Privatnutzung eines betrieblichen Pkw durch den Unternehmer / 3.2.2 Ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

Der Begriff des ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs ist gesetzlich nicht näher bestimmt. Durch die Rechtsprechung sind die Voraussetzungen, die an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zu stellen sind, jedoch im Wesentlichen geklärt.

Es ist erforderlich, das ordnungsgemäß geführte Fahrtenbuch dem Finanzamt stets im Original vorzulegen. Die Übertragung in Reinschrift in eine Fahrtenbuchvorlage (z. B. von Notizzetteln, Terminkalendern) reicht für die Anerkennung nicht aus.^[1] Das Fahrtenbuch muss auch vollständig sein, d. h., es müssen sich sämtliche privaten und betrieblichen Fahrten aus ihm ersehen lassen.

Das Fahrtenbuch muss durchgängig während des gesamten Kalenderjahres geführt werden.^[2] Eine Führung des Fahrtenbuchs lediglich für einen repräsentativen Zeitraum wird nicht anerkannt.^[3]

Für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch sind die folgenden Mindestangaben erforderlich:^[4]

• Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen betrieblich/beruflich veranlassten Fahrt.
• Reiseziel/-route; zu beachten ist, dass den Anforderungen grds. nicht entsprochen wird, wenn als Fahrtziele nur Straßennamen angegeben sind, auch wenn diese Angaben anhand nachträglich erstellter Auflistungen präzisiert werden.^[5] Die Nutzung der verkehrsgünstigeren anstatt der kürzesten Straßenverbindung laut Routenplaner braucht grundsätzlich nicht erläutert zu werden. Etwas anderes kann bei wiederholten Fahrten zum selben Ziel und stark schwankenden Entfernungsangaben gelten. Bei erheblichen Abweichungen zwischen der kürzest möglichen und der gewählten Strecke ist regelmäßig von einer Umwegfahrt auszugehen, die dann genauere Aufzeichnungen erforderlich machen dürfte.^[6]
• Namen und Anschriften der aufgesuchten Kunden und Geschäftspartner. Die Beschränkung auf Orts- oder Straßenangaben genügt nur dann, wenn sich der aufgesuchte Kunde oder Geschäftskontakt hieraus zweifelsfrei ergibt oder wenn sich dessen Name auf einfache Weise unter Zuhilfenahme von Unterlagen ermitteln lässt, die ihrerseits nicht mehr ergänzungsbedürftig sind.^[7]
• Reisezweck^[8]
• genaue Km-Angaben für Privatfahrten (einschließlich der Fahrten zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte/Tätigkeitsstätte sowie Familienheimfahrten);^[9] es ist ausreichend, wenn die Fahrt lediglich als "privat" bezeichnet ist, das private Reiseziel und das Datum der Fahrt muss nicht genannt werden.

Bei bestimmten Berufsgruppen, deren Arbeitsalltag die ständige Nutzung des Fahrzeugs beinhaltet, z. B. Taxifahrer, Fahrlehrer, Handelsvertreter, Kurierdienstfahrer, Automatenlieferanten, Kundendienstmonteure etc., gelten Aufzeichnungserleichterungen.^[10] Auch wenn aus beruflichen Gründen grundsätzlich eine Verschwiegenheitspflicht beim Unternehmer vorliegt, z. B. Ärzte, steuerliche Berater und Rechtsanwälte, etc., unterliegen auch diese Berufsgruppen der Verpflichtung, den Namen des aufgesuchten Mandanten aufzuführen.^[11]

Elektronisches Fahrtenbuch

Ein elektronisches Fahrtenbuch oder ein Fahrtenschreiber werden von der Finanzverwaltung anerkannt, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen. Beim Ausdrucken von elektronischen Aufzeichnungen müssen nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen, zumindest aber dokumentiert werden.^[12]

Hinweis

Keine Zertifizierung von elektronischen Fahrtenbuchsystemen

Die Finanzverwaltung führt keine Zertifizierung von elektronischen Fahrtenbuchsystemen durch. Das steuerliche Risiko der Anwendung des entsprechenden Systems trägt der Steuerpflichtige.^[13]

Das elektronische Fahrtenbuch muss zeitnah, d. h. innerhalb von 7 Tagen, geführt werden.

Abweichungen zwischen der GPS-Entfernung und dem Tachostand sind unbedenklich, Anpassungsbuchungen können jedoch sinnvoll sein. Bei privaten Fahrten reichen Kilometerangaben aus. Der GPS-Modus kann bei diesen ausgeschaltet werden.

Bei eventuellen Änderungen müssen die Änderungshistorie mit Änderungsdatum/-daten und (jeweils) ursprünglichem Inhalt ersichtlich sein. Auch die Änderungshistorie darf nicht nachträglich veränderbar sein. Ein Datenzugriff der Finanzverwaltung auf das elektronische Fahrtenbuch bzw. den Fahrtenschreiber muss gewährleistet sein.^[14] Sofern manuelle Angaben zu Art, Ziel und Zweck der Fahrt nachträglich geändert werden können, ohne dass dies nachvollziehbar ist, werden die Daten von der Finanzverwaltung nicht anerkannt.^[15] Entsprechendes gilt für ein Fahrtenbuch in Form einer Excel- oder Word-Datei, da in diesen Fällen Änderungen ebenso nicht nachvollziehbar sind.^[16]

Laut dem FG Niedersachsen müssen neben dem Bewegungsprofil auch die Fahrtanlässe zeitnah erfasst werden, hiernach kann ein Programm, das auch nach Jahren noch Änderungen zulässt, nicht als ordnungsgemäßes elektronisches Fahrtenbuch anerkannt werden.^[17]

Folgen inhaltlicher Mängel

Inhaltliche Mängel können die Ordnungsmäßigkeit eines Fahrtenbuchs ausschließen. Von inhaltlichen Mängeln ist insbesondere dann auszugehen, wenn Belege wie Werkstattrechnungen oder Tankquittungen widerspr...