Eine Kostenerstattung nach § 46 Abs. 1 BPersVG kann es nur hinsichtlich solcher Kosten geben, die notwendig waren. Auch wenn diese Voraussetzung nicht ausdrücklich im Gesetz normiert ist, ergibt sich dies insbesondere aus dem Gebot der sparsamen Haushaltsführung, dem auch der Personalrat als Teil der öffentlich-rechtlichen Dienststelle unterliegt. Nach h. M. müssen nur solche Kosten erstattet werden, die der Personalrat nach pflichtgemäßer Beurteilung der objektiven Sachlage für erforderlich halten durfte.[1] Dagegen spielt es keine Rolle, ob die konkrete Personalratstätigkeit notwendig und erforderlich war. Diese Auslegung würde zum einen dem Gesetzeswortlaut widersprechen, sowie die gesetzlich eingeräumten Rechte des Personalrats relativieren.
Bei der Prüfung des Personalrats, ob die entstehenden Kosten erforderlich und angemessen sind, entscheidet dieser eigenverantwortlich. Er hat hierbei den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit zu beachten, d. h. ob die Kosten in angemessenem Verhältnis zur Dienstgröße, deren Leistungsfähigkeit und Bedeutung, bzw. Nutzen der konkreten Aufgabe stehen.[2] Ebenfalls muss er mit berücksichtigen, dass die Kostenerstattung aus öffentlichen Mitteln erfolgt; insoweit ist er nicht frei, sondern muss das Gebot der sparsamen Verwendung öffentlicher Mittel[3], der Wirtschaftlichkeit sowie haushaltsrechtliche Bestimmungen, wie Haushaltsgesetz und Haushaltsplan, berücksichtigen. Aufgrund dessen ist der Personalrat verpflichtet, bei Erfüllung seiner Aufgaben die jeweils kostengünstigste Alternative zu wählen.[4]
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