Personalakte, Inhalt und Aufbau / Checkliste für Inhalt und Aufbau einer Personalakte

Vertragsdaten

[ ] Arbeitsvertrag und Anlagen,

[ ] Anstellungsschreiben,

[ ] sämtliche Vertragsänderungen der Folgezeit,

[ ] Vollmachten,

[ ] Verschwiegenheitsverpflichtungen,

[ ] Zurverfügungstellung eines Dienstwagens,

[ ] Kündigung, Aufhebungsvereinbarung.

Entwicklungsdaten

[ ] Seminarbesuche,

[ ] Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen,

[ ] Dienstliche Beurteilungen,

[ ] Zwischenzeugnisse,

[ ] Abmahnungen, Ermahnungen

[ ] Beförderungsvorschläge

Allgemeindaten

[ ] Bescheinigungen,

[ ] Arbeits-/Aufenthaltserlaubnisse,

[ ] Pfändungen, Vorschüsse,

[ ] Personalmeldungen,

[ ] Vermerke über Fehlzeiten, wie Arbeitsunfähigkeit und Urlaub,

[ ] Unfallanzeigen, Untersuchungsbefunde,

[ ] Werkwohnung,

[ ] Jubiläen,

[ ] Beihilfen, Darlehen,

[ ] Schriftverkehr mit den Mitarbeitern,

[ ] Schriftverkehr mit Dritten bezüglich des Arbeitnehmers (z. B. Bundesagentur für Arbeit, Sozialversicherung)

[ ] Durchschriften über Personalratsanhörungen und Betriebsratsinformation.

Vorvertragsdaten

[ ] Bewerbungsunterlagen (Bewerbungsschreiben, Zeugnisse, Referenzen, Lebenslauf,- Lichtbild, Führungszeugnis),

[ ] Interviewbogen mit Stellungnahmen beteiligter Gesprächspartner,

[ ] Personalfragebogen,

[ ] Eignungstest,

[ ] graphologisches Gutachten,

[ ] ärztliche Tauglichkeitsfeststellung, Gutachten und Befunde,

[ ] Auskünfte Dritter

[ ] allgemeine Bewerbungskorrespondenz und Regulierung der Vorstellungskosten.

Dieses vorstehende Musterbeispiel ist nicht abschließend und je nach Bedarf abzuändern.