Das Einsichtnahmerecht ist umfassend und bezieht sich auf sämtliche Personalakten im materiellen und formellen Sinne. Vor der Einsichtnahme dürfen keine Schriftstücke aus den Personalakten entfernt werden. Dies gilt auch für ärztliche Gutachten. Die Befürchtung, die Kenntnisnahme des Gutachtens könne dem Angestellten schaden, rechtfertigt keine Verweigerung der Einsichtnahme. Allenfalls bei einer ernsthaften und erheblichen Gefährdung der Gesundheit ist eine Ausnahme denkbar.
Vermerke in Kurzschrift oder in fremder Sprache müssen für den Arbeitnehmer lesbar übersetzt werden. Auf Mikrofilm archivierte Unterlagen sind sichtbar zu machen.
Andererseits braucht der Arbeitgeber Ausländern Schriftstücke nicht in deren Muttersprache übersetzen lassen. Bei einer Aufgliederung in mehrere Akten sind in der Hauptakte Hinweise auf Sonderakten oder an anderer Stelle abgelegte Vorgänge anzubringen, es sei denn, den Mitarbeitern ist aufgrund der Organisationsstruktur die Existenz derartiger Nebenakten bekannt, wie z.B. der Beihilfeakte. Darüber hinaus hat der Mitarbeiter einen Anspruch auf Auskunft darüber, was alles an Personalunterlagen über ihn vorhanden ist.
Dem Einsichtsrecht unterliegen auch die vor Abschluß des Arbeitsverhältnisses gesammelten Unterlagen, wie z.B. Bewerbungsunterlagen und Einstellungsbeurteilungen.
Das Einsichtsrecht entsteht erst mit Begründung des Arbeitsverhältnisses.
Abgelehnte Bewerber erhalten regelmäßig die eingereichten Unterlagen zurück. Insbesondere ist es nicht angängig, einen auf Verlangen des Arbeitgebers ausgefüllten Personalfragebogen aufzubewahren, um etwa bei einer nochmaligen Bewerbung einen Datenabgleich durchführen zu können.[1] Das Anschreiben verbleibt beim Arbeitgeber.
Das Einsichtsrecht endet mit der Auflösung des Arbeitsverhältnisses. In Ausnahmefällen kann bei einem konkreten berechtigten Interesse ein ausgeschiedener Mitarbeiter einen Einsichtsanspruch geltend machen, z.B. zur Vorbereitung von Rentenanträgen.
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