Personalakte, Inhalt und Aufbau

Kurzbeschreibung

Die Personalakte ist die Gesamtheit aller Unterlagen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse eines Arbeitnehmers betreffen und die in einem inneren Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen (materieller Personalaktenbegriff). Die folgende Checkliste enthält eine Übersicht der gängigen Bestandteile einer im Bereich des öffentlichen Dienstes geführten Personalakte.

Checkliste für Inhalt und Aufbau einer Personalakte

Vertragsdaten

[ ] Arbeitsvertrag und Anlagen,

[ ] Anstellungsschreiben,

[ ] sämtliche Vertragsänderungen der Folgezeit,

[ ] Vollmachten,

[ ] Verschwiegenheitsverpflichtungen,

[ ] Zurverfügungstellung eines Dienstwagens,

[ ] Kündigung, Aufhebungsvereinbarung.

Entwicklungsdaten

[ ] Seminarbesuche,

[ ] Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen,

[ ] Beurteilungen,

[ ] Zwischenzeugnisse,

[ ] Abmahnungen, Ermahnungen

[ ] Beförderungsvorschläge

Allgemeindaten

[ ] Bescheinigungen,

[ ] Arbeits-/Aufenthaltserlaubnisse,

[ ] Pfändungen, Vorschüsse,

[ ] Personalmeldungen,

[ ] Vermerke über Fehlzeiten, wie Arbeitsunfähigkeit und Urlaub,

[ ] Unfallanzeigen, Untersuchungsbefunde,

[ ] Werkwohnung,

[ ] Jubiläen,

[ ] Beihilfen, Darlehen,

[ ] Schriftverkehr mit den Mitarbeitern,

[ ] Schriftverkehr mit Dritten bezüglich des Arbeitnehmers (z. B. Arbeitsamt, Sozialversicherung)

[ ] Durchschriften über Personalratsanhörungen und Betriebsratsinformation.

Vorvertragsdaten

[ ] Bewerbungsunterlagen (Bewerbungsschreiben, Zeugnisse, Referenzen, Lebenslauf,- Lichtbild, Führungszeugnis),

[ ] Interviewbogen mit Stellungnahmen beteiligter Gesprächspartner,

[ ] Personalfragebogen,

[ ] Eignungstest,

[ ] graphologisches Gutachten,

[ ] ärztliche Tauglichkeitsfeststellung, Gutachten und Befunde,

[ ] Auskünfte Dritter

[ ] allgemeine Bewerbungskorrespondenz und Regulierung der Vorstellungskosten.

Dieses vorstehende Musterbeispiel ist nicht abschließend und je nach Bedarf abzuändern.

Nützlich ist auch die Anfertigung eines Deckblatts für jede Personalakte, das die jeweils aktuellen Stammdaten des Mitarbeiters enthält.

Nicht zu empfehlen ist der überkommene Brauch der fortlaufenden Nummerierung der Personalakte. Denn dies verhindert eine Bereinigung der Personalakte und führt z. B. bei Entfernung einer Abmahnung oder eines Strafurteils zu erheblichen Problemen.

Das ist nur ein Ausschnitt aus dem Produkt TVöD Office Professional. Sie wollen mehr? Dann testen Sie hier live & unverbindlich TVöD Office Professional 30 Minuten lang und lesen Sie den gesamten Artikel.



Meistgelesen