Führen auf Distanz / 3.3 Vereinbaren von Spielregeln zur Kommunikation

Ist geklärt, mit welchem Medium das Kommunikationsziel am besten zu erreichen ist, sollten die einzelnen Medien dann auch wirksam zur Anwendung kommen. Dafür haben sich diese Spielregeln bewährt:

3.3.1 Telefonkonferenz

• Ziel + Zeiten (Agenda) klar
• nur 7 bis 8 Aktive
• vorab ggf. inhaltliche Klärungen
• für Ruhe sorgen
• Moderation regeln
• zuerst vorstellen
• nichts parallel tun
• Info vor Verlassen
• Personen direkt ansprechen
• Dokumentation sofort

3.3.2 Videokonferenz  (dazu Telko-Regeln)

• Technik vorher testen
• Video aller technisch machbar? (ggf. an Anfang u. Schluss)
• gekleidet in optisch ruhigen Farben, uni
• warmes helles Licht verwenden
• visualisieren: Agenda + Fachinhalte
• Blickkontakt herstellen (öfters in die Kamera schauen)

3.3.3 Chat

• Einsatz / Inhalte klären
• Antwortzeit definieren
• Teilnehmer-/ Leserkreis festlegen / mitdenken
• respektvolle Sprache etablieren
• Icon-Verwendung + Filmversand regeln

3.3.4 Team-Community / digitales Office

• klären wer moderiert / editiert
• Struktur für Themenfelder festlegen (Teamagenda, Fachthemen, Ideen...)
• Länge / Umfang der Beiträge definieren
• gemeinsame Templates nutzen
• Leseberechtigung klären
• Schreibberechtigung klären
• respektvolle Sprache etablieren
• keine "geheimen" Infos oder Interna einstellen
• nicht für Werbung, ständige Lebenszeichen oder vermeintlich Humoriges missbrauchen

3.3.5 E-Mail

• kurz, klar gegliedert
• besser telefonieren?
• möglichst Inhalt in Bildschirm-Größe
• klar Erwartung nennen
• „Betreff“ aussagekräftig
• Adressat in „an“, andere ggf. in „CC“
• nur ein Themenkomplex pro Mail
• Signatur verwenden
• Weiterleitung kenntlich machen
• Unnötiges und sich wiederholende Signaturen löschen
• Lesehäufigkeit u. Antwortfrist vereinbaren

3.3.6 Nutzungsregeln

Für Holger und sein Team sind vor allem diese Nutzungsregeln wichtig:

• Bei jedem Gespräch gelten die ersten Minuten der Kontaktaufnahme: Wie geht’s den einzelnen, was läuft gerade gut, wo brauchen sie Unterstützung, was ist ihnen wichtig? So lernen sich alle auch schon bei dem kurzen Austausch besser kennen.
• In den regelmäßigen Videocalls moderiert immer eines der Teammitglieder, anhand der vorab zusammengesammelten Agenda und visualisierten Inhalten (geteilter Bildschirm), spricht alle mit Namen an, fragt nach – und alle beteiligen sich aktiv.
• Jede Mail erhält einen eindeutigen "Betreff" und gezielte Adressaten in "an", nicht immer an alle fünf Personen, ggf. andere in "CC", und: Nur ein Thema pro Mail.
• Das digitale Büro moderiert / editiert Mia, Leseberechtigung haben alle, die Themenfelder wie "Team", "Kundenprojekte", "Innovation" usw. werden gemeinsam festgelegt.
• Bei Irritationen findet zeitnah ein Klärungsgespräch statt.