Die Tendenz des europäischen Gesetzgebers geht klar in Richtung Digitalisierung und Formerleichterung, wie die Richtlinie über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen (Richtlinie (EU) 2019/1152) zeigt. In Deutschland hat das Betriebsrätemodernisierungsgesetz den Einsatz der elektronischen Signatur gefördert, sodass z. B. die Beschlüsse der Einigungsstelle in elektronischer Form niedergelegt und vom Vorsitzenden mit seiner qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden können. Auch für Sozialpläne und Betriebsvereinbarungen, sowie Richtlinien über den Inhalt, den Abschluss oder die Beendigung von Arbeitsverhältnissen der leitenden Angestellten kann die elektronische Signatur verwendet werden. Die ausbleibende Streichung des Erfordernisses einer eigenhändigen Unterschrift aus dem NachwG zeigt jedoch, dass noch Handlungsbedarf besteht.
Arbeitgeber und HR-Abteilungen sollten sich mit den Grundzügen der Schriftform und den unterschiedlichen Arten der elektronischen Signatur vertraut machen und Anbieter von QES sorgfältig auswählen. Kündigungen und Aufhebungsverträge sollten niemals mittels elektronischer Signatur verfasst werden. Aufgrund mangelnder Rechtsprechung in manchen Bereichen und den Bußgeldrisiken aus dem NachwG bei Formverstößen sollten Arbeitgeber lieber auf "Nummer sicher" gehen und die handschriftliche Unterzeichnung v.a. bei Befristungen vorziehen. Dem Einsatz der elektronischen Signatur im HR-Alltag sollte daher eine eingehende rechtliche Prüfung vorausgehen, v.a. in Bezug auf etwaige Schriftformklauseln in den Arbeitsverträgen.
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