Dienstvereinbarungen sind schriftlich abzuschließen. Einige Personalvertretungsgesetze, so auch das BPersVG in § 63 Abs. 2 BPersVG, erlauben inzwischen auch den Abschluss in elektronischer Form im Sinne des § 126a BGB per qualifizierter elektronischer Doppelsignatur.
Ein Abschluss einer Dienstvereinbarung im Wege eines einfachen E-Mail-Austausches ist damit nicht zulässig.
Wählen die Dienststellenparteien die Schriftform, hat die Unterzeichnung aufseiten der Dienststelle durch den Dienststellenleiter bzw. – im Verhinderungsfall – durch seinen ständigen Vertreter zu erfolgen (§ 8 BPersVG). Für den Personalrat unterschreibt dessen Vorsitzender. Handelt es sich um eine Gruppenangelegenheit, so hat außerdem der Vertreter der betroffenen Gruppe zu unterzeichnen (vgl. § 35 Abs. 2 BPersVG). Es empfiehlt sich, dass beide Seiten auf der gleichen Urkunde unterzeichnen, also nicht lediglich nur von einer Seite unterschriebene Ausfertigungen austauschen.
Beschließt die Einigungsstelle den Abschluss der Dienstvereinbarung, so wird durch die schriftliche Niederlegung der vollständigen Dienstvereinbarung und der Unterzeichnung dieses Beschlusses der Einigungsstelle das Formerfordernis für die Dienstvereinbarung gewahrt.
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