6.1 Anforderungen an die vorzulegenden Entgeltunterlagen

Bei einer Betriebsprüfung muss gewährleistet werden, dass jederzeit ohne zeitlichen Verzug ein Zugriff auf die Daten möglich ist.

Ebenfalls muss jede Form der Abrechnung und der vorgenommenen Beurteilung während einer Betriebsprüfung innerhalb angemessener Zeit prüfbar sein. Dies muss sowohl durch die Prüfbarkeit einzelner Geschäftsvorfälle (fallweise Prüfung) als auch des Abrechnungsverfahrens (Verfahrensprüfung) möglich sein. Die Auskunfts-, Vorlage-, Nachweis- und Mitwirkungspflichten des Arbeitgebers sind für diesen Zweck umfangreich gesetzlich geregelt.[1] Ist mit der Abrechnung eine Abrechnungsstelle (Steuerberater) beauftragt, so steht diese insoweit dem Arbeitgeber gleich.

Regelungen der Beitragsverfahrensverordnung

Im Sozialversicherungsrecht müssen die Unterlagen hinsichtlich ihrer Gestaltung und ihres Aufbaus den Vorschriften des § 28f SGB IV und der Beitragsverfahrensverordnung entsprechen. Entgeltunterlagen müssen danach für jeden Beschäftigten in deutscher Sprache geführt werden und alle persönlichen Daten des Beschäftigten enthalten. Zur Prüfung der Vollständigkeit der Entgeltabrechnung muss für jeden Abrechnungszeitraum (Kalendermonat) ein Verzeichnis aller Beschäftigten in der Sortierfolge der Entgeltunterlagen und nach Krankenkassen (Einzugsstellen) getrennt erfasst und lesbar zur Verfügung gestellt werden. Aus diesem Verzeichnis muss auch die Zusammensetzung und die Zuordnung der Arbeitsentgelte ersichtlich sein.

6.2 Pflicht zur Führung elektronischer Entgeltunterlagen

Seit dem 1.1.2022 sind bestimmte begleitende und erläuternde Unterlagen zum Entgelt nur noch in elektronischer Form aufzubewahren.[1] Arbeitgeber können bei dem für die Prüfung zuständigen Rentenversicherungsträger beantragen, dass für Zeiträume bis zum 31.12.2026 auf eine elektronische Übermittlung der gespeicherten Daten verzichtet wird.[2]

6.2.1 Welche Unterlagen müssen elektronisch geführt werden?

Insbesondere sind folgende Unterlagen in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen zu nehmen:

  • Nachweise einer Versicherungsfreiheit oder die nötigen Unterlagen zu einer Befreiung von der Versicherungspflicht[1];
  • Erklärungen von kurzfristig Beschäftigten zu weiteren kurzfristigen Beschäftigungen im Kalenderjahr oder bei geringfügig entlohnten Beschäftigten Auskünfte zu weiteren Beschäftigungen[2];
  • Nachweise über einen Krankenversicherungsschutz von kurzfristig geringfügigen Beschäftigten[3];
  • Nachweise einer möglichen Elterneigenschaft (z. B. durch Geburtsurkunde)[4];
  • Dokumentation über Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit nach dem Mindestlohngesetz (Stundenaufzeichnungen)[5];
  • Befreiungserklärungen von Minijobbern von der Rentenversicherungspflicht.[6]

6.2.2 In welcher Form sind die elektronischen Entgeltunterlagen zu führen?

Die Art und der Umfang der Speicherung der Datensätze und das Weitere zum Verfahren für die Entgeltunterlagen nach § 8 BVV und für die Beitragsabrechnung nach § 9 BVV werden bundeseinheitlich in Gemeinsamen Grundsätzen bestimmt.

Gegenstand der Gemeinsamen Grundsätze ist Form und Übermittlung der Unterlagen, die nach § 8 Abs. 2 BVV zu den Entgeltunterlagen zu nehmen sind.

Demnach sollen den Arbeitgebern die nötigen Unterlagen bereits in digitaler Form zur Verfügung gestellt werden. Da dies von Beschäftigten nicht immer zu erwarten ist, können im Einzelfall die physischen Unterlagen selbst digitalisiert werden.

Sofern die Daten bereits aus einem Entgeltabrechnungsprogramm stammen, ist nichts weiter zu veranlassen.

Andere Unterlagen wie die Dokumentationen der täglichen Arbeitszeit oder die Befreiungserklärungen von geringfügig Beschäftigten sind hingegen als PDF-Dokument oder als Bild-Datei (Formate: jpeg, bmp, png oder tiff) zu digitalisieren. Eine wichtige Anforderung an das Dokument ist, dass die Datei im Nachgang nicht mehr veränderbar ist.

Die Unterlagen sind entweder zusätzlich zum elektronisch abgelegten Dokument in Papierform aufzubewahren oder mit einer elektronischen Signatur zu versehen.

Das jeweilige Dokument ist als Datei mit einem nachvollziehbaren Titel zu versehen. Über die genaue Speicherform kann der Arbeitgeber selbst entscheiden, sofern die Daten so abgelegt sind, dass sie für einen unbeteiligten Dritten verständlich sind.

Video: Speicherung der Entgeltunterlagen

6.2.3 Unterlagen mit Unterschriftserfordernis

Werden vom Arbeitgeber schriftliche Entgeltunterlagen mit Unterschriftserfordernis in elektronischer Form überführt, hat er diese mit einer fortgeschrittenen Signatur zu versehen. Eine zusätzliche Aufbewahrung von Entgeltunterlagen in körperlicher Form ist dann nicht mehr notwendig.[1]

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