Im Rahmen von Betriebsprüfungen wird anhand der vorliegenden Aufzeichnungen das geschuldete Arbeitsentgelt festgestellt und es werden ggf. Sozialversicherungsbeiträge nacherhoben. Die Berechnung der nachzuentrichtenden Sozialversicherungsbeiträge kann dabei nach folgenden Möglichkeiten vorgenommen werden:
3.1 Summenbeitragsbescheid
Der prüfende Rentenversicherungsträger kann die Höhe der Arbeitsentgelte schätzen, wenn der Arbeitgeber über keine vollständigen Aufzeichnungen verfügt,
- die es ermöglichen, im Rahmen von Betriebsprüfungen das geschuldete Arbeitsentgelt einschließlich der Entgeltfortzahlung personen- und zeitraumbezogen festzustellen und
- dadurch die Versicherungs- oder Beitragspflicht bzw. die Beitragshöhe nicht festgestellt werden kann.[1]
Summenbeitragsbescheid nur ohne konkrete Zahlen zur personenbezogenen Erfassung von Zuschlägen
Die Erteilung eines Summenbeitragsbescheids im Wege der Schätzung von Arbeitsentgelten darf nur erfolgen, wenn der Arbeitgeber keine konkreten Zahlen zur personenbezogenen Erfassung der Zuschläge vorlegen kann. Insofern trifft den prüfenden Rentenversicherungsträger die Amtsermittlungspflicht.
Ein ggf. erteilter Summenbeitragsbescheid wird widerrufen, soweit der Arbeitgeber den Nachweis der tatsächlich geschuldeten Arbeitsentgelte auch nachträglich noch vorlegen kann.
3.2 Personenbezogene Schätzung des geschuldeten Arbeitsentgelts
Zum Nachweis der Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit der für geleistete Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit gezahlten Zuschläge verfügt der Arbeitgeber im Regelfall über entsprechende Aufzeichnungen. Anderenfalls wäre die Sozialversicherungsfreiheit dieser Zuschläge nicht nachgewiesen und es müsste für die gezahlten Beträge vom prüfenden Rentenversicherungsträger Beitragspflicht festgestellt werden.
Die Höhe der für tatsächlich geleistete Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit gezahlten Zuschläge ist deshalb in der Regel bekannt und personenbezogen zuordenbar.
Die nachträgliche Ermittlung der geschuldeten Entgelte aus Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschlägen während Urlaub, Arbeitsunfähigkeit und an Feiertagen hingegen ist in der Praxis mit erheblichen Schwierigkeiten verbunden.
So werden z. B. Schichtpläne bei Arbeitsunfähigkeit eines Mitarbeiters mit dem Namen des Vertreters überschrieben, eine genaue Zuordnung des arbeitsunfähigen Mitarbeiters zu Früh-, Tag-, Spät- oder Nachtschicht ist in diesem Fall rückwirkend nahezu unmöglich. Mit der Schichteinteilung ist aber der Vergütungsanspruch auf Zuschläge (z. B. Nachtzuschläge) verbunden.
3.2.1 Ermittlung der Zuschläge
Bei Entgeltfortzahlung an Feiertagen müsste genau ermittelt werden, welche Zuschläge dem Mitarbeiter aufgrund welcher Schicht zustanden. Dies ist in der Praxis ebenfalls kaum mehr nachvollziehbar.
Der Urlaubsgeldanspruch aus den Durchschnittswerten der letzten 13 Wochen kann evtl. noch berechnet werden, führt aber – z. B. bei tageweise genommenem Urlaub – ggf. zu einem erheblichen oder auch unverhältnismäßig großen Verwaltungsaufwand.
Der prüfende Rentenversicherungsträger kann – wenn es ihm nicht möglich ist, die beitragspflichtigen Entgeltbestandteile während der genannten Entgeltfortzahlungstatbestände zu bestimmen – diese nicht nur im Wege des Summenbescheids (s. o.), sondern auch personenbezogen schätzen. Dann liegt kein Summenbescheid nach § 28f Abs. 2 SGB IV vor.[1]
3.2.2 Basis für eine personenbezogene Schätzung
Eine Möglichkeit der personenbezogenen Schätzung bietet die Bildung einer sog. "Fehlzeitenquote" für den zu prüfenden Betrieb. Es ist bekannt, wie viele Tage in der Firma durchschnittlich gearbeitet werden und welche SFN-Zuschläge hierfür gezahlt wurden. Ferner steht fest, welcher Urlaubs- und Feiertagsanspruch für Arbeitnehmer zusteht. Lediglich Auswertungen zum Umfang der Arbeitsunfähigkeitszeiten führen nicht alle Betriebe.
Hier kann hilfsweise auf die Statistik des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) zum Krankenstand in Deutschland zurückgegriffen werden. Diese weist z. B. für 2022 einen Wert von rund 5,6 % aus. Dieser Statistik liegen die von den gesetzlichen Krankenkassen gelieferten Daten über den Krankenstand der pflichtversicherten Arbeitnehmer zugrunde, die am Ersten eines Monats arbeitsunfähig gemeldet sind.
Es wird nun ermittelt, auf wie viele Tage mit Sonn-, Feiertags- oder Nachtarbeit die gezahlten Zuschläge entfallen und in welchem Verhältnis hierzu die zu bezahlenden Fehlzeiten stehen. Dies kann – je nach Bundesland und nach den Gegebenheiten des Betriebs – zu unterschiedlichen Ergebnissen führen.
Beispielrechnungen mit unterschiedlichen Feiertags- und Urlaubsansprüchen
| Beispiel 1 | Beispiel 2 | |
|---|---|---|
| Kalendertage im Jahr | 365 | 365 |
| Wochenendtage | 104 | 104 |
| Feiertage (ohne Wochenende) | 8 | 8 |
| Mindesturlaub (gem. BUrlG bzw. TV) | 20 | 30 |
| Arbeitszeit mit Entgelt | 233 | 223 |
| Verhältnis Fehlzeit/Arbeitszeit | = 28/233 = 12,02 % | = 38/223 = 17,04 % |
| Fehlzeit (AU-Statistik) | 5,60 % | 5,60 % |
| Fehlzeitenquote insgesamt | 17,62 % | 22,64 % |
Ein Arbeitnehmer hat im Jahr für geleistete Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit Zuschläge i. H. v....
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