Die ganz oder teilweise steuerfreie Überlassung einer BahnCard ist im Lohnkonto aufzuzeichnen[1] und in der Lohnsteuerbescheinigung auszuweisen.[2] Im Falle eines Zuschusses sollte sich der Arbeitgeber die zweckentsprechende Verwendung nachweisen lassen und diesen Nachweis als Beleg zum Lohnkonto nehmen. Sofern die steuerfreie Überlassung aufgrund einer Prognoseberechnung erfolgt ist, muss diese dokumentiert werden.[3] Für eine spätere Überprüfung sollten die verbilligt unternommenen Fahrten aufgezeichnet und belegt werden. Im Falle des Nichteintritts der Prognose ist ggf. zu dokumentieren, warum es sich um einen unvorhersehbaren Grund handelt.
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