Formerleichterungen für die Personalarbeit ab dem 1.1.2025

Arbeitsverträge zukünftig per E-Mail abschließen

Das Gesetz enthält Änderungen zum Nachweisgesetz und für Befristungen auf die Regelaltersgrenze, die zum 1.1.2025 greifen:

Künftig können Arbeitgeber auch in Textform, also per E-Mail, über die wesentlichen Bedingungen ihrer Arbeitsverträge informieren sowie Altersgrenzenvereinbarungen treffen. Nur wenn Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ausdrücklich einen schriftlichen Nachweis ihrer Arbeitsbedingungen verlangen, müssen Arbeitgeber die Informationen auf Papier übersenden. Diese Änderung erlaubt es Arbeitgebern, Abläufe in ihren Personalverwaltungen zu digitalisieren. In Wirtschaftsbereichen, die besonders von Schwarzarbeit und illegaler Beschäftigung bedroht sind, bleibt es jedoch beim verpflichtenden Nachweis in Papierform. Dies betrifft bspw. das Bau- und Gaststättengewerbe (vgl. § 2a Abs. 1 SchwarzArbG). Und auch für Befristungen nach § 14 TzBfG, also etwa für die Befristung einer Elternzeitvertretung, verbleibt es bei dem Erfordernis der Schriftform.

Eine weitere Änderung betrifft die Aufbewahrungsfristen:

Bestimmte aufzubewahrende Buchungsbelege wie Lohn- und Gehaltsabrechnungen müssen nach der Neuregelung nur noch für 8 anstatt wie bislang 10 Jahre aufbewahrt werden.

Textform für Elternzeitbegehren und für Teilzeitarbeit während der Elternzeit

Bei der Elternzeit sowie der Pflegezeit und Familienpflegezeit greifen zum 1.1.2025 ebenfalls Änderungen:

In Bezug auf Kinder, die ab dem 1.5.2025 geboren sind, können Beschäftigte die Elternzeit zukünftig auch in Textform rechtswirksam beim Arbeitgeber anmelden, also bspw. per E-Mail. Gleiches gilt dann auch für das Begehren von Teilzeitarbeit während der Elternzeit sowie für die Zurückweisung des Teilzeitbegehrens aus dringenden betrieblichen Gründen durch den Arbeitgeber.

Auch für die Beanspruchung von Pflegezeit oder Familienpflegezeit genügt nach der Gesetzesänderung eine Ankündigung in Textform anstelle der bislang geltenden Schriftform.

Darüber hinaus entfällt für Arbeitgeber die Pflicht zu einer anlassunabhängigen Gefährdungsbeurteilung im Mutterschutz (§ 10 MuSchG) in bestimmten Fällen: Der Arbeitgeber muss diese nicht durchführen, wenn eine vom Ausschuss für Mutterschutz veröffentlichte Regel oder Erkenntnis festlegt, dass eine schwangere oder stillende Frau eine bestimmte Tätigkeit nicht ausüben oder einer Arbeitsbedingung nicht ausgesetzt sein darf. Dies ist dann jedoch im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung nach § 5 MuSchG zu dokumentieren.

Arbeitszeugnisse können in elektronischer Form erteilt werden

Für die Erteilung von Arbeitszeugnissen genügt ab dem 1.1.2025 die elektronische Form. Voraussetzung ist allerdings, dass hierzu das Einverständnis der Arbeitnehmerin oder des Arbeitsnehmers eingeholt wurde. Liegt dieses nicht vor, verbleibt es also weiterhin bei dem Erfordernis der Schriftform. Dabei darf die elektronische Form nicht mit der Textform verwechselt werden: Die elektronische Form erfordert zusätzlich eine qualifizierte elektronische Signatur (qeS).

Textform für Arbeitnehmerüberlassungsverträge

Folgende Änderungen im Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) greifen zum 1.1.2025:

Auch für Überlassungsverträge zwischen Verleiher und Entleiher genügt ab Inkrafttreten des Gesetzes die Textform. Mit der Änderung können dann auch Überlassungsverträge zum Beispiel per E-Mail abgeschlossen werden. Bisher bedarf es hierzu eines schriftlichen Vertrages (vgl. § 12 Abs. 1 AÜG).

Änderungen bringen für Arbeitgeber große Ersparnis

Das Gesetz entlastet damit die Verwaltung, die Wirtschaft sowie Bürgerinnen und Bürger von überflüssiger Bürokratie. Bereits in dem ursprünglichen Gesetzentwurf wurde die sich daraus ergebende Ersparnis auf rund 944,4 Millionen Euro beziffert. Aus den Änderungen, die anschließend während des Gesetzgebungsverfahrens vorgenommen wurden, soll sich eine weitere Entlastung im Umfang von mehr als 30 Millionen Euro ergeben.

Arbeitsrechtliche Änderungen im Überblick