grundsätze eines fairen Verfahrens müssen beachtet werden

Die letzte Voraussetzung betrifft die Befragung von den eigenen Mitarbeitern des Unternehmens und wird künftig strenge Anforderung an Mitarbeiterbefragungen stellen. Die Durchführung von Interviews muss künftig unter Beachtung der Grundsätze eines fairen Verfahrens erfolgen. Das bedeutet, dass Mitarbeiter vor einer Befragung insbesondere über folgende Regelungen informiert und aufgeklärt werden müssen:

• Auskünfte von Befragten können im Strafverfahren gegen sie verwendet werden.
• Befragte haben das Recht auf die Hinzuziehung eines Rechtsbeistandes oder eines Mitglieds des Betriebsrates.
• Befragte haben das Recht auf Aussageverweigerung und müssen dahingehend aufgeklärt werden.
• Die Einhaltung des fairen Verfahrens muss dokumentiert werden.

Für die Praxis bedeutet das, dass eine Mitarbeiterbefragung künftig einheitlich geregelt wird. Damit werden derzeit bestehende Probleme gelöst, wie z. Bsp. die belastende Aussage des Mitarbeiters oder der fehlende Rechtsbeistand. Wichtig ist zudem die Dokumentationspflicht: Verantwortliche sollten sich in jedem Fall von ihrem Mitarbeiter unterschreiben lassen, dass die Grundsätze des fairen Verfahrens eingehalten wurden und der Mitarbeiter entsprechend belehrt wurde. Nur durch diese Dokumentation können Verantwortliche die Einhaltung der gesetzlichen Voraussetzungen im Zweifel nachweisen.

Wichtig

Voraussetzungen für eine Internal Investigation mit unter Umständen strafmildernder Wirkung

Zusammengefasst ergeben sich künftig folgende Voraussetzungen für eine internal investigation, die sich unter Umständen sogar strafmildernd auswirken kann:

1. Aktiver Aufklärungsbeitrag
2. Verantwortlicher der Ermittlung ist kein Verteidiger des Unternehmens oder eines Beschuldigten
3. Kooperationsbereitschaft
4. Aushändigung der vollständigen Dokumentation und der Ergebnisse
5. Befragung der Mitarbeiter muss nach den Grundsätzen eines fairen Verfahrens erfolgen

Sind diese Voraussetzungen erfüllt, kann ein Unternehmen künftig davon ausgehen, dass die interne Untersuchung erfolgreich und wirksam war. Zudem kann dann die Strafe gemildert werden: das vorgesehene Höchstmaß der Strafe wird um die Hälfte reduziert und das vorgesehene Mindestmaß entfällt. Künftig werden die Anforderungen an internal investigations nicht nur konkreter und einheitlicher geregelt, sondern können bei Beachtung auch zu einer Milderung der Strafe führen.