Betriebsveranstaltung: Abrechnung der Aufwendungen / 3 Voraussetzungen der Steuerfreiheit

3.1 Bevorzugung bestimmter Arbeitnehmer ist schädlich

Eine steuerfreie Betriebsveranstaltung setzt voraus, dass die Teilnahme allen Arbeitnehmern offensteht.

Während dieses Kriterium nach der bis 2014 geltenden Rechtslage bereits für das Vorliegen einer Betriebsveranstaltung zu prüfen war, ist nach der eindeutigen gesetzlichen Begriffsbestimmung eine begünstigte Betriebsfeier bereits gegeben, wenn arbeitgeberseitig eine Veranstaltung durchgeführt wird, die geselligen Charakter hat und an der überwiegend die eigenen Arbeitnehmer teilnehmen.

Erst im 2. Schritt für die Frage der Anwendbarkeit des Freibetrags kommt es darauf an, dass die Betriebsveranstaltung grundsätzlich allen Arbeitnehmern offensteht. Unschädlich ist dabei eine Beschränkung auf einzelne Abteilungen bei größeren Belegschaften. Eine zulässige Beschränkung auf einen Teil der Arbeitnehmer kann sich auch daraus ergeben, dass das Programm nicht alle Arbeitnehmer anspricht, z. B. Weihnachtsfeier mit Märchenaufführung für Kinder der Arbeitnehmer unter 15 Jahren, Tanzgelegenheit für jüngere Arbeitnehmer etc.

Keine Begrenzung des Teilnehmerkreises auf bestimmte Arbeitnehmergruppen

Die Teilnahme darf sich nicht als Bevorzugung bestimmter Arbeitnehmergruppen erweisen, also nicht von der besonderen Stellung im Betrieb oder von einer besonderen Leistung abhängig gemacht werden. Z. B. kann für eine Jahresabschlussfeier, an der nur die Führungskräfte teilnehmen, der Freibetrag nicht in Anspruch genommen werden, obgleich es sich hierbei begrifflich um eine Betriebsveranstaltung handelt.^[1] Bei einer Begrenzung des Teilnehmerkreises setzt eine steuerlich begünstigte Betriebsveranstaltung eine horizontale Auswahl der Mitarbeiter voraus.

Eine (schädliche) Bevorzugung kann sich ergeben durch die Auswahl des Teilnehmerkreises nach

• der Stellung des Arbeitnehmers,
• der Gehaltsgruppe,
• der Dauer der Betriebszugehörigkeit oder
• besonderen Leistungskriterien.

Keine Bevorzugung einer bestimmten Arbeitnehmergruppe stellt die aus einer der horizontalen Beteiligung resultierende Begrenzung auf bestimmte Unternehmenseinheiten dar.^[2] Aus diesem Grund ist eine Beschränkung auf einzelne Abteilungen bei größeren Firmen unschädlich, wenn jeweils alle Angehörigen der Abteilung eingeladen sind. Eine Betriebsveranstaltung findet deshalb mehr als zweimal für denselben Personenkreis pro Jahr statt, wenn eine Veranstaltung

• für das gesamte Unternehmen,
• für eine Zweigstelle und
• eine weitere für eine Abteilung dieser Zweigstelle

durchgeführt wird. Der Gesetzeswortlaut begünstigt ausdrücklich auch Veranstaltungen, die sich auf einen Betriebsteil beschränken, soweit alle Angehörigen dieses Betriebsteils eingeladen sind.^[3] Die bisherigen Verwaltungsanweisungen zu Abteilungsfeiern gelten weiter.^[4] Nicht erforderlich ist deshalb, dass die anderen Betriebseinheiten eine (gleichwertige) Betriebsfeier durchführen dürfen.

[1] FG Münster, Urteil v. 20.2.2020, 8 K 32/19 E, P, L; FG Köln, Urteil v. 27.1.2022, 6 K 2175/20, für Vorstands- bzw. Führungskräfte-Weihnachtsfeier, Rev. beim BFH unter Az. VI R 5/22.

[2] FG München, Urteil v. 30.4.2009, 15 K 3193/06.

[3] § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a Satz 3 EStG.

[4] BMF, Schreiben v. 14.10.2015, IV C 5 – S 2332/15/10001, BStBl 2015 I S. 832, Tz. 4b.

3.2 Herkömmlichkeit: 2 Veranstaltungen pro Jahr

3.2.1 Freibetrag für maximal 2 Feiern pro Jahr und Arbeitnehmer

Die Herkömmlichkeit bestimmt sich ausschließlich nach der Anzahl der in einem Kalenderjahr durchgeführten Betriebsveranstaltungen. Herkömmlich ist die Teilnahme an maximal 2 Betriebsveranstaltungen, die auch als mehrtägige Veranstaltungen mit Übernachtung durchgeführt werden können. Der Freibetrag von 110 EUR kann also für jeden Arbeitnehmer für 2 begünstigte Veranstaltungen jährlich in Anspruch genommen werden.

Der Freibetrag gilt auch bei mehrtägigen Betriebsausflügen.^[1] Er ist nicht von der Dauer der Veranstaltung abhängig, verdoppelt sich also nicht bei einem 2-tägigen Betriebsausflug. Wird der 110-EUR-Freibetrag nicht überschritten, sind Zuwendungen anlässlich einer 2- oder mehrtägigen Betriebsveranstaltung lohnsteuerfrei.

[1]

S. Abschn. 4.4.

3.2.2 Ausnahme für Betriebsratsmitglieder und leitende Angestellte

Ausnahmen bestehen für Arbeitnehmer, deren Teilnahme an Betriebsfeiern der Erfüllung beruflicher Aufgaben dient, etwa Arbeitnehmer der Personalvertretung oder Arbeitnehmer mit Leitungsfunktion (Personalchef, Abteilungsleiter). Bei Betriebsratsmitgliedern und Arbeitnehmern der Firmenleitung, die in Erfüllung ihrer dienstlichen Aufgaben an mehr als 2 Betriebsveranstaltungen jährlich teilnehmen, ist der auf sie entfallende Anteil an den Gesamtkosten kein Arbeitslohn, unabhängig von der Zahl der besuchten Veranstaltungen.

Nimmt beispielsweise ein Geschäftsführer an den einzelnen Weihnachtsfeiern der verschiedenen Abteilungen teil, ist für ihn die Grenze von 2 Veranstaltungen ohne Bedeutung. Begünstigt ist die Teilnahme an allen Feiern, falls sie der Erfüllung beruflicher Aufgaben des Geschäftsführers dient. Entsprechend zu verfahren ist bei Personalchefs, Betriebsratsmitgliedern oder anderen Arbeitnehmern, deren Dienstpflichten den Besuch von Betriebsveranstaltungen umfasst. Die frühere Sonderregelung für Jubilare und Pensionäre ist entfallen.^[1...