Betriebsveranstaltung: Abrechnung der Aufwendungen / 4.1 Berechnungsschema

Die Ermittlung des Höchstbetrags von 110 EUR wird zur Vereinfachung des Lohnsteuerabzugs typisierend nach dem Umfang der insgesamt für die Betriebsveranstaltung angefallenen Aufwendungen und dem sich rechnerisch ergebenden Pro-Kopf-Anteil für den teilnehmenden Arbeitnehmer bestimmt.^[1]

Entscheidend für die Einbeziehung in die Bemessungsgrundlage ist, dass die Aufwendungen des Arbeitgebers unmittelbar der Betriebsveranstaltung zugerechnet werden können. Unerheblich ist, ob den Zuwendungen ein marktgängiger Wert zukommt. Leistungen, die nicht in unmittelbarem Zusammenhang mit der betrieblichen Feier stehen, bleiben unberücksichtigt.

Die Berechnung vollzieht sich in 2 Schritten:

1. Zunächst ist der anzusetzende (Brutto-)Gesamtaufwand der Veranstaltung zu berechnen.
2. Anschließend ist der (Brutto-)Gesamtaufwand des Arbeitgebers auf den Arbeitnehmer und dessen Begleitpersonen zu verteilen. Abzustellen für die Pro-Kopf-Aufteilung ist auf die Anzahl der tatsächlich teilnehmenden Arbeitnehmer und Begleitpersonen. Die Zahl der angemeldeten Teilnehmer ist ggf. unbeachtlich.

Grundsätzlich kann der 110-EUR-Freibetrag bei Betriebsveranstaltungen nach folgendem Berechnungsschema ermittelt werden:

1.	Speisen, Getränke, Tabakwaren und Süßigkeiten	…… EUR
2.	Fahrtkosten (z. B. mit dem Bus oder der Bahn, unabhängig davon, ob der Fahrt ein Erlebniswert zukommt)	…… EUR
3.	Eintrittskarten für kulturelle oder sportliche Veranstaltungen (nur wenn die Theater- oder Sportveranstaltung Bestandteil eines Gesamtprogramms ist)[2]	…… EUR
4.	Geschenke (unabhängig davon, ob es sich um Genussmittel oder Geschenke von bleibendem Wert handelt und ohne betragsmäßige Grenze)	…… EUR
5.	Aufwendungen für den äußeren Rahmen (z. B. Saalmiete, Musik, Kegelbahn, Kosten der Betriebsfeiervorbereitung u. Ä.)	…… EUR
=	Gesamtaufwand der angefallenen üblichen Zuwendungen	…… EUR
	Gesamtvorteil pro Arbeitnehmer ist steuerfrei bis 110 EUR (= Gesamtaufwand/Anzahl der Teilnehmer) Übersteigt der Gesamtvorteil die Höchstgrenze von 110 EUR, liegt nur i. H. d. übersteigenden Differenzbetrags steuerpflichtiger Arbeitslohn vor.	…… EUR

Die Beträge sind stets einschließlich Umsatzsteuer zu verstehen, auch wenn die Firma zum Vorsteuerabzug berechtigt ist.

[1] § 19 Abs. 1 Nr. 1a EStG.

[2] BFH, Urteil v. 21.2.1986, VI R 21/84, BStBl 1986 II S. 406.