Mindestlohn / 3.11 Neue Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten

Der Gesetzgeber hat in § 17 Abs. 1 MiLoG erweiterte Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten geregelt. Bereits bisher gelten neben tarifvertraglichen bzw. arbeitsrechtlichen Aufzeichnungsvorschriften (z. B. § 16 Abs. 2 Nachweisgesetz) für die Sozialversicherung Aufzeichnungspflichten des Arbeitgebers, mit denen die zutreffende Ermittlung des Arbeitsentgelts nachgewiesen werden muss (§ 8 Beitragsverfahrensordnung, BVV).

Verschärft werden die Aufzeichnungspflichten für 2 Fallgruppen:

  • für geringfügig und kurzfristig Beschäftigte (Verweis auf § 8 Abs. 1 SGB IV), unabhängig von der Branche des Arbeitgebers,
  • sowie für Arbeitgeber in Wirtschaftszweigen/Wirtschaftsbereichen nach § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes.

    Folgende Branchen fallen unter § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes:

    1. Baugewerbe,
    2. Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe,
    3. Personenbeförderungsgewerbe,
    4. Speditions-, Transport- und damit verbundenes Logistikgewerbe,
    5. Schaustellergewerbe,
    6. Unternehmen der Forstwirtschaft,
    7. Gebäudereinigungsgewerbe,
    8. Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen,
    9. Fleischwirtschaft,
    10. Prostitution.

In diesen Fällen müssen ab 2015 Aufzeichnungen über

  • Beginn,
  • Ende und
  • Dauer der täglichen Arbeitszeit,
  • nicht erforderlich: Dauer und Lage der Pausen,

geführt und bereitgehalten werden. Auch eine Frist schreibt § 17 MiLoG vor: Bis zum Ablauf des 7. auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertags müssen diese Unterlagen vorliegen.

Der Gesetzgeber sieht bei Verstößen gegen diese Aufzeichnungspflichten ein Bußgeld von bis zu 30.000 EUR vor.

Es gibt keine gesetzlichen Vorgaben, wie die Dokumentation der Arbeitszeit zu erfolgen hat. So können diese Angaben z. B. in Papierform, elektronisch mithilfe von Excel oder auch über elektronische Zeiterfassungssysteme erfolgen. Es ist auch zulässig, die Aufzeichnungen handschriftlich vom Arbeitnehmer selbst durchführen zu lassen.

 
Hinweis

App des BMAS ("einfach erfasst") zur Übermittlung der Arbeitszeiten

Das BMAS bietet im Zusammengang mit den Aufzeichnungspflichten nach dem MiLoG eine kostenlose App zur Erfassung und Übermittlung von Arbeitszeiten mit dem Namen "einfach erfasst" an. Die App kann vom Arbeitnehmer auf sein Handy heruntergeladen werden. Die Arbeitszeit wird durch Drücken eines Start/Stopp-Knopfes erfasst. Pausenzeiten können durch Betätigung des Pausen-Knopfes manuell erfasst werden. Erfolgt dies nicht, wird am Ende des Arbeitstags die gesetzlich vorgeschriebene Pausenzeit abgezogen. Die App addiert die Arbeitszeiten und schickt sie unverschlüsselt an eine vom Arbeitnehmer eingetragene Mailadresse des Arbeitgebers. Über eine Sortierregel im E-Mail-Programm kann der Arbeitgeber dann eine einfache und schnelle Ablage der E-Mails organisieren. Bei Bedarf kann die Kontrollbehörde ohne weitere technische Ausrüstung diese Ablage einsehen.

Die BMAS-App kann im Google Play Store und im Apple App Store heruntergeladen werden.

Erleichterungen der Aufzeichnungspflichten enthält die Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung (MiLoDokV), die zum 1.8.2015 geändert und neugefasst wurde.

Die Melde- und Aufzeichnungspflichten nach dem MiLoG werden durch die MiLoDokV dahingehend eingeschränkt, dass sie nicht für Arbeitnehmer gelten,

  • deren verstetigtes, regelmäßiges Monatsentgelt 2.958 EUR (brutto) überschreitet (bei der Ermittlung des verstetigten Monatsentgelts sind – ungeachtet ihrer Anrechenbarkeit auf den gesetzlichen Mindestlohnanspruch – sämtliche verstetigten monatlichen Zahlungen zu berücksichtigen) bzw.
  • deren regelmäßiges verstetigtes Monatsentgelt 2.000 EUR (brutto) überschreitet, wenn der Arbeitgeber dieses Monatsentgelt für die letzten vollen 12 Monate nachweislich gezahlt hat; Zeiten ohne Anspruch auf Arbeitsentgelt bleiben bei der Berechnung des Zeitraums von 12 Monaten unberücksichtigt.
  • Diese Beträge gelten auch für Teilzeitbeschäftigte und werden nicht anteilig der Arbeitszeit gequotelt.

Die Melde- und Aufzeichnungspflichten werden durch die neue Verordnung vom 29.7.2015 auch insoweit eingeschränkt, dass sie nicht für im Betrieb arbeitende Ehegatten, Lebenspartner, Kinder und Eltern des Arbeitgebers gelten. Sollte es sich bei dem Arbeitgeber um eine juristische Person (z. B. GmbH) handeln oder eine rechtsfähige Personengesellschaft (z. B. KG), dann kommt es auf die Verwandtschaft bzw. Beziehung zum vertretungsberechtigten Organ der juristischen Person oder eines Mitglieds eines solchen Organs oder eines vertretungsberechtigten Gesellschafters der rechtsfähigen Personengesellschaft an.

Gemäß § 1 Abs. 3 MiLoDokV muss der Arbeitgeber jedoch diejenigen Unterlagen im Inland in deutscher Sprache bereithalten, mit denen er nachweist, dass die vorbenannten Voraussetzungen hinsichtlich der Entgelthöhe gewahrt sind.

Weitere Erleichterungen gelten nach der Mindestlohnaufzeichnungsverordnung (MiLoAufzV) vom 26.11.2014 für Arbeitnehmer mit ausschließlich mobilen Tätigkeiten, denen keine Vorgaben zur konkreten täglichen Arbeitszeit gemacht werden und die ihre ...

Das ist nur ein Ausschnitt aus dem Produkt TVöD Office Professional. Sie wollen mehr? Dann testen Sie hier live & unverbindlich TVöD Office Professional 30 Minuten lang und lesen Sie den gesamten Inhalt.


Meistgelesene beiträge