Bei einer Betriebsprüfung muss gewährleistet werden, dass jederzeit ohne zeitlichen Verzug ein Zugriff auf die Daten möglich ist.
Ebenfalls muss jede Form der Abrechnung und der vorgenommenen Beurteilung während einer Betriebsprüfung innerhalb angemessener Zeit prüfbar sein. Dies muss sowohl durch die Prüfbarkeit einzelner Geschäftsvorfälle (fallweise Prüfung) als auch des Abrechnungsverfahrens (Verfahrensprüfung) möglich sein. Die Auskunfts-, Vorlage-, Nachweis- und Mitwirkungspflichten des Arbeitgebers sind für diesen Zweck umfangreich gesetzlich geregelt.[1] Ist mit der Abrechnung eine Abrechnungsstelle (Steuerberater) beauftragt, so steht diese insoweit dem Arbeitgeber gleich.
Regelungen der Beitragsverfahrensverordnung
Im Sozialversicherungsrecht müssen die Unterlagen hinsichtlich ihrer Gestaltung und ihres Aufbaus den Vorschriften des § 28f SGB IV und der Beitragsverfahrensverordnung entsprechen. Entgeltunterlagen müssen danach für jeden Beschäftigten in deutscher Sprache geführt werden und alle persönlichen Daten des Beschäftigten enthalten. Zur Prüfung der Vollständigkeit der Entgeltabrechnung muss für jeden Abrechnungszeitraum (Kalendermonat) ein Verzeichnis aller Beschäftigten in der Sortierfolge der Entgeltunterlagen und nach Krankenkassen (Einzugsstellen) getrennt erfasst und lesbar zur Verfügung gestellt werden. Aus diesem Verzeichnis muss auch die Zusammensetzung und die Zuordnung der Arbeitsentgelte ersichtlich sein.
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