Der Beschäftigte kann vom Arbeitgeber jederzeit die Einsichtnahme in die Personalakten verlangen. Der Zeitpunkt der Einsichtnahme muss dem Arbeitgeber jedoch zumutbar sein. Er kann daher die Rücksichtnahme auf die betrieblichen Verhältnisse verlangen und muss die Personalakte nicht zur Unzeit bereitstellen.
Die Einsichtnahme in die Personalakte findet in aller Regel während der Arbeitszeit des Beschäftigten statt. Für die Zeit der Einsichtnahme darf keine Kürzung der Arbeitszeit vorgenommen und das Arbeitsentgelt nicht gemindert werden. Der Arbeitgeber kann den Beschäftigten nicht auf Pausenzeiten oder den Feierabend verweisen. Es besteht hingegen kein Anspruch auf zusätzliche Entgeltzahlung oder Anrechnung auf die Arbeitszeit, wenn die Akteneinsicht außerhalb der Arbeitszeit des Beschäftigten erfolgt.
Die Dauer der Einsichtnahme bestimmt sich nach der dafür erforderlichen Zeit.
Der Beschäftigte ist berechtigt, während der Einsichtnahme Notizen und Abschriften seiner Personalakte anzufertigen. Das Recht zur Anfertigung von Notizen und Abschriften ist eingeschränkt durch Rechte Dritter. Beziehen sich Vorgänge etwa auch auf andere Beschäftigte oder beinhalten sie Geschäftsgeheimnisse des Arbeitgebers, ist der Beschäftigte nur berechtigt, Notizen und Abschriften von den ihn betreffenden Inhalten herzustellen. Der Beschäftigte ist nicht berechtigt, eigenmächtig, also ohne die Zustimmung des Arbeitgebers, Kopien zu erstellen und/oder Fotos mit seinem Smartphone aufzunehmen. Zum Recht nach § 3 Abs. 5 Satz 3 TVöD bzw. § 3 Abs. 6 Satz 3 TV-L Auszüge oder Kopien aus der Personalakte zu erhalten siehe näher Abschnitt 4.4.
Die Einsichtnahme findet im Regelfall an dem Ort statt, wo die Personalakte verwaltet wird. Weicht die Arbeitsstätte des Beschäftigten hiervon ab, sind ihm die Akten am Ort seiner Arbeitsstätte zugänglich zu machen. Die Einsichtnahme findet in den Räumlichkeiten des Arbeitgebers statt. Der Beschäftigte hat keinen Anspruch darauf, die Personalakte etwa mit nach Hause zu nehmen oder während der Einsichtnahme unbeaufsichtigt zu sein.
Der Beschäftigte hat keinen Anspruch, bei der Einsichtnahme alleine zu sein. Es ist zulässig und entspricht der gängigen Praxis, dass die Einsichtnahme unter Anwesenheit eines Vertreters des Arbeitgebers (z. B. Beschäftigten der Personalabteilung) stattfindet. Auftretende Fragen können so umgehend beantwortet und Veränderungen durch den Beschäftigten an der Personalakte unterbunden werden.
Nach § 3 Abs. 5 Satz 2 TVöD bzw. § 3 Abs. 6 Satz 2 TV-L besteht für den Beschäftigten außerdem die Möglichkeit, einen Dritten zu bevollmächtigen, der dann an Stelle des Beschäftigten Einsicht in die Personalakten nehmen darf, siehe hierzu Abschnitt 4.3.
Gesetzliche Regelungen sehen vor, dass der Beschäftigte unter Umständen Dritte zur Einsichtnahme in seine Personalakte hinzuziehen kann (z. B. § 83 Abs. 1 Satz 2 BetrVG, § 178 Abs. 3 Satz 1 SGB IX). Siehe hierzu näher Abschnitt 5.2.
Grenzen bei der Durchführung des Einsichtsrechts ergeben sich aus dem Grundsatz von Treu und Glauben (§ 242 BGB).
Die Einsichtnahme durch den Beschäftigten darf nicht in der Personalakte vermerkt werden.
Die Einzelheiten zur Einsichtnahme in die Personalakten sollten einheitlich geregelt werden. Vor allem für große Dienststellen bietet sich daher der Abschluss einer Dienstvereinbarung/Betriebsvereinbarung an. Hierin können die wesentlichen Modalitäten zur Einsichtnahme wie z. B. Ort, Zeit, Ankündigungsfrist näher festgelegt werden. Dabei darf jedoch das tarifliche Einsichtsrecht als solches nicht angetastet bzw. erschwert werden. Für besonders gelagerte Fälle und eilige Fälle sollten immer Ausnahmen möglich bleiben.
Handhaben Sie die Möglichkeit der Einsichtnahme großzügig. Das fördert das Vertrauen der Beschäftigten gegenüber der Dienststelle/Betrieb und der Personalabteilung.
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