Der Personalrat ist rechtzeitig und umfassend (§ 66 Abs. 1 BPersVG) von der geplanten Maßnahme zu unterrichten.
Rechtzeitig ist die Unterrichtung, wenn dem Personalrat nach der Unterrichtung eine Frist von 10 Arbeitstagen verbleibt, die der Dienststellenleiter in dringenden Fällen auf 3 Arbeitstage abkürzen kann (§ 70 Abs. 3 Sätze 1 und 2 BPersVG).
Umfassend ist die Unterrichtung, wenn dem Personalrat alle entscheidenden Gesichtspunkte zur Kenntnis gebracht wurden, die er zu einer sachgerechten Entscheidung über den Gegenstand der Mitbestimmung benötigt. Der Umfang der Unterrichtung hängt sonach von den Erfordernissen des Einzelfalles ab. Ist Gegenstand der Mitbestimmung eine Personalmaßnahme, so sind auch Angaben erforderlich, die im Hinblick auf den Versagungskatalog des § 78 Abs. 5 BPersVG von Bedeutung sein können. So ist z. B. bei einer Einstellung der Personalrat nicht nur über die Verhältnisse des ausgewählten Bewerbers, sondern über die maßgeblichen Umstände sämtlicher Bewerber zu informieren, soweit sie sich auf das Widerspruchsrecht nach § 78 Abs. 5 BPersVG auswirken können. Die Unterrichtung erübrigt sich nicht dadurch, dass ein Mitglied des Personalrats an den Bewerbungsgesprächen teilgenommen hat.
Von der Unterrichtungspflicht umfasst ist auch die Vorlage der für eine sachgerechte Meinungsbildung erforderlichen Unterlagen,§ 66 Abs. 1 Satz 2 BPersVG. Dies sind in erster Linie die Bewerbungsunterlagen, aber auch die Unterlagen, die der Dienststellenleiter anlässlich der Bewerbung über die Person des Bewerbers erstellt hat. Enthält die Zusammenstellung auch Auszüge aus Personalakten, dürfen diese nur mit Zustimmung des Beschäftigten vorgelegt bzw. von der Personalvertretung eingesehen werden.
Für die Unterrichtung ist keine Form vorgesehen, sie kann sonach schriftlich oder mündlich, z. B. in einer Personalratssitzung erfolgen. Ausreichend ist auch eine Unterrichtung des Personalratsvorsitzenden.
Auf Verlangen des Personalrats hat der Dienststellenleiter die beabsichtigte Maßnahme zu begründen (§ 70 Abs. 2 Satz 2 BPersVG). Die Abgrenzung zwischen Unterrichtung und Begründung ist fließend. I. d. R. wird sich aus einer korrekten umfassenden Unterrichtung zugleich auch die Begründung für die beabsichtigte Maßnahme ergeben. Insofern hat § 70 Abs. 2 Satz 2 BPersVG keine eigenständige, sondern lediglich klarstellende Bedeutung. Darüber hinausgehend kann der Personalrat außer in Personalangelegenheiten auch eine schriftliche oder elektronische Begründung verlangen. Diese zusätzliche Verpflichtung des Dienststellenleiters dient der Waffengleichheit zwischen Dienststelle und Personalrat, da der Personalrat seine Zustimmungsverweigerung schriftlich oder elektronisch unter Angabe von Gründen mitteilen muss (§ 70 Abs. 3 Satz 4 BPersVG). Von diesem Begründungszwang sind allerdings Personalangelegenheiten ausgenommen. Dies dient dem Persönlichkeits- und Datenschutz der betroffenen Personen, die so vor Nachteilen durch in den Akten verbleibenden schriftlichen oder elektronischen (nachteiligen) Unterlagen geschützt werden sollen.
Neben der schriftlichen Antragstellung/Unterrichtung/Begründung/Zustimmungsverweigerung ist seit dem 15.6.2021 auch die elektronische Form ausdrücklich im Gesetz vorgesehen. Auch für die Verhandlung und Beschlussfassung beispielsweise in § 74 Abs. 5 Satz 2 BPersVG wird die Möglichkeit der Video- oder Telefonkonferenz eröffnet.
Besteht Streit zwischen dem Dienststellenleiter dem Personalrat über die Frage, ob die vorgelegten Unterlagen ausreichend sind, kann der Dienststellenleiter nicht einseitig das Zustimmungsverfahren abbrechen, sondern muss gegebenenfalls die Einigungsstelle anrufen.[1]
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