Das Austrittsinterview sollte möglichst vor dem Austritt angekündigt und nach dem Austritt geführt werden. Dazu rechtzeitig das Einverständnis sichern und am besten einen Termin oder ein Zeitfenster für mögliche Termine. Meist wird ein Austrittsinterview mündlich geführt. Die Fragen können aber auch schriftlich gestellt werden. Die Vorteile des einen Vorgehens sind die Nachteile des anderen:
| Austrittsinterview | Fragebogen | Persönliches Gespräch |
|---|---|---|
Hohe Standardisierung Geringerer zeitlicher Aufwand |
Mehr Informationen Mehr Wertschätzung |
Das Gespräch kann unternehmensintern geführt werden, sollte hier jedoch von einer zentralen Stelle, z. B. dem Personalbereich, erfolgen. Noch besser ist eine Vergabe nach außen, um zumindest die wahrgenommene Anonymität und Vertraulichkeit zu erhöhen und damit Gelegenheit zu geben, ggf. auch kritische Dinge anzusprechen (wie bspw. Compliance Probleme). Nicht zuletzt kann so auch die Professionalität tendenziell gesteigert werden.
Die Praxis zeigt, dass austretende Mitarbeiter – wenn man vertraulich und respektvoll mit ihnen spricht – sich offen und ehrlich über ihre Erfahrungen im und Meinungen zum Unternehmen äußern sowie über organisatorische und andere Missstände. Dieses Feedback ist sehr wertvoll und es ist entsprechend vertraulich und mit Wertschätzung zu behandeln. Am besten gelingt dies, wenn das Interview kurz nach dem Austritt geführt wird und am besten von einer dritten Instanz.
Unabhängig davon, wer das Gespräch führt, sollten sich alle Interviewer an einem einheitlichen Gesprächsleitfaden orientierten. Nur so kann man einen belastbaren Eindruck über mehrere Fälle hinweg sammeln. Davon unbenommen kann das Gespräch selbst flexibel geführt werden, ggf. werden weitere Aspekte ergänzt oder auch einzelne Teile weggelassen. Dies bspw., weil der Mitarbeiter zwar generell Rede und Antwort steht, spezifische Teile aber vielleicht nicht beantworten will. Im Leitfaden wird auch über die Zielsetzung informiert.
Der Tatsache, dass der ehemalige Mitarbeiter dem Unternehmen noch Zeit schenkt, damit es sich verbessern kann, ist entsprechend Respekt zu zollen. Ein pünktlicher Start, ein möglichst zeitschonendes Vorgehen ohne Ablenkungen und ein Dank am Ende gehören dazu.
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