Die Kosten der BahnCard werden ersetzt, wenn der Kauf aus dienstlichen Gründen erfolgt und ihre Benutzung gegenüber anderen Fahrpreisermäßigungen wirtschaftlicher ist. Wurde sie vom Beschäftigten privat beschafft, kann sie (auch nachträglich) ersetzt werden, wenn die Fahrpreisermäßigungen für dienstliche Fahrten den Abgabepreis mindestens erreichen. Allerdings ist eine anteilige Erstattung ausgeschlosssen.
Stellt die Dienststelle bei dieser Vergleichsberechnung fest, dass die Benutzung der BahnCard durch einen Dienstreisenden zu geringeren Fahrkosten führt, hat sie den Dienstreisenden rechtzeitig vor Antritt der Dienstreise zum Kauf der jeweiligen BahnCard unter gleichzeitiger Kostenzusage zu veranlassen. Die Feststellung kann auch aufgrund einer Prognose (zu erwartende häufigere Dienstreisen) getroffen werden. Die Kosten der BahnCard sind mit Abrechnung der ersten Dienstreise zu erstatten. Damit sind die Geltungsdauer der BahnCard bei Fahrtkosten nach § 4 BRKG die notwendigen Fahrauslagen unter Berücksichtigung des BahnCard-Rabatts von 25. v.H. des Firmenrabatts (bis 10 v.H.) sowie ggf. eines Mitfahrerrabatts festzulegen. Wenn ein Dienstreisender bereits im Besitz einer BahnCard ist, können Fahrkosten nur unter Berücksichtigung des BahnCard-Rabatts, des Firmenkundenrabatts sowie ggf. eines Mitfahrerrabatts erstattet werden. Die Kosten seiner BahnCard sind dem Dienstreisenden allerdings dann zu erstatten, wenn die Fahrpreisermäßigungen die Kosten der BahnCard erreicht oder überschritten haben (ggf. nach mehreren Dienstreisen)[1]
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