Managementsystem

Zusammenfassung

Begriff

Ein Managementsystem ist ein komplexes "Werkzeug" zum Managen (Planen, Organisieren, Führen und Kontrollieren) eines Unternehmens bzw. betrieblicher Aufgaben, wie Qualität, Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit (Arbeitsschutz) etc. Dieses Werkzeug stellt ein strukturiertes System dar. Es umfasst eine Beschreibung des Kontextes des Unternehmens sowie alle führungstechnischen und organisatorischen Festlegungen, Maßnahmen und Methoden zur Festlegung und Erreichung der Ziele eines Unternehmens. Orientiert sich das Managementsystem an einem anerkannten Standard (z. B. einer Norm) kann das Managementsystem auch zertifiziert werden – man spricht dann von einem zertifizierten Managementsystem.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Die Notwendigkeit der Anwendung eines Managementsystems resultiert v. a. aus der praktischen Erkenntnis, dass eine gute, zeitgemäße Unternehmensführung vor dem Hintergrund der hohen Dynamik der Veränderungen in fast allen Bereichen (technologischer Wandel, Globalisierung, beschleunigte Prozesse, demografischer Wandel etc.) ein geeignetes (wirksames) Managementwerkzeug benötigt.

Die Notwendigkeit resultiert entscheidend auch aus den Forderungen der Kunden sowie teilweise auch der Partner. Beispiele dafür sind das Qualitätsmanagement, das Umweltmanagement, das Arbeitsschutzmanagement sowie das Hygienemanagement.

Der Gesetzgeber fordert i. d. R. indirekt zur Umsetzung öffentlich-rechtlicher Vorgaben sowie zum Nachweis von deren Umsetzung spezielle "Managementsysteme". Beispiele hierfür sind:

• Störfallverordnung Anhang III StörfallV – Sicherheits-Managementsystem
• Lebensmittelhygiene-Verordnung (LMHV) – Hygienemanagement
• Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) – Arbeitsschutzmanagement
• EMAS-Verordnung – Umweltmanagement

1 Notwendigkeit eines Managementsystems

Die Aufgabe, ein Unternehmen zu führen und dabei den Anforderungen aller Interessenspartner gerecht zu werden, wird immer komplexer. Unternehmer können sich daher bei der Bewältigung ihrer Führungsaufgaben nicht mehr alleine auf die eigene Erfahrung und Kompetenz verlassen. Sie benötigen vielmehr ein für das Unternehmen maßgeschneidertes "Werkzeug", das sie bei der strategischen Betriebsführung und der täglichen Arbeit, der operativen Betriebsführung, unterstützt.

Gut geführte Organisationen zeichnen sich durch ein funktionierendes Ordnungssystem aus. Ein solches Managementwerkzeug besteht v. a. aus einer strategischen Ausrichtung des Unternehmens durch eine Vision, selbst formulierten Zielen und Handlungsgrundsätzen sowie daraus abgeleiteten Strukturen und verbindlichen Anweisungen, wie z. B. Prozessregelungen.

Wie eine Landkarte gibt ein solches Ordnungssystem dem Management und den Beschäftigten eine klare Orientierung bei der Gestaltung und Ausführung ihrer Aufgaben und fördert die Transparenz. Ein solches Werkzeug zum Managen des Unternehmens bzw. einer betrieblichen Aufgabe, das auf die Individualität des Unternehmens abhebt und dabei alle Forderungen an das Unternehmen berücksichtigt, bezeichnet man allgemein als Managementsystem.

Managen bedeutet dabei: Ausrichtung geben durch eine Politik (Visionen, …), Ziele vereinbaren, Voraussetzungen schaffen, Prozesse und Tätigkeiten planen, initiieren und steuern sowie alle Elemente des Managementsystems regelmäßig bewerten und kontinuierlich verbessern.

Auch kleinere und eigentümergeführte Unternehmen benötigen ein professionelles Ordnungssystem, denn die Notwendigkeit einer optimalen (reibungslosen) Zusammenarbeit und das Managen der betrieblichen Aufgaben nehmen auch hier weiter zu. In Kleinbetrieben ist die Verwendung des Begriffs Managementsystem zu überprüfen. Alternativen sind: Führungskonzept oder Betriebsführung mit System.

2 Aufbau

Ein Managementsystem umfasst alle führungstechnischen und organisatorischen Festlegungen, Maßnahmen und Methoden, die die Prozesse der Leistungserstellung einer Organisation an den Zielen ausrichten und beherrschbar machen sollen, ein systematisches Handeln der Organisation bewirken und so das Erreichen der festgelegten Ziele sicherstellen. Es vereinheitlicht bzw. standardisiert betriebliche Prozesse und Handlungen – schafft also Routinen. Für das Management ist es der Bezugsrahmen für die jeweiligen Aufgaben und ein Führungsinstrument, für die Mitarbeiter v. a. eine Handlungsorientierung und ein Nachschlagewerk. Diese Hauptprozesse oder Bausteine sowie deren Zusammenwirken (Wechselwirkungen) skizzieren den Aufbau eines Managementsystems und geben ihm eine erkennbare Architektur.

Die wesentlichen führungstechnischen und organisatorischen Festlegungen, Maßnahmen und Methoden eines Managementsystems sind:

• strategische Ausrichtung des Unternehmens durch eine Vision und Grundsätze (eine Policy),
• Zielorientierung durch kommunizierte Unternehmensziele und deren Konkretisierung beim Herunterbrechen auf die einzelnen Arbeitsbereiche/-plätze,
• Zielevereinbarung,
• Strukturen schaffen durch aufbauorganisatorische Festlegungen (z. B. Hierarchie, Verantwortung, Zuständigkeiten, Befugnisse),
• Prozesse festlegen und beschreiben...