Bei der Zahlung von einmalig gezahltem Arbeitsentgelt nach Beendigung einer Beschäftigung oder in Zeiten eines ruhenden Beschäftigungsverhältnisses erfolgt nach § 23a Abs. 2 SGB IV eine Zuordnung zum letzten Entgeltabrechnungszeitraum im laufenden Kalenderjahr. Liegt dieser Zeitraum nicht mehr im laufenden Kalenderjahr, bleibt der Auszahlungsbetrag beitragsfrei. Für Entgeltguthaben aus Arbeitszeitguthaben gilt seit 1. Januar 2023 jedoch eine abweichende Regelung.
Häufig existieren in der Praxis Arbeitszeitregelungen zur flexiblen Gestaltung der werktäglichen oder wöchentlichen Arbeitszeit oder zum Ausgleich betrieblicher Produktions- und Arbeitszeitzyklen. Mitarbeitende erhalten trotz unterschiedlicher Arbeitsleistungen ein in gleichbleibender Höhe gezahltes regelmäßiges Arbeitsentgelt. Bei diesen Arbeitszeitregelungen erfolgt bei schwankender Arbeitszeit regelmäßig ein Ausgleich im Arbeitszeitkonto. Der Beitragspflicht unterliegt ausschließlich das vertraglich geschuldete verstetigte Arbeitsentgelt - unabhängig von der im Rahmen einer geringeren oder höheren Arbeitszeit tatsächlich erbrachten Arbeitsleistung.
In Zeiten der Freistellung von der Arbeitsleistung von bis zu drei Monaten besteht eine Beschäftigungsfiktion mit durchgehender Versicherungspflicht. Nur ausnahmsweise werden zusätzlich zum geschuldeten Arbeitsentgelt Zeitguthaben in Arbeitsentgelt abgegolten. Geschieht dies zum Beispiel im Zusammenhang mit dem Ende der Beschäftigung, werden diese Zahlungen wie einmalig gezahltes Arbeitsentgelt behandelt.
Gesetzesänderung für Arbeitszeitguthaben
Eine Gesetzesänderung, die durch das 8. SGB IV Änderungsgesetz zum 1. Januar 2023 in Kraft getreten ist, enthält folgenden Inhalt: Für die Abgeltung von Entgeltguthaben, die aus Arbeitszeitguthaben abgeleitet sind, findet § 23a SGB IV mit der Maßgabe Anwendung, dass nach Beendigung oder bei Ruhen des Beschäftigungsverhältnisses ausgezahlte Entgeltguthaben auch dann dem letzten Entgeltabrechnungszeitraum zuzuordnen sind, wenn dieser nicht im laufenden Kalenderjahr liegt.
Ein "ruhendes Beschäftigungsverhältnis" liegt vor, wenn aus bestimmten Gründen beide Parteien eine zeitweilige Aussetzung ihrer gegenseitigen Pflichten vereinbaren oder diese Aussetzung von einer der Parteien angeordnet wird. Das ist beispielsweise während der Elternzeit oder bei Ableistung eines freiwilligen Wehrdienstes der Fall.
Kein ruhendes Beschäftigungsverhältnis während Krankengeldbezug
Während einer Arbeitsunfähigkeit mit Bezug von Krankengeld ruht das Beschäftigungsverhältnis hingegen nicht. Hier bleibt es bei einer Zuordnung des einmalig gezahlten Arbeitsentgelts zum Auszahlungsmonat.
Entgeltguthaben aus Arbeitszeitguthaben: Berichtigung für Vorjahre denkbar
Entgeltguthaben aus Arbeitszeitguthaben, die nach dem Ende der Beschäftigung oder während eines Ruhenszeitraums ausgezahlt werden, sind einem gegebenenfalls länger zurückliegenden Entgeltabrechnungszeitraum zuzuordnen. Die Beitragsabrechnung für diesen Entgeltabrechnungszeitraum ist erneut vorzunehmen.
Beispiel: Eine Arbeitnehmerin ist seit Jahren versicherungspflichtig beschäftigt. Seit dem 1. November 2020 befindet sie sich in Elternzeit. Die Elternzeit ist für 30 Monate vereinbart und endet am 30. April 2023. Die Arbeitnehmerin kündigt ihre Beschäftigung zu diesem Zeitpunkt.
Die Abmeldung der Arbeitnehmerin bei der Krankenkasse erfolgt entsprechend zum 30. April 2023. Im Juni 2023 werden der Arbeitnehmerin noch eine Urlaubsabgeltung in Höhe von 2.500 Euro und ein Entgeltguthaben aus einem Arbeitszeitguthaben in Höhe von 3.500 Euro gezahlt.
Ergebnis: Die Urlaubsabgeltung stellt eine Einmalzahlung dar. Sie wird nach dem Ende der sozialversicherungsrechtlichen Beschäftigung gezahlt. Da im laufenden Kalenderjahr kein Entgeltabrechnungszeitraum mit SV-Tagen vorhanden ist, verbleibt der Auszahlungsbetrag beitragsfrei.
Das Entgeltguthaben aus dem Arbeitszeitguthaben wird ebenfalls als einmalig gezahltes Arbeitsentgelt behandelt. Die Zuordnung der ausgezahlten 3.500 Euro erfolgt jedoch zum Oktober 2020. Demnach wird das einmalig gezahlte Arbeitsentgelt im Rahmen der noch nicht verbeitragten SV-Luft des Jahres 2020 beitragspflichtig. Der verbeitragte Betrag ist als Sondermeldung mit Abgabegrund 54 und dem Zeitraum 1. Oktober 2020 bis 31. Oktober 2020 zu melden.
Ausfüllhilfen nutzen
Liegen die zu berichtigenden Zeiträume länger zurück, als die Rückrechnungstiefen der Entgeltabrechnungsprogramme das zulassen, ist analog zu den Rückrechnungen in der Betriebsprüfung zu verfahren und gegebenenfalls die Beitragsabrechnung über eine Ausfüllhilfe abzuwickeln.
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