Auch hinsichtlich der Form der Aktenführung gibt es keine Regelungen. Es liegt im Organisationsermessen des Arbeitgebers, in welcher Form er Personalakten führt[1] . Allein der Arbeitgeber entscheidet über die Art und Weise der Personalaktenführung[2] . War früher noch die Aktenführung in Papierform Standard, sind aufgrund der Digitalisierung elektronische Akten mittlerweile weit verbreitet. Auch ist eine hybride Form der Aktenführung – digital und in Papierform – zulässig und in der Praxis durchaus häufig vorzufinden.
Der Arbeitgeber ist grundsätzlich frei in der Entscheidung, in welcher Form er die Personalakten führt. Für bestimmte Unterlagen sind jedoch zwingende gesetzliche Formvorschriften zu beachten.
§ 2 NachweisG schreibt dem Arbeitgeber vor, dass die wesentlichen Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses schriftlich niederzulegen sind. Der Arbeitgeber erfüllt seine Pflicht nach § 2 NachweisG nicht, indem er ein eingescanntes, ausschließlich digital verfügbares Dokument vorhält. Ein Schriftformerfordernis ergibt sich nach § 14 Abs. 4 TzBfG auch für befristete Arbeitsverträge und nach § 623 BGB für Kündigungsschreiben bzw. Aufhebungsverträge. Daher wird der Arbeitgeber auch in Zukunft nicht gänzlich auf das Führen von Papierakten verzichten können.
Der Arbeitgeber kann die Personalakten oder Teile davon zentral oder dezentral führen. Auch das Anlegen von Teilakten, Beiakten, Nebenakten oder Sonderakten ist zulässig. Um das Einsichtsrecht des Beschäftigten in seine vollständigen Personalakten zu gewährleisten, sollte es in der Hauptakte vermerkt werden, ob und wo Teilakten, Beiakten, Nebenakten oder Sonderakten geführt werden. Neben dieser Personalakte, egal ob sie in Form einer Einzelakte oder in Nebenakten oder gar in einer Vielzahl von Einzelunterlagen geführt wird, darf es jedoch keine weitere Personalakte geben, die nicht zur Einsichtnahme durch den Beschäftigten bestimmt ist. Das Führen von geheimen Akten ist unzulässig.
Da es weder in den Tarifverträgen TVöD bzw. TV-L noch in den Arbeitsgesetzen Vorschriften zum Führen von Personalakten gibt, empfiehlt es sich, dienststelleninterne Personalaktenrichtlinien aufzustellen. Darin können insbesondere die Form der Aktenführung, Aufbewahrungsfristen, der zugriffsberechtigte Personenkreis und die Art der abzulegenden Unterlagen geregelt werden. Sie unterliegen keinem Mitbestimmungsrecht.
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