Konsequenzen der neuen Abgabefrist für Jahresmeldungen

Abgesehen von einigen wenigen Ausnahmen müssen Entgeltabrechner sicherstellen, dass für jeden zum Jahreswechsel im Betrieb beschäftigten Arbeitnehmer eine Jahresmeldung übermittelt wird. Grundsätzlich müsste die Jahresmeldung mit der ersten folgenden Entgeltabrechnung nach dem 31. Dezember erfolgen.

Gesetzliche Gnadenfrist hat ausgedient

Der Gesetzgeber hatte hat aber in § 10 DEÜV bestimmt, dass die Meldung spätestens bis zum 15. April des folgenden Jahres abgegeben sein muss. Diese verlängerte Frist wurde von den meisten Arbeitgebern gerne genutzt. Denn um den Jahreswechsel herum gibt es genügend andere Aufgaben, die den „lästigen“ Meldepflichten vorrangig eingestuft werden.

Vorverlegung der Abgabefrist

Die Jahresmeldungen sollen allerdings nach den Vorstellungen des Gesetzgebers zeitnah nach Beendigung des Kalenderjahres erfolgen. Der „Entwurf eines Gesetzes zur Neuorganisation der bundesunmittelbaren Unfallkassen, zur Änderung des Sozialgerichtsgesetzes und zur Änderung anderer Gesetze (BUK-NOG)“ sieht vor, die Frist für die Abgabe der Jahresmeldung für das Vorjahr vom 15. April des Folgejahres auf den 15. Februar vorzuziehen. Die Regelung soll zum 1.7.2013 in Kraft treten.

Lange Umstellzeit für Software

Damit wäre für die Hersteller der Entgeltabrechnungsprogramme noch ausreichend Zeit, bis zum Jahreswechsel 2013/2014 bei entsprechenden Updates die neue Frist zu berücksichtigen. Erstmals müssten die Jahresmeldungen für das Kalenderjahr 2013 dann spätestens bis 15.2.2014 übermittelt werden.

Anpassung wegen Unfallversicherung

Begründet wird die verkürzte Frist mit der Integration der Meldungen für die Unfallversicherung in das Meldeverfahren. Mit der kürzeren Frist können in der Unfallversicherung die vorläufigen Beitragsbescheide zeitnah zu Jahresanfang für das Vorjahr ausgestellt werden. In der Tat galt bislang in der Unfallversicherung, dass zur Berechnung der Umlage innerhalb von 6 Wochen nach Ablauf eines Kalenderjahres u. a. die Arbeitsentgelte der Versicherten mit dem Lohnnachweis in Papierform zu melden waren.

Konsequenzen bei der Märzklausel

Die kürzere Frist für die Jahresmeldungen führt allerdings auch zu dem Problem, dass durch die Märzklausel bei Einmalzahlungen noch für Abrechnungszeiträume bis 31. März eines Jahres in vielen Fällen Rückrechungen für das Vorjahr erforderlich sind. Diese konnten bei Nutzung der bisherigen Abgabefrist zum 15. April von vornherein noch bei der Jahresmeldung berücksichtigt werden. Das geht künftig dann nicht mehr.

Zusätzliche Meldung für Einmalzahlungen

Aufgrund der Märzklausel dem Vorjahr zugeordnete Einmalzahlungen, werden soweit sie nicht bei einer noch nicht übermittelten Jahresmeldung berücksichtigt werden konnten, gesondert gemeldet.

Damit wird künftig in vielen Fällen eine weitere Meldung (Sondermeldung mit Abgabegrund 54) erforderlich werden.