Kurzbeschreibung

Die Personalakte ist die Gesamtheit aller Unterlagen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse eines Arbeitnehmers betreffen und die in einem inneren Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen (materieller Personalaktenbegriff). Die folgende Checkliste enthält eine Übersicht der gängigen Bestandteile einer im Bereich des öffentlichen Dienstes geführten Personalakte.

Checkliste für Inhalt und Aufbau einer Personalakte

Vertragsdaten

[ ] Arbeitsvertrag und Anlagen,

[ ] Anstellungsschreiben,

[ ] sämtliche Vertragsänderungen der Folgezeit,

[ ] Vollmachten,

[ ] Verschwiegenheitsverpflichtungen,

[ ] Zurverfügungstellung eines Dienstwagens,

[ ] Kündigung, Aufhebungsvereinbarung.

Entwicklungsdaten

[ ] Seminarbesuche,

[ ] Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen,

[ ] Dienstliche Beurteilungen,

[ ] Zwischenzeugnisse,

[ ] Abmahnungen, Ermahnungen

[ ] Beförderungsvorschläge

Allgemeindaten

[ ] Bescheinigungen,

[ ] Arbeits-/Aufenthaltserlaubnisse,

[ ] Pfändungen, Vorschüsse,

[ ] Personalmeldungen,

[ ] Vermerke über Fehlzeiten, wie Arbeitsunfähigkeit und Urlaub,

[ ] Unfallanzeigen, Untersuchungsbefunde,

[ ] Werkwohnung,

[ ] Jubiläen,

[ ] Beihilfen, Darlehen,

[ ] Schriftverkehr mit den Mitarbeitern,

[ ] Schriftverkehr mit Dritten bezüglich des Arbeitnehmers (z. B. Bundesagentur für Arbeit, Sozialversicherung)

[ ] Durchschriften über Personalratsanhörungen und Betriebsratsinformation.

Vorvertragsdaten

[ ] Bewerbungsunterlagen (Bewerbungsschreiben, Zeugnisse, Referenzen, Lebenslauf,- Lichtbild, Führungszeugnis),

[ ] Interviewbogen mit Stellungnahmen beteiligter Gesprächspartner,

[ ] Personalfragebogen,

[ ] Eignungstest,

[ ] graphologisches Gutachten,

[ ] ärztliche Tauglichkeitsfeststellung, Gutachten und Befunde,

[ ] Auskünfte Dritter

[ ] allgemeine Bewerbungskorrespondenz und Regulierung der Vorstellungskosten.

Dieses vorstehende Musterbeispiel ist nicht abschließend und je nach Bedarf abzuändern.

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