Audit (Arbeitsschutz)

Zusammenfassung

Begriff

Als Audit wird im Allg. ein geregeltes und dokumentiertes Verfahren zur systematischen und unabhängigen Untersuchung und Bewertung von Prozessen, Aktivitäten und deren Ergebnissen anhand festgelegter Soll-Kriterien verstanden. Audits vergleichen den Ist-Zustand mit dem Ziel- bzw. Soll-Zustand (Vorgaben oder Richtwerten von Standards oder Richtlinien). Sie stellen fest, ob und inwieweit die Ist-Prozesse, Aktivitäten und Ergebnisse den geplanten Vorgaben bzw. Richtwerten entsprechen und ob diese Vorgaben/Richtwerte effizient verwirklicht werden sowie ob sie geeignet sind, die Ziele zu erreichen. Audits sind ein fester und unverzichtbarer Bestandteil jedes Managementsystems. Sie dienen dort als Informationen für Verbesserungen sowie als Nachweise für die Erfüllung der Anforderungen. In Abhängigkeit von der Unternehmenszugehörigkeit der auditierenden Person wird zwischen internen und externen Audits unterschieden.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Die unternehmensinterne und externe Überprüfung der Erfüllung öffentlich-rechtlicher Verpflichtungen ist ein Grundprinzip des deutschen Arbeitsschutzrechts. Dabei werden jedoch keine Audits gefordert, wobei die im Arbeitsschutz verwendeten Verfahren zur Überprüfung, Überwachung etc. mit Audits vergleichbar sind. Audits sind ein Werkzeug von Managementsystemen. Sie können die in Gesetzen und Vorschriften geforderten Überprüfungen und Überwachungen unterstützen. Beispiele: Arbeitsschutz-Audits sind auch ein Werkzeug für die in § 3 Arbeitsschutzgesetz geforderte Überprüfung der Wirksamkeit des Arbeitsschutzes. Durch Complianceaudits lässt sich belegen, dass die für das Unternehmen zutreffenden öffentlich-rechtlichen Verpflichtungen im Arbeitsschutz erfüllt bzw. eingehalten werden.

Die Durchführung von Audits ist bei der Anwendung eines Arbeitsschutzmanagements obligatorisch. Ohne Audits oder Assessments ist kein Managementsystem funktionsfähig, denn sie ermöglichen den für jedes Managementsystem zwingend erforderlichen Regelkreis (PDCA-Zyklus). Ob neben internen Audits auch externe Audits und insbesondere Zertifizierungsaudits erforderlich sind, hängt von der betrieblichen Zielsetzung der Anwendung des Managementsystems (v. a. Zertifizierung ja/nein) ab. Wettbewerbsrechtlich ist die Forderung des Nachweises eines intakten und wirksamen Arbeitsschutzes zulässig.

1 Zweck von Audits

Zu den grundlegenden Prinzipien erfolgreichen (wirkungsvollen) Handelns gehört es, regelmäßig zu prüfen, ob die Ausrichtung (noch) stimmt, man auf dem richtigen Weg ist, richtig vorgeht, die nächsten Schritte zielführend sind sowie bei Bedarf (Erkennen von Abweichungen) nachzusteuern. Das gilt selbstverständlich auch für den Arbeitsschutz. Festgelegte Prozesse, die Wahrnehmung von Aufgaben sowie das Erreichen von Zielen werden deshalb entsprechend dem Regelkreisprinzip gesteuert, d. h., durch Beobachtungen und Erhebungen wird zeitnah geprüft, ob Abweichungen vorliegen und nachgesteuert werden muss. Eine solche Überprüfungsmethode ist auch für Managementsysteme erforderlich.

Durch die Festlegung der Ziele, Grundsätze, Zuständigkeiten, Prozesse (Abläufe) und Verfahren ist ein Managementsystem zunächst fixiert. Ob das Managementsystem wirklich praktikabel ist, angewendet wird und v. a. auch wirksam ist, stellt sich erst mit der Zeit heraus. Um das festzustellen und um das Managementsystem kontinuierlich zu verbessern, muss es planmäßig und konsequent in festgelegten Zeitabständen überprüft und bewertet werden. Die wichtigste Methode (regelhaftes Verfahren) dafür ist das Auditieren. Eine Alternative sind Assessments. Assessments bzw. Self-Assessments sind v. a. bei umfassenden Qualitätsmanagementsystemen (z. B. TQM gem. dem EFQM-Modell) üblich.

Die Unterschiede zwischen einem Audit und einem Assessment sind gering. Assessments haben gegenüber Audits einen konstruktiveren Charakter. Audits bewerten Prozesse, Aktivitäten und deren Ergebnisse primär in Bezug zu "Soll-/Richtwerten", also den definierten Vorgaben (Wie soll es sein?) und Zielen (Was soll erreicht werden?). Ein Audit ermittelt damit die Erreichung bzw. Einhaltung oder Abweichung bzw. Nichteinhaltung. Ein Assessment betrachtet stärker auch die Potenziale und hinterfragt die Einflüsse auf die Prozesse und Ergebnisse.

Wichtig

Audits sollten konstruktiv betrachtet werden

Ziele von Audits:

• Ziel-/Sollzustand durch bewertbare Kriterien für die Vorgaben bzw. Richtwerte zu untersetzen (operationalisieren),
• qualifizierte Rückmeldung zum aktuellen Stand (Wo stehen wir im Hinblick auf unsere Ziele bzw. geplanten Vorgehensweisen?),
• Verbesserung der Wirksamkeit und Qualität des betrachteten Systems (Schwachstellenanalyse und gezielte Verbesserungen),
• Sicherstellung/Steuerung der Einhaltung wichtiger Anforderungen,
• Wettbewerbsvorteile durch den Nachweis der erfolgreichen Durchführung von Audits (Feststellung der Konformität und Aufdecken von Verbesserungspotenzialen) sowie ggf. der Zertifizierung.

2 Kennzeichen und Formen

Der aus dem Lateinischen stammende Begriff "Audit" (audire = hören, z...