Das Recht zur Einsichtnahme ist umfassend und bezieht sich auf sämtliche Personalakten im materiellen und formellen Sinne.
Der Anspruch auf Einsichtnahme nach § 3 Abs. 5 TVöD bzw. § 3 Abs. 6 TV-L ist umfassend und bezieht sich auf die materielle Personalakte, also auf alle Unterlagen und Vorgänge, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse eines Mitarbeiters betreffen und in einem inneren Zusammenhang mit dem Dienstverhältnis stehen, unabhängig davon, an welcher Stelle die Unterlagen beim Arbeitgeber geführt werden. Die Herausnahme einer Unterlage aus der offiziellen (formellen) Personalakte beseitigt nicht das Einsichtsrecht des Beschäftigten.
Der Beschäftigte hat nach § 3 Abs. 5 TVöD bzw. § 3 Abs. 6 TV-L das Recht auf Einsicht in seine vollständigen Personalakten. Es ist zulässig und in der Praxis durchaus üblich, bestimmte Vorgänge von der Hauptakte getrennt zu führen. Vom Recht auf Einsichtnahme durch den Beschäftigten sind diese dezentral geführten Akten jedoch explizit mitumfasst.
Damit der Beschäftigte über gesondert abgelegte Vorgänge und Nebenakten im Bilde ist und von seinem Recht auf Einsichtnahme in seine vollständigen Personalakten Gebrauch machen kann, sollte in der Hauptakte durch einen zentralen Vermerk auf diese hingewiesen werden.
Vermerke in Kurzschrift oder in fremder Sprache müssen für den Arbeitnehmer lesbar übersetzt werden. Andererseits braucht der Arbeitgeber für ausländische Beschäftigte keine Übersetzungen der Dokumente und Vorgänge vorzuhalten.
Das in § 3 Abs. 5 TVöD und § 3 Abs. 6 TV-L geregelte Recht zur Einsichtnahme entsteht erst mit Begründung des Arbeitsverhältnisses. Bewerber können daher das Recht zur Einsichtnahme nach § 3 Abs. 5 TVöD und § 3 Abs. 6 TV-L nicht geltend machen. Jedoch sind Arbeitgeber gegenüber Bewerbern aufgrund von Art. 15 Abs. 3 DSGVO verpflichtet, „eine Kopie der personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind,“ zur Verfügung zu stellen, wenn diese es verlangen. Dieses Auskunftsrecht ist nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs weit auszulegen und umfasst insbesondere auch interne Vermerke oder interne Kommunikation, die Informationen über den Betroffenen enthalten[1] . Das Auskunftsrecht von Bewerbern wird beschränkt durch Art. 15 Abs. 4 DSGVO. Danach dürfen die Rechte und Freiheiten anderer Personen nicht beeinträchtigt werden. Sofern der Arbeitgeber im Rahmen der Auskunftserteilung nach Art. 15 Abs. 3 DSGVO zum Beispiel Geschäftsgeheimnisse offenbaren müsste, kann er die Auskunft verweigern.
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, personenbezogene Daten anderer Bewerber zu schützen. Sofern in internen Vermerken personenbezogene Daten anderer Bewerber enthalten sind, müssen diese vor der Auskunftserteilung geschwärzt oder anonymisiert werden.
Das Recht zur Einsichtnahme nach § 3 Abs. 5 TVöD und § 3 Abs. 6 TV-L endet nicht mit dem Ende des Beschäftigungsverhältnisses. Auch nach der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses besteht ein berechtigtes Interesse des Beschäftigten, den Inhalt der Personalakte auf seine Richtigkeit hin zu überprüfen. Der Arbeitgeber hat im Rahmen seiner arbeitsvertraglichen Nebenpflichten (§ 241 Abs. 2 BGB) das aus dem allgemeinen Persönlichkeitsrecht resultierende Recht auf informationelle Selbstbestimmung zu berücksichtigen und dem (ehemaligen) Beschäftigten Einsicht in seine Personalakten zu gewähren[2] .
Dieses nachgelagerte Einsichtsrecht verpflichtet den Arbeitgeber jedoch nicht dazu, die Personalakten dauerhaft aufzubewahren. Er hat sich – im eigenen Interesse – lediglich an gesetzliche Aufbewahrungsfristen und Verjährungsfristen zu halten und kann die Personalakte im Übrigen vernichten (zu den Aufbewahrungsfristen siehe Abschnitt 4.1.4).
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