Rz. 162a
Der Stpfl. muss für die Anwendung von § 8 Abs. 2 S. 4 EStG ein ordnungsmäßiges Fahrtenbuch vorlegen, aus dem sich die beruflichen Fahrten, die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (sowie eventuell die Familienheimfahrten anlässlich einer doppelten Haushaltsführung) und die Privatfahrten ergeben. Erforderlich sind zudem grundsätzlich
- zeitnahe und laufende Eintragungen für den gesamten Zeitraum;
- das Datum jeder Fahrt;
- der Kilometerstand (nicht gerundet) zu Beginn und am Ende jeder einzelnen betrieblich veranlassten Fahrt;
- das Reiseziel und der Reisezweck;
- Aufzeichnungen zu Umwegfahrten.
Rz. 162b
Besteht eine einheitliche berufliche Reise aus mehreren Teilabschnitten, so können diese Abschnitte miteinander zu einer zusammenfassenden Eintragung verbunden werden. Es genügt dann die Aufzeichnung des am Ende der gesamten Reise erreichten Gesamtkilometerstands, wenn zugleich die einzelnen Kunden oder Geschäftspartner im Fahrtenbuch in der zeitlichen Reihenfolge aufgeführt werden, in der sie aufgesucht worden sind. Wird der berufliche Einsatz zugunsten einer privaten Verwendung unterbrochen, so stellt diese Nutzungsänderung wegen der damit verbundenen unterschiedlichen steuerlichen Rechtsfolgen einen Einschnitt dar, der im Fahrtenbuch durch Angabe des bei Abschluss der beruflichen Fahrt erreichten Kilometerstands zu dokumentieren ist.[1]
Rz. 163 und 164 einstweilen frei
Rz. 165
Lose geführte Aufzeichnungen genügen den Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nicht.[2] Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch gem. § 8 Abs. 2 S. 2 bis 4 i. V. m. § 6 Abs. 1 Nr. 4 S. 2 EStG muss eine hinreichende Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Aufzeichnungen bieten, sodass der zu versteuernde Anteil (Privatfahrten und Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte) an der Gesamtfahrleistung mit vertretbarem Aufwand überprüft werden kann.[3] Dazu gehört auch, dass das Fahrtenbuch zeitnah und fortlaufend in einer geordneten und geschlossenen äußeren Form geführt wird, die nachträgliche Einfügungen oder Veränderungen ausschließt oder zumindest deutlich als solche erkennbar werden lässt. Laufende, aber lose gefertigte Aufzeichnungen reichen hierfür nicht aus.[4] Eine mithilfe eines Computerprogramms erzeugte Datei genügt diesen Anforderungen (ausnahmsweise) dann, wenn nachträgliche Änderungen der zuvor eingegebenen Daten technisch ausgeschlossen sind oder in der Datei selbst dokumentiert und offengelegt werden[5]; eine Excel-Tabelle genügt dem daher nicht. Die Führung eines elektronischen Fahrtenbuchs kann den Aufzeichnungsaufwand erheblich reduzieren.[6]
Ein elektronisches Fahrtenbuch wird anzuerkennen sein, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen. Beim Ausdrucken von elektronischen Aufzeichnungen müssen nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen, zumindest aber dokumentiert werden.[7] Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) sind zu beachten.[8] Ein elektronisches Fahrtenbuch, in dem alle Fahrten automatisch bei Beendigung jeder Fahrt mit Datum, Kilometerstand und Fahrtziel erfasst werden, gilt als zeitnah geführt, wenn der Fahrer den dienstlichen Fahrtanlass (Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner) innerhalb eines Zeitraums von bis zu 7 Kalendertagen nach Abschluss der jeweiligen Fahrt in einem "Webportal" einträgt und die übrigen Fahrten dem privaten Bereich zugeordnet werden.[9]
Rz. 165a
Kleinere Mängel führen nicht zur Verwerfung des Fahrtenbuchs und zur Anwendung der 1-%-Regelung, wenn die Angaben insgesamt plausibel sind. Maßgeblich ist der Gesamteindruck. Nicht jeder Mangel eines Fahrtenbuchs ist somit schädlich. Kleinere Mängel bleiben ohne Folgen, wenn die Angaben insgesamt plausibel sind. So wurden z. B. die fehlende Eintragung einer Fahrt zur Tankstelle sowie zwei weitere Differenzen bei den Kilometerangaben in Werkstattrechnungen und im Fahrtenbuch als geringfügig und damit unbeachtlich bewertet.[10] Maßgeblich sind insoweit die Umstände des Einzelfalls. Anders ausgedrückt: Erscheint das Fahrtenbuch insgesamt als im Nachhinein erstellt oder "stimmt" der Gesamteindruck. Letztlich handelt es sich um eine vergleichbare Fragestellung wie bei der Verwerfung einer Buchführung, die nur in Betracht kommt, wenn erhebliche, also nicht nur geringfügige Mängel festgestellt werden können.[11]
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