Arbeitszeitmanagement: Schlüsselfaktor für Unternehmen u ... / 3.2 Prozess-Schritte zur ...

Prof. Dr. Ulrike Hellert

1. Schritt: Gespräch mit der Geschäftsführung und/oder der Personalleitung

Der Entwicklungsprozess startet idealerweise mit einem Gespräch zwischen Arbeitszeitberatung und Geschäftsführung bzw. Personalleitung. Ferner sollen von Anfang an die Mitarbeitervertretung sowie relevante Fachbereichsleitungen beteiligt sein. Die Vorgehensweise wird mit der Arbeitszeitberatung abgestimmt. Die betrieblichen Erfolgsfaktoren und die aktuelle Situation werden dargestellt und ein bestehender Handlungsbedarf diskutiert. Erste Grobziele können bereits abgesteckt werden:

Geht es um eine gesundheitsverträgliche Schichtplangestaltung
oder die Einführung von Vertrauensarbeitszeit?

Zur weiteren Zusammenarbeit wird ein Projektteam zusammengestellt. Dies setzt sich aus Beschäftigten, Führungskräften und MItgliedern aus Betriebs- oder Personalrat zusammen. Der Gruppe sollten ca. sechs bis acht Personen sowie die Arbeitszeitberater angehören.

2. Schritt: Erstes Treffen der Projektgruppe

Im Workshop werden die Ziele definiert und Analysen zu Betriebs- und Arbeitszeit durchgeführt. Die Erfolgsfaktoren spiegeln dabei die betrieblichen Belange wider. Entsprechend werden die weiteren Termine und Aufgaben geplant und an Verantwortliche delegiert (Projektdokumentation). In größeren, vielschichtigen Unternehmen sollte ein Testbereich ausgewählt werden. Als Testbereich bieten sich jene Bereiche an, bei denen der Handlungsdruck groß ist oder besondere Bedarfe festgestellt werden.

3. Schritt: Entwicklung von Arbeitszeitmodellen

Dieser Schritt umfasst meist mehrere Meetings. Es werden mögliche Arbeitszeitvarianten durch die Arbeitszeitberatung mit den dazugehörenden Informationen und Grundlagen präsentiert. Im Projektteam werden diese beleuchtet und mit den betrieblichen Spielräumen und den individuellen Wünschen verglichen. Die gesetzlichen Grundlagen und tarifrechtlichen Bestimmungen sind zu prüfen. Iterativ können mögliche Arbeitszeitmodelle maßgeschneidert entwickelt werden. Kreative Lösungen sind hierbei willkommen. Zielorientiert sollten Varianten präferiert werden, die die notwendigen Faktoren berücksichtigen. Lange Diskussionen um Details verzögern teils unnötigerweise die Entwicklung. Persönliche Gespräche oder informative Workshops mit Beschäftigten in einzelnen Arbeitsbereichen schaffen Verständnis für Veränderung und fördern die erfolgreiche Umsetzung. Hierbei lassen sich mögliche Widerstände offen kommunizieren und durch relevantes Hintergrundwissen reduzieren bzw. ausschalten. Randthemen, die in Workshops auftreten, sollten besonders beachtet werden und z. B. bei Themen wie Führung, Stressprävention oder Konfliktmanagement in gesonderten Workshops bearbeitet werden, denn: "Störungen haben Vorrang!"

4. Schritt: Verfeinerung der Modelle

Hat sich eine gute Alternative herauskristallisiert, so kann es dennoch zu möglichen Überraschungen kommen. Teils wird heftig über Pro und Contra einer eingesetzten Software oder mangelnde Personalbesetzung diskutiert. Entsprechende Spielregeln und Vereinbarungen (3-Z-Methode) sind beim betrieblichen Ablauf zu sichern. Prozessbegleitend sollten Gespräche mit den Beschäftigten geführt werden, um rechtzeitig Anpassungen vornehmen zu können.

5. Schritt: Mitarbeiterversammlung

Die vom Projektteam entwickelte und mit der Geschäftsführung abgestimmte neue Arbeitszeitreglung wird den Beschäftigten in einer Mitarbeiterversammlung präsentiert. Hierbei sollte die partizipative Vorgehensweise mit den einzelnen Ergebnissen deutlich dargestellt werden. Auch die rechtlichen und betrieblichen Grundlagen sind transparent zu machen. Für Fragen der Beschäftigten sollte ausreichend Zeit eingeplant werden.

6. Schritt: Testphase

Eine Testphase von ca. 3-9 Monaten hilft allen Beteiligten und verantwortlichen Akteuren, die theoretischen Überlegungen in die Praxis zu transformieren und nötige Anpassungen durchzuführen. Zudem hat die Testphase von Beginn an einen wichtigen psychologischen Effekt: Die Bereitschaft zur Veränderung ist höher, wenn die Möglichkeit zur Modifikation und Nachbesserung besteht und die Beschäftigten die Neuerungen erstmal ausprobieren können. Eine Testphase kann potenziellen Skeptikern den "Wind aus den Segeln nehmen". Auch jene Personen mit großem Beharrungsvermögen sind häufig für eine Testphase zu gewinnen.

7. Schritt: Ziel

Nach Ende der Testphase sollte eine Erfolgsmessung erfolgen.

Wie hat sich das neue Arbeitszeitmodell bewährt?
Wurden die Ziele erreicht?
Besteht weiterer Handlungsbedarf?

Eine schriftliche anonyme Arbeitszeitbefragung kann valide Antworten liefern. Eine mehrheitlich positive Resonanz bedeutet, dass das große Ziel erreicht ist und eine Arbeitszeitvereinbarung bzw. eine Betriebsvereinbarung zur Arbeitszeit erstellt werden kann.

Arbeitszeitregelungen unterliegen in einer dynamischen Arbeitswelt vielen Veränderungen. Daher sollte das Arbeitszeitmanagement immer wieder kontrolliert werden, um erforderliche Justierungen durchzuführen.

Praxis-Tipp