Personalakte / 4.4 Anspruch auf Erhalt von Auszügen oder Kopien

Beschäftigte können nach § 3 Abs. 5 Satz 3 TVöD bzw. § 3 Abs. 6 Satz 3 TV-L Auszüge oder Kopien aus ihren Personalakten erhalten. Im Fall von elektronischen Personalakten, hat der Beschäftigte Anspruch auf den Ausdruck entsprechender Daten.

Der Anspruch auf Erhalt von Auszügen oder Kopien ist zweistufig ausgestaltet. Der Beschäftigte nimmt zunächst Einsicht in seine Personalakte nach Satz 1. Daran anknüpfend besteht die Möglichkeit, Auszüge oder Kopien aus den Personalakten zu erhalten.^[1]

Es handelt sich um eine sog. „Kann“-Vorschrift. Der Erhalt von Auszügen und Kopien unterliegt der pflichtgemäßen Ermessensausübung des Arbeitgebers. Der Arbeitgeber entscheidet, in welchem Umfang der Inhalt der Personalakten zur Verfügung zu stellen ist. Ein Anspruch auf Erhalt von Auszügen und Kopien ist etwa zu verneinen, wenn dem Interesse des Beschäftigten berechtigte Interessen Dritter entgegenstehen, z. B. aus Datenschutzgesichtspunkten, weil die Unterlagen personenbezogene Daten Dritter enthalten. Der Arbeitgeber kann die Herausgabe von Auszügen und Kopien auch ablehnen, wenn die Unterlagen vertrauliche Informationen des Arbeitgebers beinhalten, z. B. Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse.

Praxis-Tipp

Bevor der Arbeitgeber die Herausgabe von Auszügen oder Kopien aufgrund von darin enthaltenen personenbezogenen Daten Dritter oder vertraulichen Informationen, die den Arbeitgeber betreffen, verweigert, sollte der Arbeitgeber prüfen, ob eine Herausgabe möglich ist, wenn zuvor entsprechende Passagen geschwärzt oder anderweitig unkenntlich gemacht werden.

Während dem Beschäftigten nach § 3 Abs. 5 Satz 1 TVöD bzw. § 3 Abs. 6 Satz 1 TV-L ein Recht auf Einsicht in seine vollständige Personalakte zusteht, kann er nach § 3 Abs. 5 Satz 3 TVöD bzw. § 3 Abs. 6 Satz 3 TV-L lediglich Auszüge oder Kopie...