Dokumentierte Informationen

Zusammenfassung

Begriff

Kennzeichnend für ein Managementsystem sind Festlegungen (Ziele, Zuständigkeiten) und Regelungen (Prozesse, Abläufe). Diese müssen dokumentiert sowie identifizierbar und zuordenbar sein. In vielen Unternehmen erfolgt dies in einem Managementhandbuch. Es ist eine geordnete Sammlung aller relevanten Informationen eines Managementsystems und damit der zentrale Teil der Dokumentation des Managementsystems eines Unternehmens. Managementsystem-Normen, wie die DIN ISO 9000 für das QMS oder die DIN ISO 45.001 für das AMS überlassen es dem Anwender, wie er die notwendige Dokumentation vornimmt. Die dokumentierten Informationen müssen jedoch vollständig, identifizierbar und zuordenbar sein. Dies kann ein Managementhandbuch sein oder in anderer Form erfolgen. Dokumentierte Informationen sind ein wichtiges Hilfsmittel zur Umsetzung eines Arbeitsschutz-Managementsystems (AMS).

1 Pflicht zur Erstellung?

Ohne dokumentierte Informationen (z. B. in Form eines Managementhandbuchs) ist ein Managementsystem nicht funktionsfähig, denn es stellt die Informationsplattform für das betriebliche Handeln, die Darlegung des Soll-Zustands, die Basis für die Überwachung der Wirksamkeit sowie den Fundort der relevanten Informationen und Aufzeichnungen dar. Alle gängigen Managementsystemkonzepte verlangen deshalb die Erstellung solcher dokumentierter Informationen.

Sie erleichtern auch die Transparenz der Umsetzung externer Vorgaben und die Nachweisbarkeit von deren Einhaltung. Dadurch können Dokumentations- und Nachweisforderungen z. B. von Versicherungen sowie des Gesetzgebers leichter erfüllt werden. Wie bei den Normen überlässt auch der Gesetzgeber dem Unternehmen die Form der Dokumentation. So verpflichtet § 3 Abs. 2 Arbeitsschutzgesetz den Arbeitgeber zur Schaffung einer "geeigneten Organisation", die jederzeit nachweisbar (identifizierbar und zuordenbar) sein muss. Der Nachweis einer geeigneten Organisation des betrieblichen Arbeitsschutzes ist jedoch nicht gleichzusetzen mit den dokumentierten Informationen, die durch die AMS-Norm DIN ISO 45.001 gefordert werden. Gleichwohl erleichtert ein AMS-Handbuch den im Arbeitsschutzgesetz indirekt geforderten Nachweis stark.

2 Intention der dokumentierten Informationen (z. B. Managementhandbuch)

Dokumentierte Informationen (z. B. in Form eines Handbuchs) stellen allgemein eine geordnete Sammlung von Informationen dar. Als systematisch gegliedertes Nachschlagewerk dient sie dem Benutzer als "Gebrauchsanleitung" und ist Teil der gemeinsamen Wissensbasis eines Unternehmens. Benutzer sind die Führungskräfte, die Akteure im Arbeitsschutz und die weiteren Beschäftigten.

Die dokumentierten Informationen

• sind die "oberste Direktive" des Unternehmers zur Organisation und Anwendung des Managementsystems,
• sind eine Orientierungsgrundlage für das eigene Handeln sowie eine praktische Hilfestellung für die tägliche Arbeit,
• erhöhen die Transparenz der Zusammenhänge im Unternehmen,
• fördern das Verständnis für die Ziele und Grundsätze des Unternehmens, die Managementprozesse, das Zusammenwirken im Unternehmen sowie die betrieblichen Abläufe (Prozesse),
• fördern das Vertrauen der Beschäftigten in das eigene Unternehmen,
• sind die Basis für interne Audits sowie eine mögliche Zertifizierung des Managementsystems.

Dokumentierte Informationen sind die Basis eines Managementsystems. Gemeinsam mit allen "mitgeltenden" Unterlagen, die angefügt sind oder auf die verwiesen wird, dienen sie der Darlegung, Aufrechterhaltung, Überwachung der Wirksamkeit, der Dokumentation und permanenten Verbesserung des Managementsystems.

Wichtig

Dokumentierte Informationen

• Sie müssen gelenkt und geschützt werden und ein angemessenes Format besitzen.
• Sie sind durch die Geschäftsführung in Kraft zu setzen.
• Sie müssen identifizierbar und zuordenbar sein (Titel, Datum, Autor, Referenznummer etc.).
• Sie müssen ein "angemessenes Format" (Sprache, Software) und Medium (Papier oder elektronisch) haben.
• Sie müssen überwacht und gelenkt werden, um ihre Aktualität und Verfügbarkeit sicherzustellen, z. B. durch die Hinterlegung der aktuellen Fassung im Intranet und einen entsprechenden Hinweis auf den ausgedruckten Exemplaren.
• Bei den Handbuchexemplaren, die den Geschäftspartnern, Kunden und Lieferanten zur Verfügung gestellt werden, sollten die Abschnitte, die das Firmen-Know-how darlegen, herausgenommen werden.

3 Inhalte

Dokumentierte Informationen

• beschreiben die wichtigen Elemente des Managementsystems,
• legen die Prozesse, Verfahren und die Dokumentation dar,
• zeigen die Wechselwirkungen zwischen den Prozessen auf,
• verweisen auf gültige Dokumente und Aufzeichnungen und
• schaffen den Zugang zu sämtlichen Vorgabedokumenten, Hilfsmitteln und Aufzeichnungen für das Management und die Beschäftigten.

Damit sind sie der zentrale Teil des Managementsystems. Mit der Offenlegung des praktizierten Managementsystems werden die Mitarbeiter, Geschäftspartner, Kunden und Lieferanten über die Aktivitäten zur Sicherung der durch das Managementsystem zu managenden betrieblichen Aufgabe (z. B. Qualität, Arbeits- und Gesundheitsschutz, Umweltschutz) informiert. Für die int...