Betrieblich veranlasste Bewirtungen führen grundsätzlich zu Betriebsausgaben. Diese sind jedoch von einigen formellen Voraussetzungen abhängig und außerdem der Höhe nach begrenzt.[1]
Im Einzelfall sind für die steuerliche Beurteilung die folgenden Prüfschritte zu beachten:
- Betriebliche Veranlassung: Die Bewirtung muss betrieblich veranlasst sein. Aufwendungen für privat mitveranlasste Bewirtungen können insgesamt nicht als Betriebsausgaben abgezogen werden.[2] Dies ist z. B. für die Bewirtung anlässlich von Regattabegleitfahrten der Fall.[3]
- Reine Arbeitnehmerbewirtung: Werden nur Arbeitnehmer bewirtet, sind die Kosten zu 100 % abzugsfähig. Gleiches gilt, wenn die Bewirtung zu den eigentlichen gewerblichen Leistungen gehört; das ist der Fall bei Gaststätten, Hotels, Fluglinien usw.
- Angemessenheit der Bewirtungsaufwendungen: Die Aufwendungen für andere (geschäftliche) Bewirtungen, können insoweit nicht abgezogen werden, als sie nach der allgemeinen Verkehrsauffassung als unangemessen anzusehen sind, z. B. bei der Bewirtung von Lieferanten, Abnehmern oder Subunternehmern.
- Bewirtung aus geschäftlichem Anlass: Die restlichen, angemessenen Bewirtungskosten sind pauschal um 30 % zu kürzen.[4] Hinsichtlich des 30-%-Anteils liegen begrifflich nicht abziehbare Betriebsausgaben vor.
Nachweis- und Aufzeichnungspflichten: Auch die anderen 70 % der Bewirtungsaufwendungen dürfen nur dann als Betriebsausgaben abgezogen werden, wenn bestimmte Beleg- und Aufzeichnungspflichten erfüllt werden:
- Die Namen der Teilnehmer, Ort, Datum und Anlass der Bewirtung müssen festgehalten werden.
- Die Rechnung der Gaststätte ist aufzubewahren.
- Die Aufwendungen müssen auf besonderen Konten verbucht werden.
Für geschäftliche Bewirtungsaufwendungen gelten verschärfte Anforderungen an die Form der Nachweisführung bei Gaststättenrechnungen. Zu den Nachweiserfordernissen, insbesondere bei digitalen oder digitalisierten Bewirtungsrechnungen und Bewirtungsbelegen, hat die Finanzverwaltung umfassende Regelungen aufgestellt, die bei Bewirtungsbetrieben mit elektronischen Kassensystemen eine zertifizierte technische Rechnungsabsicherung für den Betriebsausgabenabzug von geschäftlichen Bewirtungen verlangen.[5] Spätestens ab 1.1.2023 muss der Rechnungsbeleg den Angaben der Kassensicherungsverordnung entsprechen.
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