Betriebliche Bewirtungskost... / 3.3 Nachweis- und Aufzeichnungspflichten

3.3.1 Aufzeichnungen müssen zeitnah erfolgen

Der Betrieb muss bei Bewirtungskosten besondere Aufzeichnungs- und Nachweispflichten beachten. Hierzu wird eine zeitnahe Belegerstellung verlangt. Die Bewirtungskostenabrechnung muss innerhalb kurzer Zeit nach der Bewirtung erstellt werden.

Kein Betriebsausgabenabzug bei zu später Aufzeichnung

Eine zeitnahe Belegerstellung ist dann zu bejahen, wenn sie im Rahmen der laufenden Buchhaltung erfolgt, also im Normalfall monatlich. Eine Aufzeichnung erst nach Ende des Geschäftsjahres genügt nicht. Zu späte Belegerstellung und nachträgliche Ergänzungen führen dazu, dass die Kosten nicht abziehbar werden. Damit kann durch spätere Korrekturen keine Heilung und damit kein Betriebsausgabenabzug nachgeholt werden.

3.3.2 Nur maschinell erstellte und registrierte Rechnungen

Die Finanzämter dürfen für den Betriebsausgabenabzug von 70 % bei einer geschäftlichen Bewirtung nur maschinell erstellte und registrierte Rechnungen akzeptieren, wenn die Bewirtung in einer Gaststätte oder dergleichen erfolgt. Bei der Gaststättenbewirtung kann die Rechnung nicht durch einen Eigenbeleg ersetzt werden. Die Belege müssen die Bewirtungsleistungen nach Art und Umfang im Einzelnen bescheinigen. Im Einzelnen sind folgende Angaben in der Rechnung erforderlich:

  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (der Gaststätte);
  • Tag der Bewirtung;
  • Art, Umfang und Entgelt der in Anspruch genommenen Leistungen; die Rechnung muss die Menge und die handelsübliche Bezeichnung des Gegenstands der Lieferung oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistungen enthalten;
  • Preis für die Lieferung oder sonstige Leistung (Rechnungsbetrag);
  • bei Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von mehr als 250 EUR: Name des bewirtenden Steuerpflichtigen;
  • Umsatzsteuer-Satz und -Betrag, der auf das Entgelt entfällt;
  • Angabe der Steuernummer des Rechnungsausstellers oder die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte USt-Id-Nummer;
  • eine fortlaufende (Rechnungs-)Nummer, die zur Identifizierung einmalig vergeben wird.

Die Verwaltung hat von diesen strengen Nachweisanforderungen zwischenzeitlich bestimmte Ausnahmen zugelassen.

Rechnungsbeleg bei unbarem Zahlungsverkehr

Werden Leistungen üblicherweise zu einem späteren Zeitpunkt in Rechnung gestellt und unbar bezahlt, ist die Vorlage eines Registrierkassenbelegs nicht erforderlich. In diesem Fall reicht eine handschriftlich erstellte Rechnung, in der die Speisen und Getränke im Einzelnen ausgewiesen sind, wenn der Rechnung der Zahlungsbeleg beigefügt wird.

Registrierung der Einzelleistungen nicht erforderlich

Ausreichend für den Betriebsausgabenabzug ist es, wenn die Rechnungsendsumme maschinell registriert wird. Eine Registrierung der Einzelleistungen (Speisen, Getränke, Sonstiges) ist nicht erforderlich. Der Leistungsempfänger kann im Allgemeinen darauf vertrauen, dass die ihm erteilte Rechnung vom Gastwirt maschinell und ordnungsgemäß registriert worden ist, wenn die Rechnung von der Registrierkasse mit einer laufenden Registriernummer versehen wird.

Tatsächliche Registrierung entscheidend

Fehlt eine solche Registriernummer auf der Rechnung, führt das nicht zwingend zur Versagung des Betriebsausgabenabzugs der im Übrigen nachgewiesenen Bewirtungsaufwendungen. Entscheidend ist, dass eine Registrierung hinsichtlich der bewirtenden Einrichtung tatsächlich erfolgt. Diese Voraussetzungen sind hinsichtlich des Registrierkassenstreifens erfüllt, wenn die Bons mit den Tagesendsummen (Z-Bons) aufbewahrt werden, welche die Gewähr der Vollständigkeit bieten und die folgenden Angaben enthalten:

  • Name der bewirtenden Einrichtung,
  • Datum und
  • Tagesendsumme.
 

Praxis-Tipp

Vertrauensschutz nur bei maschinell erstellten und registrierten Rechnungen

Gleichwohl ist dem Arbeitgeber bei geschäftlichen Bewirtungen zu empfehlen, von der bewirtenden Einrichtung stets eine maschinell erstellte Rechnung zu verlangen, die mit einer laufenden Registriernummer versehen ist. Hinsichtlich des Betriebsausgabenabzugs tritt dadurch Vertrauensschutz beim Arbeitgeber ein.

In allen anderen Fällen kann das Finanzamt den Betriebsausgabenabzug nachträglich versagen, wenn im Rahmen einer späteren Betriebsprüfung festgestellt wird, dass die Gaststätte die Voraussetzung der Registrierung nicht erfüllt.

3.3.3 Detaillierte Angabe von Art und Umfang der Leistung

Die Rechnung muss grundsätzlich die Art und den Umfang der einzelnen Leistungen enthalten. Die Angabe "Speisen und Getränke" sowie die Angabe der für die Bewirtung in Rechnung gestellten Gesamtsumme reichen nicht aus. Allerdings sind Bezeichnungen wie z. B. "Menü 1", "Tagesgericht 2" oder "Lunch-Buffet" und andere aus sich selbst verständliche Abkürzungen nicht zu beanstanden.

3.3.4 Angabe der Höhe der Aufwendungen

Findet die Bewirtung in einer Gaststätte statt, muss die Rechnung aufbewahrt werden. Diese Rechnung muss den Namen des bewirtenden Steuerpflichtigen bzw. des Betriebs enthalten. Hierauf verzichtet die Finanzverwaltung jedoch, wenn die Rechnung über einen Gesamtbetrag von nicht mehr als 250 EUR lautet.

3.3.5 Angabe aller bewirteten Personen

Eine Ausnahme gilt für Bewirtungen anlässlich von Betriebsbesichtigungen durch eine größere Personengruppe sowie für vergleichbare Fälle, wenn es dem Betrieb nicht zugemutet werden...

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