Beschäftigte können nach § 3 Abs. 5 Satz 3 TVöD bzw. § 3 Abs. 6 Satz 3 TV-L Auszüge oder Kopien aus ihren Personalakten erhalten. Im Fall von elektronischen Personalakten, hat der Beschäftigte Anspruch auf den Ausdruck entsprechender Daten.
Der Anspruch auf Erhalt von Auszügen oder Kopien ist zweistufig ausgestaltet. Der Beschäftigte nimmt zunächst Einsicht in seine Personalakte nach Satz 1. Daran anknüpfend besteht die Möglichkeit, Auszüge oder Kopien aus den Personalakten zu erhalten[1] .
Es handelt sich um eine sog. „Kann“-Vorschrift. Der Erhalt von Auszügen und Kopien unterliegt der pflichtgemäßen Ermessensausübung des Arbeitgebers. Der Arbeitgeber entscheidet, in welchem Umfang der Inhalt der Personalakten zur Verfügung zu stellen ist. Ein Anspruch auf Erhalt von Auszügen und Kopien ist etwa zu verneinen, wenn dem Interesse des Beschäftigten berechtigte Interessen Dritter entgegenstehen, z. B. aus Datenschutzgesichtspunkten, weil die Unterlagen personenbezogene Daten Dritter enthalten. Der Arbeitgeber kann die Herausgabe von Auszügen und Kopien auch ablehnen, wenn die Unterlagen vertrauliche Informationen des Arbeitgebers beinhalten, z. B. Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse.
Bevor der Arbeitgeber die Herausgabe von Auszügen oder Kopien aufgrund von darin enthaltenen personenbezogenen Daten Dritter oder vertraulichen Informationen, die den Arbeitgeber betreffen, verweigert, sollte der Arbeitgeber prüfen, ob eine Herausgabe möglich ist, wenn zuvor entsprechende Passagen geschwärzt oder anderweitig anonymisiert werden.
Während dem Beschäftigten nach § 3 Abs. 5 Satz 1 TVöD bzw. § 3 Abs. 6 Satz 1 TV-L ein Recht auf Einsicht in seine vollständige Personalakte zusteht, kann er nach § 3 Abs. 5 Satz 3 TVöD bzw. § 3 Abs. 6 Satz 3 TV-L lediglich Auszüge oder Kopien „aus“ seiner Personalakte erhalten. Es besteht daher kein Anspruch, eine vollständige Kopie der gesamten Personalakte zu erhalten[2].
Ein Anspruch auf den Erhalt von Auszügen oder Kopien ist ebenfalls zu verneinen, wenn es sich um Unterlagen handelt, über die der Beschäftigte selbst verfügt, wie z. B. Bewerbung, Arbeitsvertrag, Zwischenzeugnisse[3] .
Der Beschäftigte kann Auszüge oder Kopien aus seiner Personalakte „erhalten“. Grundsätzlich fertigt der Arbeitgeber die Kopien an und händigt sie dem Beschäftigten aus. Der Beschäftigte ist nicht berechtigt, ohne die Zustimmung des Arbeitgebers Kopien im Rahmen der Einsichtnahme anzufertigen. Auch Aufnahmen mit dem Smartphone sind verboten. Dies ermöglicht es dem Arbeitgeber vor der Herausgabe zu prüfen, ob berechtigte Interessen Dritter (insbesondere Datenschutz) durch die Herausgabe von Auszügen oder Kopien betroffen sind.
§ 3 Abs. 5 Satz 3 TVöD bzw. § 3 Abs. 6 Satz 3 TV-L regeln nicht, wer die Kosten für die Kopien trägt. Da der Arbeitgeber auf Verlangen des Beschäftigten handelt, hat der Beschäftigte die für die Anfertigung der Auszüge und Kopien entstehenden Kosten selbst zu tragen bzw. dem Arbeitgeber zu erstatten.
Der Beschäftigte hat in keinem Fall Anspruch, dass der Arbeitgeber ihm die Personalakten oder Teile davon im Original herausgibt.
Der Beschäftigte ist im Rahmen der Einsichtnahme befugt, eigene Notizen und Abschriften anzufertigen. Das Recht zur Anfertigung von Notizen und Abschriften ist eingeschränkt durch Rechte Dritter. Beziehen sich Vorgänge etwa auch auf andere Beschäftigte oder beinhalten sie Geschäftsgeheimnisse des Arbeitgebers, ist der Beschäftigte nur berechtigt, Notizen und Abschriften von den ihn betreffenden Inhalten herzustellen.
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